Система DIRECTUM переведена в промышленную эксплуатацию в ОАО
"Единая торговая компания" - крупнейшем поставщике химического сырья в России.
ОАО "Единая торговая компания" (ОАО "ЕТК") специализируется на комплексных поставках продукции химической промышленности и является организующим центром между российскими и зарубежными компаниями химической отрасли. Среди крупнейших российских заводов-партнеров ОАО "ЕТК" - ОАО "Каустик" и ОАО "Пласткард" - компании, работающие в системе DIRECTUM.
Потребность в системе электронного документооборота была обусловлена активной деятельностью компании и, как следствие, значительным объемом договорной документации.
Внедрение системы DIRECTUM длилось пять месяцев. За это время было проведено исследование организации, разработаны проектные решения, обучены пользователи, проведена настройка и модификация системы. Внедрение DIRECTUM в ОАО "ЕТК" имело свои особенности, поскольку документооборот компании был частично автоматизирован: сотрудники активно использовали средства электронной почты и сетевые ресурсы для хранения информации с разграничением доступа между подразделениями.
Особенное внимание уделялось внедрению процесса работы с договорными документами. Это объясняется тем, что договорной документ – основная документационная единица ОАО "ЕТК". Компания активно использует так называемые "рамочные" договоры на поставку и закупку. Такие договоры подразумевают ежемесячное составление и согласование около 50 спецификаций по каждому контрагенту, которых у компании порядка тысячи. Большой объем документооборота, в том числе графических и сканированных документов, обусловил то, что ОАО "ЕТК" внедрило файловые хранилища DIRECTUM.
В рамках проекта была реализована интеграция с системой
"Галактика". Работы по интеграции выполнялись совместно с партнерами – "Проекты и решения". Выполнены двухсторонняя синхронизация справочника "Организации" и сохранение договорных документов из системы "Галактика" в систему DIRECTUM. Механизм сохранения документа из "Галактики" в DIRECTUM значительно упростит работу менеджеров по созданию и занесению типовых договорных документов в систему DIRECTUM.
Кроме того, в компании были автоматизированы бизнес-процессы согласования приказов и распоряжений по основной деятельности, работа с входящей и исходящей корреспонденцией; исключены служебные записки на бланках.
Сегодня систему DIRECTUM используют все сотрудники ОАО "ЕТК", включая директоров департаментов и генерального директора. В соответствии с большим объемом согласуемых документов, практически каждый сотрудник имеет ЭЦП. Компания ОАО "ЕТК" уже приобрела модуль "Управление взаимодействие с клиентами" системы DIRECTUM, позволяющий в полном объеме использовать CRM-технологии в бизнесе. В ближайшем будущем планируется начать внедрение модуля, что свидетельствует о современном подходе к менеджменту в ОАО "ЕТК".
