Открытое акционерное общество «ТрансВудСервис», дочерняя компания ОАО «РЖД», является лидером по производству шпалопропиточной продукции (пропитка древесины, шпал, бруса). Филиалы предприятия – шпалопропиточные заводы – располагаются на территории всей России, от Брянской области до Хабаровского края, в удалении от административных центров. Всего в управлении компании находится 11 заводов.
Предприятие закупает сырье у поставщиков, производит продукцию и продает ее покупателю – головной компании «РЖД». Готовая продукция транспортируется покупателю до места назначения. Для получения от «РЖД» компенсации за транспортировку компания «ТрансВудСервис» предоставляет подтверждающие документы. Количество таких документов составляет в среднем 2000 единиц в месяц. Оформление документов вручную занимало много времени, сотрудники нередко допускали ошибки.
Кроме того, головной офис не мог оперативно контролировать исполнение договоров с поставщиками и покупателем, расходование бюджета в филиалах. Руководству «ТрансВудСервис» требовалась информационная система, которая позволила бы:
Получать оперативные отчеты о финансовом положении филиалов;
Контролировать выполнение заказов от головной компании – «РЖД».
Для решения данных задач был выбран программный продукт «1С:Управление корпоративными финансами 8». Программа также позволила вести налоговый и бухгалтерский учет, бюджетирование, осуществлять централизованный казначейский контроль.
К автоматизации привлекли специалистов компании «1С-Рарус». Работы стартовали в декабре 2010 года с предпроектного обследования. Весь процесс автоматизации около 100 рабочих мест на заводах, расположенных по всей территории России, занял четыре месяца.
Основными достижениями проекта стали:
Централизованное управление бюджетами филиалов:
формирование ежедневного реестра платежей, осуществление всех платежей за филиалы из головной компании;
исключение возможности проведения платежей, не предусмотренных в бюджете движения денежных средств филиалов;
возможность вести учет по конкретным статьям бюджета;
Контроль работы с договорами:
учет отсканированных договоров по конкретным статьям бюджета;
контроль исполнения договоров;
Настройка обмена электронными документами с поставщиком и покупателем, который позволил сократить в 2 раза время на обработку поступающих документов (по сравнению с ручным вводом);
Автоматизированный учет 2 000 первичных документов транспортировки каждой единицы продукции до места назначения в месяц с целью последующего перевыставления расходов «РЖД»;
Полная автоматизация процесса контроля правильности заполнения документов, подтверждающих транспортировку продукции покупателю, что позволило сократить выполнение работ на данном участке на 80 человеко-часов в месяц.
Александр Леднев, заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «ТрансВудСервис», так оценил результаты проекта:
«Успешное внедрение «1С:Предприятие 8» стало возможным благодаря конструктивному и профессиональному взаимодействию сотрудников нашей компании и проектной команды внедренческого центра «1С-Рарус».
Переход на новую информационную систему позволил компании в четыре раза сократить бюджет текущих расходов на ИТ, вести документооборот по единому стандарту и усилить бюджетный контроль. Благодаря внедрению системы на предприятии были оптимизированы бизнес-процессы, создано единое информационное пространство для взаимодействия головного офиса и подразделений в области финансов, что в итоге повлияло на повышение качества управления филиалами».
