Завершен второй этап внедрения системы электронного документооборота CompanyMedia в ОАО «Сибирьтелеком», в ходе которого были автоматизированы делопроизводство и документооборот в Генеральной Дирекции, Новосибирском, Бурятском, Алтайском, Омском филиалах.
ОАО «Сибирьтелеком» - крупнейший оператор телекоммуникационных услуг в Сибирском федеральном округе. Усложнение в 2004 году структуры компании, увеличение потоков документов потребовали автоматизации документооборота и делопроизводства. В качестве программного решения для реализации поставленной задачи была выбрана система электронного документооборота и делопроизводства CompanyMedia (разработчик - ЗАО «Компания «ИнтерТраст»).
Наличие большого количества пользователей системы определило основную стратегию проекта внедрения: было выбрано поэтапное подключение к системе сначала генеральной дирекции компании и Новосибирского филиала (всего 640 рабочих мест), а затем ее филиалов в других городах сибирского округа.
Первый этап проводился с августа по конец декабря 2005 г. Поскольку генеральная дирекция и каждый ее филиал имеют обособленное пространство делопроизводства (собственные канцелярии, архивы, раздельные документопотоки), в рамках этого этапа планировалось опробовать механизмы корпоративного документооборота (обмен документами между дирекцией и филиалом с автоматической регистрацией исходящей корреспонденции на стороне отправителя и автоматическим ее поступлением на регистрацию в качестве входящей в канцелярию получателя).
За этот период была собрана информация об организационной структуре документооборота компании, установлена и настроена система, произведено заполнение ее справочников, обучение пользователей.
В конце октября началась опытная эксплуатация системы электронного документооборота (СЭД). В первую очередь была запущена регистрация входящих документов в канцеляриях, а также сканирование входящей корреспонденции для хранения ее в системе и передачи адресатам в электронном виде.
При попытках дальнейшей массовой работы пользователей системы с зарегистрированными документами в подразделениях, а также подготовки внутренних, распорядительных и исходящих документов был выявлен ряд проблем, связанных с недостаточной нормативной базой для работы в условиях использования СЭД. Так, существовало недоверие к электронному согласованию документов, в результате чего одновременно с подготовкой документа в системе проводилось согласование на бумаге. Это приводило к увеличению времени его подготовки, путанице при работе с документом в системе и на бумаге и, в результате, к неэффективной работе сотрудников. Дополнительную сложность вызвало новое распределение функций между делопроизводителями отделов, секретарями и сотрудниками канцелярии, к которому они не были готовы.
Возникла необходимость переработать внутреннюю нормативную базу организации. Для этого специалисты ОАО «Сибирьтелеком» при поддержке сотрудников «ИнтерТраст-Сибирь» провели поэтапную подготовку новых нормативных документов и постепенное введение их в действие. Особое внимание уделялось тому, на каких этапах ведется работа только с электронным документом и каким образом на его основе создается бумажный оригинал.
В первую очередь была регламентирована работа с внутренними документами компании (заявками, служебными и докладными записками), а также распределены функции между делопроизводителями отделов и сотрудниками в части работы с данными документами. Затем поэтапно была разработана и введена в действие нормативная документация для работы с входящими и исходящими документами. В результате входящие документы стали не только регистрироваться в системе, но также передаваться исполнителям и приниматься ими к исполнению сразу после получения в электронном виде, не дожидаясь поступления бумажного оригинала. Также была четко разработана технология подготовки исходящих документов и продумано распределение новых функций между секретарями и сотрудниками канцелярии при регистрации исходящей корреспонденции.
При разработке новой нормативной документации для распорядительных документов особое внимание уделялось процессу согласования. Закрепление в нормативных документах электронного согласования позволило сотрудникам отказаться от необходимости дублирования согласования на бумаге. Кроме того, стала широко использоваться возможность автоматической электронной рассылки распорядительных документов сразу после регистрации, а также ознакомление сотрудников с документом с фиксацией даты и времени ознакомления в системе.
В системе были реализованы механизмы контроля исполнения документов с использованием СЭД. С этой целью был разработан ряд отчетов для анализа исполнительской дисциплины, позволяющих формировать сводки об исполнении за любые произвольные периоды времени.
Второй этап проекта продолжался с августа 2006 г. по декабрь 2006 г. и включал в себя внедрение CompanyMedia в Алтайском, Омском и Бурятском филиалах ОАО «Сибирьтелеком». Поэтапный запуск работы с основными типами документов осуществлялся на основе уже разработанных нормативных документов.
Внедрение CompanyMedia сняло многие проблемы реализации корпоративного документооборота. Филиалы ОАО «Сибирьтелеком» расположены по всему Сибирскому региону в разных часовых поясах. Пересылка бумажных документов по почте требует определенных затрат и зачастую занимает много времени. С использованием СЭД появилась возможность автоматически передавать документы получателю сразу после регистрации и принимать их в работу. Процесс передачи электронных документов закреплен в специальном нормативном документе о корпоративном документообороте.
В ходе проведения проекта появился ряд дополнительных задач в связи с новыми возможностями, которые появились в результате использования CompanyMedia:
- возможность отслеживать сроки согласования различных типов документов позволила проанализировать причины задержки на этапе согласования, сократить его и повысить оперативность работы с документами в целом;
- возможность оценить объемы как корпоративного, так и внутреннего документооборота в пределах генеральной дирекции и филиалов показала необходимость сократить поток бумажных документов.
Работы по проекту начала группа внедрения со стороны ЗАО «Компания «ИнтерТраст». В качестве соисполнителя был привлечен партнер ИнтерТраст в сибирском регионе - компания «Интертраст-Сибирь». По результатам пилотного проекта (совместное с ИнтерТраст построение СЭД) компания «Интертраст-Сибирь» зарекомендовала себя как надежный партнер с высоким качеством выполнения работ. Учитывая ее территориальную близость, руководство «Сибирьтелеком» приняло решение взаимодействовать с Интертраст-Сибирь напрямую в последующих очередях проекта. Работы по запуску системы в опытную эксплуатацию в генеральной дирекции и Новосибирском филиале, ее сопровождению в процессе опытной эксплуатации, разработке организационно-нормативных документов, внедрению CompanyMedia в Алтайском, Омском и Бурятском филиалах были проведены группой внедрения «Интертраст-Сибирь».
На сегодняшний день электронная система документационного обеспечения управления ОАО «Сибирьтелеком» представляет собой пять самостоятельных контуров документооборота и делопроизводства (генеральная дирекция, Новосибирский, Алтайский, Омский и Бурятский филиалы). Она расположена на 10 серверах, к которым подключены 1285 пользователей.
Начальник службы управления делами ОАО «Сибирьтелеком» Людмила Александровна Ступень отмечает: «Использование СЭД позволило отследить и проанализировать сроки согласования документов, а впоследствии значительно их сократить. Увеличилась оперативность работы с документами, которые теперь передаются между филиалами и генеральной дирекцией сразу после регистрации. Появилась возможность проследить ход исполнения переданного в филиал документа».
В 2007 году планируется начать третий этап проекта, включающий в себя внедрение СЭД в шести оставшихся филиалах ОАО «Сибирьтелеком».
