В Территориальном фонде обязательного медицинского страхования (ТФОМС) Ростовской области внедрены в промышленную эксплуатацию дополнительные лицензии системы электронного документооборота «ДЕЛО», опций «Поточное сканирование», «Сканирование» и «Подсистемы управления процессами» разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Поставку и техническое сопровождение осуществляет компания ООО НПЦ «Космос-2» – партнер ЭОС в Ростове-на-Дону.
C 2007 года в ТФОМС Ростовской области используется система электронного документооборота «ДЕЛО». В 2011 году руководством организации было принято решение о развитии системы как по количеству используемых лицензий, так и по внедрению опций, поставляемых дополнительно. Решение было вызвано значительным ростом объема документов, находящихся в оперативном рассмотрении, а также возможностью использования новых технологических решений при работе с документами.
ТФОМС Ростовской области был объявлен электронный аукцион на поставку 55 дополнительных лицензий системы «ДЕЛО», опций «Поточное сканирование», «Сканирование», «Подсистемы управления процессами» и услуг по установке и настройке системы, ознакомлению специалистов различного технологического уровня с основными функциями СЭД «ДЕЛО» и запуску в промышленную эксплуатацию. Победителем аукциона было признано ООО НПЦ «Космос-2».
Первоначальное развертывание системы «ДЕЛО» в ТФОМС происходило на базе СУБД MS SQL. Учитывая, что автоматизированные отраслевые решения в организации эксплуатируются на промышленной платформе СУБД ORACLE, было принято решение о переносе СЭД «ДЕЛО» на данную технологическую платформу.
Специалисты компании ЭОС оперативно выполнили операцию конвертации базы данных СЭД «ДЕЛО» из СУБД MS SQL в СУБД ORACLE.
Дальнейшие работы, связанные с запуском системы в эксплуатацию, настройкой и обучением, проводились специалистами НПЦ «Космос-2» совместно со специалистами заказчика.
В течение ноября 2011 года были установлены и настроены 60 рабочих мест СЭД «ДЕЛО», включая «Подсистему управления процессами» и опции «Поточное сканирование» и «Сканирование». Произведена общая настройка системы, заполнены базовые справочники системы, сконфигурирован и запущен процесс согласования документов. Все пользователи ознакомлены с основными функциями СЭД «ДЕЛО» как в виде общего семинара, так и индивидуально на каждом рабочем месте. Настроены маршруты прохождения документов в системе согласно действующего регламента. Все входящие документы сканируются и заносятся в базу данных с помощью опций «Поточное сканирование» и «Сканирование». Визирование и утверждение документов отслеживается системой автоматически.
В середине декабря 2011 года система пущена в эксплуатацию. В настоящее время специалисты НПЦ «Космос-2» осуществляют сопровождение системы и оказывают консультации пользователям во всех структурных подразделениях ТФОМС Ростовской области.
В процессе внедрения специалистами НПЦ «Космос-2» была проведена презентация опции «АРМ Руководителя», которая получила положительную оценку заказчика. Принято решение о дальнейшем развитии внедренного проекта в ТФОМС Ростовской области в 2012 году, включая приобретение и использование опции «АРМ Руководителя».
