Закончился проект автоматизации договорной работы, планирования и учета для группы компаний СЗМА. Его выполняла компания IBCon. Автоматизация была реализована на базе системы собственной разработки IBCon – программного комплекса IBCON.Contract.
Компания СЗМА – многофункциональное инжиниринговое и производственное предприятие, поставляющее комплекс работ по созданию и последующему сопровождению автоматизированных систем контроля и управления, автоматизированного электропривода, силового электрооборудования, систем электроснабжения, вентиляции и кондиционирования, видеонаблюдения, пожарно-охранной сигнализации, автоматического пожаротушения.
Руководство группы СЗМА поставило перед компанией IBCon задачу – упростить работу с договорами, т.к. ведение учета по большому количеству контрактов с различными контрагентами и по разным объектам стало чрезвычайно ресурсоемким. Ведение этого учета вручную в связи с ростом группы СЗМА требовало все больше времени, а «человеческий фактор» увеличивал вероятность ошибки.
Аналитики компании IBCon разбили общую задачу на несколько подзадач. В первую очередь нужно было автоматизировать рутинные процедуры - учет контрактов компании и выполнения обязательств по ним, наладить расчет бюджетов контрактов по объектам и дочерними компаниями и учет платежей и затрат по дочерним структурам в рамках одного проекта. Задачей более высокого уровня стала организация планирования годового бюджета на основе текущих договоров с заказчиками и перспективных договоров, находящихся в различных статусах (например, рассмотрение, согласование).
Для реализации этого проекта подошла система IBCON.Contract, специально разработанная компанией IBCon для автоматизации договорных процессов. Теперь процесс работы разных подразделений группы СЗМА стал более отлаженным: менеджер проекта регистрирует все свои объекты по заказчикам и вносит в систему договора и дополнительные соглашения, а также все подрядные договора. Далее экономическая группа регистрирует счета и платежи по внесенным с систему договорам. Вся документация, хранящая в системе, делится по дочерним компаниям группы, и в системе ведется учет платежей в привязке ним.
На основе данных, полученных при использовании системы IBCON.Contact, формируются отчеты. В основе этих отчетов – графики выполнения и платежей по договорам. Благодаря отслеживанию временных зависимостей между показателями «поступления/затраты» и «сроки строительства/договоры» финансовый план на год группы компаний СЗМА будет более точным за счет использования в планировании достоверных и оперативных данных.
