Успешность бизнеса во многом зависит не только от механизма внешнего взаимодействия между партнерами, но и от отлаженности структуры и эффективности внутренних связей, формируемых в организации. Именно поэтому достаточное количество внимания и ресурсов компании уделяется, в том числе, и административно-хозяйственным вопросам.
В частности, деятельность юридического лица может сопровождаться необходимостью образования собственного парка автомашин с целью реализации различных нужд общества, начиная от хозяйственно-административных и заканчивая специальными - сообразно видам осуществляемой компанией деятельности. Это побуждает компанию к открытию автохозяйства. Учитывая специфику вопроса ведения автохозяйства и постановки на учет автомобилей, принадлежащих организации, следует определить требования, установленные законодательством. Речь идет преимущественно об особенностях сроков создания автохозяйства относительно постановки автомашин на учет, специфике взаимодействия с регистрирующим органом и о требованиях к комплектам документов. Обязательно назначается ответственный за автохозяйство, который осуществляет управление автохозяйством.
Открытие автохозяйства производится в два основных этапа:
1) Подготовка и представление документации в районный военный комиссариат по месту нахождения организации;
2) Регистрация автохозяйства с постановкой автомашин на учет в районном МРЭО.
Нужны соответственно: свидетельство ИНН и копия, свидетельство ОГРН и копия, протокол (решение) о создании.
Определившись с единицами автомашин, требующимся организации, нужно понимать, что их приобретение предполагает обязательное открытие автохозяйства, причем снятие и постановка автомашин на учет производится в строго определенные сроки. Так, после снятия автомашины, принадлежащей прежнему собственнику, с регистрационного учета, на основании договора купли-продажи, у юридического лица имеется пятисуточный срок для постановки приобретенных автомашин на учет в районном МРЭО. При этом в этот же срок необходимо получить отметку (согласие) районного военного комиссариата об открытии автохозяйства. Учитывая предъявляемые требования к достаточно обширному комплекту представляемых в военкомат документов, имеется вероятность постановки принадлежащих юридическому лицу автомашин на учет с нарушением сроков, что влечет штрафные санкции. Отсюда необходимо четко представлять и быть готовым к сложностям подготовки ряда документов в сжатые сроки.
Итак, заключив договор купли-продажи автомобилей и сняв машины с учета, представитель юридического лица действующий на основании доверенности, либо руководитель юридического лица, формирует пакет документов на автомобили и юридическое лицо для подачи в районный военный комиссариат. В указанный пакет входят следующие документы:
1) Письмо — заявление на начальника отдела военного комиссара г. Санкт-Петербурга по соответствующему району для первоначальной постановки на учет техники;
2) Устав организации (для информации);
3) Выписка из ЕГРЮЛ (не более месячной давности);
4) Копия кодов статистики из ПетербургКомСтата, заверенная печатью организации и подписью руководителя, с перечислением и расшифровкой видов экономической деятельности;
5) Для собственников недвижимого имущества - копия свидетельства о государственной регистрации права собственности на недвижимое имущество;
6) Для арендаторов недвижимого имущества — договор аренды по адресу местонахождения юридического лица с приложением копии свидетельства о государственной регистрации права арендодателя на сдаваемое в аренду недвижимое имущество;
7) Сведения об организации, содержащие адрес регистрации юридического лица, ФИО, адрес и телефон руководителя организации, заместителя и ответственного лица за хранение и техническое обслуживание транспортных средств и т.п.;
8) Сведения или копия договора о хранении транспортных средств (стоянка или гараж);
9) Сведения или копия документа по техническому обслуживанию транспортных средств;
10) Оригинал паспорта транспортного средства;
11) Договор купли-продажи или иной правоустанавливающий документ, на основании которого приобретено право собственности на автомобиль;
12) Заявление юридического лица на постановку транспорта (бланк МРЭО).
На указанном в п. 12 данного перечня документов заявлении, при условии положительного рассмотрения документов, в районном военном комиссариате ставится соответствующий штамп об одобрении и первичной постановке единиц техники в районном отделе военного комиссариата. Далее формируется комплект документов для постановки автомобилей в МРЭО и открытия автохозяйства юридического лица. В этот комплект документов входят:
1) Паспорт транспортного средства;
2) Договор купли-продажи или иной правоустанавливающий документ, на основании которого приобретено право собственности на автомобиль;
3) Заявление юридического лица на постановку транспорта (со штампом военкомата);
4) Устав и его копия заверенная печатью организации и подписью руководителя;
5) Решение (Протокол) о создании юридического лица и его копия;
6) Выписка из ЕГРЮЛ либо её нотариальная копия;
7) Свидетельство о присвоении основного государственного регистрационного номера юридического лица и копия заверенная печатью организации и подписью руководителя;
8) Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по месту регистрации юридического лица и копия заверенная печатью организации и подписью руководителя;
9) Оригинал и копия кодов статистики из ПетербургКомСтата;
10) Квитанции об уплате государственных пошлин, а именно:
а) Государственная пошлина за снятие и постановку на учет одного автотранспорта в ГИБДД - 1500 рублей;
б) Государственная пошлина за выдачу свидетельства о регистрации транспортного средства, в том числе взамен утраченного или пришедшего в негодность - 300 рублей;
в) Государственная пошлина за внесение изменений в выданный ранее ПТС - 200 рублей.
11) Паспорт руководителя организации либо паспорт представителя и доверенность от организации;
12) Полис страхования автогражданской ответственности;
На основании представленных документов МРЭО принимает решение об открытии автохозяйства. Необходимо помнить, что в случае представления указанных документов по истечении пятидневного срока с момента заключения договора купли-продажи автомобиля необходимо также уплатить пошлину-штраф за несвоевременное представление документов в регистрирующий орган учета автотранспортных средств.
По завершении процедуры открытия автохозяйства необходимо представить в военный комиссариат копию гаражной карточки на автомобили, выданной в МРЭО юридическому лицу и осуществить постановку организации на воинский учет. Для этого необходимо представить следующие документы:
1) Журнал проверок организации (ведется ответственным за воинский учет лицом в организации);
2) Оформить и впоследствии вести карточку Т2 ( согласно методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях 2007 г.);
3) Представить подлинник и копию всех листов военного билета руководителя организации (ответственного за воинский учет лица в организации);
4) Сведения о кадрах в организации (по мере поступления кадров в организации);
5) Сверка в карточке Т2 организации (делается ежегодно);
6) Сведения об уволенных в организации (в случае увольнения);
На этом процесс открытия автохозяйства считается завершенным.
