Федеральное главное управление строительства дорог и аэродромов при Спецстрое России сократило затраты на делопроизводство в одном из своих подразделений с помощью программы «1С:Документооборот 8» и специалистов «1С-Архитектора бизнеса».
ФГУП «Главное управление строительства дорог и аэродромов при Спецстрое России» было создано в 1998 году в Воронеже на базе территориального дорожно-строительного управления. Сегодня «ГУ СДА при Спецстрое России» концентрируется не только на строительстве автомобильных дорог, мостов, путепроводов, эстакад, но и аэродромов, железных дорог, инженерных сетей и других объектов транспортной и инженерной инфраструктуры на всей территории России.
В конце 2011 года руководство ФГУП приняло решение о создании системы электронного документооборота. Значительный рост оборота бумаг стал требовать слишком много времени на их обработку. Затягивалась подготовка проектной документации: документы терялись или «зависали» в процессе согласования, сотрудники путались в версиях. Отслеживать и контролировать сроки выполнения заявок становилось все сложнее. Таким образом, стало понятно, что ручная обработка документации уже невозможна и назрела явная необходимость в автоматизации документооборота. Новая система электронного документооборота должна была обеспечить:
доведение конкретного задания в электронном виде до исполнителей (как отдельных сотрудников, так и целых подразделений);
оперативный доступ исполнителей в пределах их компетенции к информации о подлежащих к исполнению документах и поручениях;
оперативный доступ руководителей к информации о ходе рассмотрения документов и исполнения поручений;
разграничение прав доступа пользователей по типам документов.
Для выбора исполнителя работ заказчик провел открытый конкурс. По его результатам проект, предложенный компанией «1С-Архитектор бизнеса», был признан лучшим. По рекомендации экспертов «1С-Архитектора бизнеса» было решено использовать для автоматизации программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП». Именно это решение оказалось оптимальным для реализации пожеланий заказчика. Проект был осуществлен в два этапа. На первом проведена автоматизация процессов, связанных с входящими документами. На втором – с исходящей корреспонденцией. Оба этапа включали в себя:
сбор требований для разработки технического задания по индивидуальным требованиям заказчика;
разграничение прав доступа пользователей по типам документов;
настройку ролей для руководителей подразделений;
обучение работе в системе делопроизводителей, топ-менеджеров и руководителей компании.
По результатам успешного завершения проекта руководство Главного управления строительства дорог и аэродромов при Спецстрое России вынесло благодарность в адрес сотрудников «1С-Архитектора бизнеса» и подписало отзыв о проведенном внедрении.
В настоящее время специалисты «1С-Архитектора бизнеса» продолжают сопровождение системы, в том числе — в рамках заключенного договора ИТС. Нужна современная и эффективная система электронного документооборота? Звоните специалистам «1С-Архитектора бизнеса»!
