Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) сообщает о завершении работ по формированию концепции обработки, регистрации и хранения документов по заказу Федеральной Налоговой Службы (ФНС) России в рамках проекта «Модернизация налоговой службы - 2».
«Модернизация налоговой службы – 2» - проект, направленный на оказание содействия Российской Федерации при осуществлении реформы налоговых органов, являющийся составной частью федеральной целевой программы «Развитие налоговых органов», утвержденной постановлением Правительства РФ. Проект осуществлялся в соответствии с соглашением между Российской Федерацией и Международным банком реконструкции и развития (Мировым банком).
Основной целью работ, осуществляемых компанией ЭОС по данному проекту, стала разработка концепции и комплекса нормативно-методических документов по обеспечению обработки, регистрации, оперативного и архивного хранения документации, как в бумажном, так и в электронном виде.
Победа компании в конкурсе на реализацию столь масштабного и уникального по характеру федерального проекта была обусловлена лидирующим позициям ЭОС на рынке электронного документооборота и профессиональной квалификацией ее экспертов.
Подобная концепция, вероятно, является первым в России проектом системного нормативного документа, охватывающего все ключевые вопросы управления электронными документами. В процессе работы над концепцией был впервые переведен на русский язык (полностью или частично) ряд зарубежных и международных официальных нормативных документов и стандартов.
Перед специалистами компании ЭОС были поставлены следующие задачи:
· определение полного перечня видов документов, объем, поступающих в налоговые органы, и текущий порядок их обработки;
· изучение международной практики документооборота (систему электронного документооборота, ведомственный архив);
· разработка единых принципов обработки, регистрации, оперативного и архивного хранения документации, как в бумажном, так и в электронном виде;
· разработка нормативно-методических документов по обеспечению обработки, регистрации, оперативного и архивного хранения документации, как в бумажном, так и в электронном виде, в соответствии с едиными принципами;
· подготовка проектов технических спецификаций серийных программных решений для проведения опытно-конструкторской работы по созданию системы, обеспечивающей обработку, регистрацию, оперативное и архивное хранение документации, как в бумажном, так и в электронном виде, в соответствии с едиными принципами.
Работы проводились с августа 2006 по октябрь 2007 года в 4 этапа.
Первый этап: "Анализ и определение полного перечня видов документов, образующихся в деятельности налоговых органов, их объема и порядка обработки"
На этом этапе работ специалистами компании ЭОС было проведено обследование информационных ресурсов налоговых органов всех уровней (центрального аппарата ФНС, УФНС Московской области, ИФНС в г. Коломна Московской области), а также ГНИВЦ ФНС России и Межрегиональной инспекции ФНС России по централизованной обработке данных. Было проведено изучение существующих видов документов и данных, технологические процессы их обработки.
Параллельно проводилось изучение зарубежного опыта, в первую очередь, по таким вопросам, как:
· Требования к системам электронного документооборота;
· Организации оперативного и длительного хранения юридически значимых электронных документов;
· Организация уничтожения документов на всех видах носителей;
· Обеспечение целостности и аутентичности документов;
· Использование ЭЦП;
· Проблемы обеспечения сохранности баз данных.
По ходу проекта также отслеживались оперативные изменения в отечественной законодательно-нормативной базе, в том числе анализировались проекты законов, проходящих обсуждение в Государственной Думе.
Второй этап: "Разработка единых принципов обработки, регистрации, оперативного и архивного хранения всех видов документов"
Второй этап работ включал в себя разработку единых принципов обработки, регистрации, оперативного и архивного хранения всех видов документов.
Принципы стали основой для разработки «Единой концепции обработки, регистрации и хранения документов в налоговых органах Российской Федерации».
Третий этап: "Разработка единой концепции обработки, регистрации и хранения документов в налоговых органах Российской Федерации"
На третьем этапе работ по проекту была выработана «Единая концепция обработки, регистрации и хранения документов в налоговых органах Российской Федерации», включившая в себя:
· Основные подходы к совершенствованию управления документацией и информацией;
· Требования к работе с документами и информацией на основных этапах их жизненного цикла;
· Обеспечение непрерывности деловой деятельности и её восстановления после нештатных ситуаций;
· Обучение персонала
Проект концепции в марте 2007 года был представлен на Всероссийском совещании-семинаре «Организация делопроизводства, электронного документооборота и архивного обеспечения деятельности управлений ФНС России по субъектам федерации и межрегиональных инспекций ФНС России». Текст проекта концепции был распространен среди участников совещания. Поступившие замечания были учтены в окончательной редакции концепции.
Четвертый этап: "Разработка проектных решений по созданию системы, обеспечивающей обработку, регистрацию, оперативное и архивное хранение документов, как в бумажном, так и в электронном виде в соответствии с едиными принципами"
Целью и результатом четвертого этапа работ по проекту стало составление нормативных документов для использования в практической работе налоговых органов с документами всех видов и на всех носителях:
· Порядок уничтожения документов и технологических данных временного срока хранения, образующихся в деятельности ФНС России;
· Порядок ведения архива документов на бумажных носителях в условиях централизованной обработки данных;
· Проект технических спецификаций (функциональных требований) серийных программных решений для проведения опытно-конструкторской работы по созданию системы, обеспечивающей обработку, регистрацию, оперативное и архивное хранение документов, как в бумажном, так и в электронном виде в соответствии с едиными принципами.
Успешное завершение комплекса работ по проекту «Модернизация налоговой службы - 2» стало еще одним подтверждением профессиональной и деловой репутации компании ЭОС.
Консультанты компании ЭОС выражают благодарность ФНС России за возможность изучить реальный практический опыт использования современных технологий в делопроизводстве и обработке информации и документов, накопленный в одном из самых технологически передовых ведомств России.
