Компании несут существенные издержки, потому, что повышая эффективность работы производственных подразделений, «забывают» о повышении эффективности административных и функциональных служб. Административную и офисную деятельность можно улучшить, если следовать ряду простых правил бережливого производства.
Правило №1: наведите и поддерживайте порядок на каждом рабочем месте и в офисе в целом. Двадцать процентов времени уходит на поиск документов, файлов и необходимых канцелярских принадлежностей. Решите проблему и высвободите значительную часть драгоценных временных ресурсов. Вовлеките в эту работу всех руководителей и сотрудников.
Правило №2: опишите офисные процедуры и стандартизируйте их. Стандартизируйте процессы принятия решений, взаимодействия с клиентами и между подразделениями. Люди перестанут тратить время на бесполезное просиживание на совещаниях и свой творческий потенциал на «тушение пожаров». Вместо этого они будут совершенствовать существующие стандарты.
Правило №3: изучите процессы, на первом этапе самые важные (проблемные) для компании, найдите потери и устраните их. Отладьте доставку информации нужным людям в нужное время. Устраните потери на этапе согласования проектов документов и сбора требуемых регламентом подписей. Исключите лишние перемещения сотрудников и информации. Проделав эту работу, ваш офис будет работать как часы.
Правило №4: измеряйте эффективность деятельности офисных подразделений и каждого работника в отдельности. Увяжите результаты работы работников и заработную плату (через показатели деятельности), не стоит переплачивать тем, кто работает неэффективно.
Правило №5: сделайте управление в офисе гибким и наладьте работу в командах. Решения оптимальны, когда над их принятием работают сотрудники разных подразделений. Глупо потерять миллион из-за того, что кого-то забыли выслушать.
Список правил можно продолжать. Философия Лин основана на здравом смысле: оптимизации процессов и исключении потерь. Ведущий тренер «Центра Оргпром» Анатолий Феськов проведет тренинг «Лин в офисе» и продемонстрирует как повышать эффективность функциональных служб и офисных подразделений. Тренинг пройдет 13 ноября в рамках Российского Лин Форума.
