Последнее исследование компании НР1 показало, что оптимизация процессов управления информацией приносит европейским и российским компаниям определенные преимущества, но не решает проблему в целом. Предприятия значительно недооценивают объем используемых неструктурированных данных, что ставит их бизнес под угрозу. К неструктурированным данным относятся электронные письма, документы и файлы, получаемые от третьих сторон и не учитываемые во внутренних системах.
Исследование, в рамках которого было опрошено 1020 ИТ-директоров и руководителей бизнес-подразделений из числа европейских и российских компаний, продемонстрировало, что в среднем организации относят к неструктурированным данным лишь 25% своей информации. Однако ведущие аналитики отрасли утверждают, что к неструктурированным данным относится более 70% общего объема информации.
В свое время ученые, исследующие Вселенную, обнаружили, что в созданной ими модели отсутствует некий значительный фактор, который они назвали «темной материей». Различия в результатах исследований также можно назвать информационной «темной материей», которая может представлять собой серьезную угрозу бизнесу компании.
«Игнорируя неструктурированные данные, организации не смогут правильно использовать имеющуюся у них информацию, – считает Эрик Мёллер (Erik Moller), директор по маркетингу подразделения по управлению информацией, НР Software EMEA. – Нужные данные следует получать в нужное время, и это важнейший фактор соответствия нормативным требованиям, управления рисками и обеспечения конкурентоспособности. Компаниям необходима упреждающая стратегия в области управления информацией, которая поможет оптимизировать процедуру принятия решений, укрепить сотрудничество с партнерами, повысить эффективность деятельности и качество обслуживания клиентов. Понимание этого позволит ИТ-директорам доказать руководителям компании ценность управления информацией и обеспечить дальнейшую поддержку инвестиций в ИТ».
Результаты исследований показывают, что опыт большинства компаний подтверждает неразрывную связь управления информацией с бизнес-результатами.
Респонденты выделили следующие основные преимущества оптимизации процесса управления информацией2:
- повышение эффективности взаимодействия отдельных бизнес-подразделений и уменьшение количества дублирующих друг друга активностей (84%);
- повышение качества обслуживания клиентов (83%);
- оптимизация сегментирования данных для коммерческого использования (81%).
Брунельский университет, расположенный в западной части Лондона, служит хорошим примером организации, которая эффективно управляет информацией с помощью соответствующих правил, процедур и технологий. В 2007 г. сотрудники этого учебного заведения обнаружили, что системы управления информацией университета едва справляются с данными, циркулирующими в ИТ-системе университета. Опасаясь сбоев в системе обработки поступающих запросов, а также возможного несоблюдения нормативных требований, руководство Брунельского университета приняло решение о внедрении HP Integrated Archive Platform.
«Мы поставили перед собой задачу найти платформу, которая может справиться с постоянно возрастающими объемами информации и обеспечить надежность в поиске и хранении данных, а также ускорить процесс обработки служебных запросов, – сообщил Йан Лидделл (Iain Liddell), менеджер по разработке политики Брунельского университета. – Благодаря внедрению HP Integrated Archive Platform мы смогли сократить время анализа коммерческих и академических исследований, поиска и отслеживания важных данных (например, электронной переписки). Кроме того, повысилась точность информации, собираемой нами для ответов на запросы и участия в дискуссиях».
Ключевые результаты исследований в России:
• К основным преимуществам оптимизации управления информацией относятся:
- снижение затрат на исследования и разработки благодаря более эффективному использованию уже имеющихся данных (88% респондентов отметили это в качестве потенциального преимущества);
- сохранение или повышение конкурентоспособности (79% респондентов отметили это в качестве потенциального преимущества);
- оптимизация сегментации данных для коммерческого использования (78% респондентов отметили это в качестве потенциального преимущества).
• Российские компании оценивают объем неструктурированных данных в 26,4% от общего количества информации. Согласно их прогнозам, в течение трех ближайших лет это значение снизится до 18,5%, что несколько ниже среднего показателя по Европе - 19%.
• Как и в Европе, основной проблемой оптимизации управления информацией в России является использование сотрудниками всех потенциальных возможностей приложений, что отмечают 70% респондентов.
• В среднем сотрудники российских компаний эффективно используют лишь 19% доступных им средств и технологий управления информацией.
• Только 26% российских компаний считают необходимым инвестирование в новые средства и приложения, что значительно ниже, чем в среднем по Европе, Ближнему Востоку и Африке. В то же время дублирование существующих данных является большой проблемой для 42% респондентов, что превышает среднее значение по Европе, Ближнему Востоку и Африке на 6%.
Информация об исследовании
Компания Coleman Parkes Research провела 1020 структурированных телефонных интервью с ИТ-директорами и руководителями бизнес-подразделений крупных компаний (оборот свыше 1 миллиарда долларов или более 250 сотрудников в штате) в следующих странах: Австрия, Бельгия, Франция, Финляндия, Германия, Италия, Португалия, Дания, Нидерланды, Испания, Швейцария, Великобритания, Польша, Россия, ЮАР, Норвегия и Швеция. Респонденты составили репрезентативную выборку по географическому охвату и индустриям. Полевые исследования проводились с конца июля по август 2008 г. В среднем интервью длились от 12 до 15 минут. Все интервью проводились квалифицированными интервьюерами с соблюдением рекомендаций организации IQCS (Interviewer Quality Control Scheme – Программа контроля качества работы интервьюеров). Проект осуществлялся в строгом соответствии с Кодексом Общества рыночных исследований.
