В настоящее время все более широкое применение получают специализированные программные решения, автоматизирующие трудоемкую работу на предприятиях различных отраслей. Для многих крупных предприятий инвентаризация, при условии проведения ее вручную, является затратной процедурой в силу большой номенклатуры и количества основных средств. Кроме того, возрастает фактор ошибки как в процессе проведения самой инвентаризации, так и при внесении результатов инвентаризации в систему бухгалтерского учета.
МКПЦН предлагает качественно изменить как механизм проведения инвентаризации, так и степень контроля над материальными ценностями в дальнейшем.
Наше решение, разработанное на основе современных технологий, позволяет:
упростить процесс инвентаризации основных средств и иных активов предприятия;
существенно сократить затраты труда и времени на ее осуществление;
обеспечить более высокую достоверность полученной информации;
обеспечить высокую степень сохранности и сопоставимости данных при проведении последующих инвентаризаций.
Услуга оказывается с использованием программно-аппаратного комплекса для автоматизации проведения инвентаризации основных средств предприятия - "Инвентаризация".
Данный комплекс является авторской разработкой, созданной с учетом многолетнего опыта по автоматизации. Функционирование комплекса "Инвентаризация" (далее Комплекс) основано на использовании штрих-кодов.
Упрощенная модель функционирования Комплекса.
1. На начальном этапе из бухгалтерской системы предприятия экспортируются данные по основным средствам (ОС) в Комплекс "Инвентаризация".
2. Затем, используя функции программного обеспечения Комплекса, всем объектам ОС в автоматическом режиме генерируются уникальные номера и присваиваются штрих-коды.
3. При помощи специализированного принтера для каждой единицы ОС печатаются этикетки со штрих-кодом. В случае необходимости использования этикеток на оборудовании, работающем в агрессивной среде, допускается производство этикеток на специализированном оборудовании (не входящим в состав Комплекса).
4. Подготовленные этикетки наклеиваются или закрепляются (в случае использования в агрессивной среде) на корпусе каждой единицы ОС. На данном этапе также проводятся стандартные мероприятия по инвентаризации.
5. Используя функционал программного обеспечения Комплекса, формируется количественная инвентаризационная опись ОС. Оставшиеся (не нанесенные) этикетки указывают на отсутствующие (не обнаруженные в процессе инвентаризации) основные средства.
6. В дальнейшем специалист Вашего предприятия, ответственный за учет основных средств, используя программное обеспечение Комплекса, в течение года (до момента следующей инвентаризации) имеет возможность добавлять вновь приобретенные ОС, печатать и наносить новые этикетки, исключать из базы данных списанные ОС, а также группировать ОС по материально-ответственным лицам предприятия, по местам установки (хранения, использования).
7. При проведении дальнейших инвентаризаций не возникает необходимости генерации, печати и нанесения этикеток на ОС. Достаточно собрать информацию при помощи портативного сканера штрих-кодов, входящего в предлагаемый Комплекс, информация из памяти которого попадет в базу данных Комплекса для последующей обработки. Данный сканер прост в эксплуатации, имеет малый вес, автономное питание и может использоваться для работы на удаленных от офиса территориях.
Основными составляющими Комплекса являются:
- Терминал сбора данных (по штрих-кодам)
- Термо-трансферный принтер (для печати этикеток)
- Программное обеспечение Комплекса.
Программное обеспечение включает в себя следующие функциональные блоки:
- модуль сопряжения сканера с компьютером;
- модуль импорта данных по основным средствам из бухгалтерских программ - модуль поддержки базы данных;
- основной программный модуль Комплекса.
В Комплексе реализована возможность создания специальных (для Вашего предприятия) печатных форм и форм отчетов. Наши специалисты могут настроить все необходимые выходные формы по шаблонам, принятым в Вашей организации.
Комплекс обеспечивает работу со следующими справочниками:
- справочник видов основных средств;
- структура предприятия (подразделения, отделы, сектора, службы);
- справочник материально-ответственных лиц предприятия;
- справочник мест расположения ОС.
Существует возможность реализовать работу с иными журналами и справочниками, ведение которых необходимо в Вашей организации.
Данный Комплекс способен действовать в условиях коллективной работы в локальной сети, при этом реализованы функции авторизации пользователей и разграничение доступа и информации.
Технические возможности Комплекса позволяют хранить и обрабатывать десятки тысяч единиц ОС. Для обеспечения высокой производительности работы при больших объемах информации Комплекс допускает использования технологии "Клиент-сервер" на базе MS SQL Server.
Стоимость внедрения Комплекса включает:
- стоимость оборудования;
- стоимость программного обеспечения, его установки и настройки;
- подготовку имеющихся данных по бухгалтерскому и количественному учету, который ведется на предприятии, к экспорту данных в программу инвентаризации с созданием необходимых элементов кодирования, формирование уникальных штрих-кодов;
- обучение специалистов предприятия работе с Комплексом;
- работу специалистов МКПЦН по подготовке и проведению всех мероприятий по первичной инвентаризации ОС, включая печать и нанесение этикеток на каждое ОС.
По результатам проведения инвентаризации Ваше предприятие получит надлежащим образом составленные инвентаризационные описи, ведомости и акты по формам, утвержденным приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995.
В аналогичном порядке возможна инвентаризация не только основных средств, но и прочего имущества предприятия.
Лицом, ответственным со стороны МКПЦН за проведение переговоров по оказанию описанных здесь услуг, является Ткачёв Павел Юрьевич.
