Компания "1С:Первый БИТ" завершила проект автоматизации ОАО «Саратовэнерго» с помощью решений «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». В результате организовано оперативное ведение бухгалтерского и налогового учета, минимизировано количество ошибок, сокращены сроки формирования регламентированной отчетности. Автоматизирован процесс контроля занятости сотрудников с учетом замещений и совмещений, руководство получило возможность контролировать наполнение существующих и планирование новых ставок штатного расписания. Длительность простоев персонала сократилась. В 3 раза уменьшены трудозатраты кадрового отдела и отдела расчета заработной платы. В 2,5 раза сокращено время на учет затрат на заработную плату списочного и несписочного состава. Заработная плата рассчитывается вдвое быстрее.
ОАО «Саратовэнерго» осуществляет поставку основного объема электрической энергии, потребляемой на территории Саратовской области. Структура Общества представляет собой разветвленную сеть, состоящую из 38 отделений и Управления. Численность сотрудников -770 человек.
Ранее учет в компании осуществлялся с помощью информационной системы, отличавшейся «жесткостью» настроек. Пользователи отмечали неудобства систем обновления, архивирования, восстановления и переноса данных. Например, программа не позволяла редактировать отчеты, чтобы исправить ошибки, приходилось каждый раз ее обновлять. При изменениях требований законодательства или корпоративной политики, приходилось настраивать ее заново. Это приводило к временным и финансовым затратам, возникали простои в работе пользователей. Процессы формирования регламентированной отчетности и расчета заработной платы затягивались. В результате было принято решение о создании новой информационной системы.
Требовалось автоматизировать следующие процессы:
• ведение бухгалтерского и налогового учета, формирование регламентированной отчетности;
• ведение штатного расписания, учет штатного и нештатного персонала, анализ кадрового состава, ведение кадрового делопроизводства;
• начисление заработной платы на банковские карты сотрудников, управление взаиморасчетами с сотрудниками, депонирование;
• исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда, формирование отчетности во внебюджетные фонды и по НДФЛ;
• отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;
• расчет начислений и удержаний по внештатному персоналу;
• интеграция с другими бизнес-приложениями.
Для реализации проекта были выбраны продукты линейки «1С»: «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8», наиболее полно соответствующие потребностям предприятия и позволяющие решить поставленные задачи с наименьшими затратами. В результате проведения открытого конкурса партнером по внедрению стала компания «1С:Первый БИТ» (1С:Бухучет и Торговля).
С целью получения наиболее полной картины требований к внедряемой системе было проведено предпроектное обследование бизнес-процессов компании. Была произведена установка, настройка и интеграция программных продуктов. Организован оперативный перенос остатков из старой программы. С помощью вебинаров проведено обучение пользователей.
В результате проекта была полностью автоматизирована работа бухгалтерии, отдела кадров и расчета заработной платы. Всего в системе работает 20 пользователей.
Учетная система на базе «1С:Бухгалтерия 8» обеспечила ведение учета в разрезе по филиалам и видам деятельности (покупка и реализация электроэнергии; установка, обслуживание, ремонт и поверка приборов учета электроэнергии; сборка однофазных счетчиков). Появилась возможность оперативно составлять регламентированную отчетность. Сотрудники избавились от необходимости ручной выверки отчетов, повысилась достоверность информации. Простои из-за необходимости заново настраивать систему при введении новых требований законодательства или корпоративных стандартов исключены.
Внедрение системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволило решить ряд важных для предприятия задач:
В системе реализован механизм ведения истории организационной структуры общества с возможностью формирования структуры подразделений на указанную дату.
Организован оперативный контроль занятости сотрудников с учетом замещений и совмещений. Появилась возможность анализировать кадровый состав и формировать штатную расстановку сотрудников с учетом замещений. Руководство получило возможность контролировать наполнение существующих и планирование новых ставок штатного расписания. Благодаря этому удалось оптимизировать занятость персонала и минимизировать длительность простоев специалистов.
Автоматизированы процессы годового планирования затрат на оплату ежегодных отпусков и учета оценочных обязательств по отпускам в разрезе подразделений и категорий должностей. Это позволило планировать будущие выплаты сотрудникам с высокой степенью достоверности.
Заработная плата рассчитывается и перечисляется на банковские карты сотрудников своевременно. Кроме того, реализован механизм выгрузки данных сотрудников на корпоративный портал общества. Теперь каждый сотрудник в персональном разделе на внутреннем сайте может самостоятельно получить актуальную информацию о своей зарплате, дополнительных начислениях, остатках дней отпуска и т.д.. Прозрачность расчетов и доступность информации для сотрудников повысила лояльность персонала к компании.
В три раза сокращены трудозатраты кадрового отдела и отдела расчета заработной платы. Автоматизированная выгрузка проводок с необходимой аналитикой в бухгалтерскую программу позволило в 2,5 раза уменьшить время на учет затрат на заработную плату списочного и несписочного состава.
Результаты проекта комментирует Симаганова Н.В. – главный бухгалтер ОАО «Саратовэнерго»: «Благодаря программе «1С:Бухгалтерии 8» сокращены трудозатраты бухгалтерии. Система позволила вести учет в соответствии с актуальными требованиями законодательства, при этом сотрудникам больше не приходится ждать, пока программа обновится. Внедрение «1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволило уменьшить издержки на формирование учета затрат на персонал и формирование регламентированной отчетности. Существенно – более, чем в 2 раза - сокращены сроки на расчет заработной платы и формирование страховых взносов. Исключены задержки выплат сотрудникам из-за несвоевременного расчета зарплаты».
