Давайте рассмотрим ИТ-компании под микроскопом. Взяв микроскоп мы увидим, что они будут очень схожи с предприятиями, специализирующимися на иных сферах деятельности. В чем же проявляется их сходство? Ответ – в ОТДЕЛАХ.
Каждый отдел зачастую имеет собственно программное обеспечение, в котором работают сотрудники этого отдела. Что из этого неприятное – это то, что отделы между собой абсолютно не связаны и их софт не обменивается данными, либо для обмена организованы процедуры экспорта/импорта, которые рано или поздно приводят к появлению ошибок, на исправление которых тратится дополнительное время. А это проблема большинства компаний. Здесь можно привести массу примеров того, как из-за отсутствия связи между отделами, компании теряли своих клиентов, вместе с которыми уменьшалась и прибыль.
Почему так?
Давайте проанализируем отделы наших компаний. Зачастую работа строится так:
• Отдел продаж работает в какой-либо CRM-системе. Это может быть SalesForce, Мегаплан, SugarCRM, VTiger или любые другие.
• Отдел снабжения хранит свои записи в MS Excel, а то и вовсе на листах бумаги, которые ему принесли на стол сотрудники.
• Отдел производства ведет задачи в MS Project, BaseCamp, а то и вовсе задачи ставятся по e-mail.
• Контроль качества работает в Mantis и регистрирует там найденные багги.
• Счета на оплату клиентам формируются конечно же в MS Word либо Excel.
Как мы видим, каждый отдел использует свое программное обеспечение и не обменивается данными с другими отделами. Но! Самое неприятное начинается в конце месяца, когда необходимо собрать воедино всю информацию от своих подчиненных и подвести итоги деятельности предприятия.
Пытаясь собрать данные по каждому отделу и подсчитать результаты – мы беремся за голову. Ведь понимаем, что свести данные всех отделов в единую таблицу будет сложно: жалко драгоценного времени, отдел бухгалтерии запаздывает с отчетом, и просто невозможно отследить, сколько мы затратили ресурсов на наш проект. Начинается паника.
Именно в этот момент в голову приходит два неверных решения:
1. Надо найти идеальный программный продукт, в котором будут работать все сотрудники. Начинается отчаянный поиск такой программы, которая сможет объединить все отделы компании и собрать в себе все информацию. Решение верное и правильное! За дело берется директор предприятия или собственник, начинает лично изучать данный вопрос, перебирать и устанавливать имеющиеся в доступе программные продукты. Все это отнимает много личного времени и сил, а уже через пару дней круговорот неотъемлемых дел “берет своё”, поиски прекращаются и все остается по-прежнему. Именно это и является неверным решением – тратить личное время директора или собственника.
2. Надо написать свой продукт. Эврика! В этот момент мы начинаем составлять Техническое задание, рисуем макеты интерфейса, пытаемся учесть все нюансы и уже совсем скоро понимаем, что самим это не под силу, т.к. имеющиеся в штате разработчики заняты на коммерческих проектах, поэтому начинаем нанимать новых. На все это уходит не только время, но и не малые деньги и, в итоге, результат не достигается. Ведь всегда есть коммерческие проекты, которые важнее и которые «кормят» компанию, а внутренние проекты уже второстепенны и их можно оставить на потом. Так проходит несколько лет, а продукт все еще не готов.
А как хотелось бы?
Идеальная ситуация выглядит таким образом: все отделы компании работают в единой системе на единой базе данных, в которую информацию вводится один раз, и, в последствии с ней работают все подразделения.
• Отдел продаж ежедневно работает с клиентами: планирует звонки, встречи, видит всю историю общения с заказчиком, выставляет коммерческие предложения, создает договор на продажу и, в итоге, продает продукт или услуги.
• Далее, на основе этой продажи, мы заводим проект, где указываем участников проекта и выставляем им задачи. Здесь мы отслеживаем статус выполнения поставленных задач, а также списываем затраты на проект.
• Далее нам потребуются закупки. Надо что бы отдел снабжения так же работал в этой системе и закупал все, что нам необходимо, а затраты списывал на конкретный проект.
• После всего вышеперечисленного, отдел продаж выставляет счета для оплаты, а бухгалтерия разносит оплаты и распределяет их по аналитическим счетам (проектам).
• В завершении, подсчитываем все затраты и анализируем, прибыльный наш проект или его необходимо закрыть.
Вот так должно быть в идеале. Никаких сводных Excel таблиц и десятков часов личного времени.
Выход есть?
Выход есть всегда! Бельгийская компания OpenERP разработала продукт, идеально подходящий для решения подобных задач. Продукт включает в себя все отделы предприятия: продажи, закупки, проект, кадры, финансы и даже документы. В этом продукте есть все для того, чтобы ИТ-компания могла отказаться от множества разрозненных программ и работать в едином продукте, в котором каждый сможет увидеть результаты проделанной работы без затрат времени на сводные таблицы.
Как систему внедрить и проекты не потерять
Подключать своих людей – не лучшая идея! Им придется отвлекаться от основных коммерческих проектов, что в следствии может привести к серьезным финансовым потерям. На помощь надо привлекать стороннюю ИТ-компанию, которая и будет заниматься внедрением продукта!
В итоге: директор и собственник бизнеса не тратят личное время, а занимаются вопросами развития компании, специалисты заняты коммерческими проектами и приносят деньги, а отдельная ИТ-компания занимается автоматизацией Вашего бизнеса.
