Компания «Первый БИТ» и Московская государственная юридическая академия реализовали новый совместный проект по автоматизации вуза. О подробностях проекта и первых результатах в интервью Первому БИТу рассказал заместитель проректора по автоматизации МГЮА Васильченко Юрий Леонтьевич.
Каковы причины, по которым было принято решение об автоматизации вуза?
Ю.Л: Это решение не возникло спонтанно. Существуют требования, которые предъявляет общество и образование, а образовательные учреждения, в свою очередь, должны им соответствовать. Информационные технологии это как инструмент, как средство достижения образовательных задач и они, конечно, должны быть на шаг впереди тех пользователей и сообществ, которые включены в наше образовательное пространство. Далее можно прогнозировать, что нужно пользователю и принимать решение, что необходимо, для создания технологической платформы.
Для внедрения программ был привлечен Экспертный центр по работе с вузами компании «Первый БИТ». Почему вы остановили свой выбор на их предложении, ведь существует много других фирм?
Ю.Л.: Компания «Первый БИТ» наряду с другими организациями принимала участие в тендерных процедурах, и их решение оказалось лучшим по цене и по качеству. С Экспертным центром мы сотрудничаем уже больше 10 лет по вопросу автоматизации финансовой деятельности вуза. Уже третий год компания решает задачи развития системы по учебной деятельности. Наше взаимодействие успешное и отзывы наших сотрудников о специалистах экспертного центра хорошие. Мы надеемся, что сотрудничество продолжится.
Какие основные моменты, на которые вы нацелены в решении задач по автоматизации процесса управления вузом?
Ю.Л: Прежде всего, это оперативность решения многих задач, учет контингента, отслеживание учебной траектории студента.
Как система «БИТ.Управление вузом» помогает в достижении, поставленных целей?
Ю.Л.: Система «БИТ.Управление вузом» помогает связать нам все циклы в единую технологическую цепочку от момента планирования, составления учебных планов, которые задают ориентиры основной образовательной программы, до выхода расписания. В этот процесс, включается не только учебно-методическое управление, а практически все структурные подразделения университета: институты, кафедры, которые в части своей компетенции участвуют в планирование и контроля учебного процесса. Эту цепочку мы практически реализовали. Важно то, что сама система позволяет контролировать качество вводимых данных, позволяет убрать дублирование информации, и соответственно снизить вероятность появления ошибок, позволяет оперативно проводить анализ этих данных. Важной составляющей является и то, что оперативно в определенный момент времени можно поднять тот или иной плац данных и получить необходимые сведения.
Сталкивались ли вы, с какими либо трудностями в процессе внедрения системы?
Ю.Л.: Да, есть некоторые трудности, а прежде всего в адаптации наших пользователей к новым технологиям. Это связано с необходимостью, за определенный промежуток времени дублировать свою работу. Но это дисциплинирует сотрудников. Сейчас им, безусловно, сложно, но на каком - то этапе они почувствуют, что система работает, дает ожидаемые результаты. В самой системе сейчас работает более 1000 пользователей с учетом преподавательского состава и штатных работников.
Процесс автоматизации вуза - это проект не одного года. Какие-то участки уже налажены и работают в полном объеме, другие находятся только на этапе обследования. Эффективность, каких систем вы уже успели оценить?
Ю.Л: Я бы хотел отметить подсистему «БИТ:Приемная комиссия», потому что она полнофункциональная и третий год решает свои задачи. В этом году уже на практике опробовали систему on-line регистрации абитуриентов, активно и конструктивно поработали с ФИС, на предмет проверки свидетельств ЕГЭ и выгрузки необходимых данных. Все это делается в автоматизированном режиме. В этом действительно есть определенные плюсы. Мы сумели достичь поставленных целей. Приемная комиссия свои задачи решает, и мы удовлетворены работой.
Были ли внедрены еще какие-либо значимые системы в вузе, при поддержке специалистов Экспертного центра компании «Первый БИТ»?
Ю.Л.: Ранее вашей компанией автоматизирована и нами отлажена система стыковки с финансово – экономическим блоком, которая позволяет отслеживать цепочку оплаты студентов за обучение до увязки с личной картотекой студента. Каждый студент теперь может увидеть график его оплаты, а администрация университета отслеживает и контролирует это, заранее оповещает студента. Мы решили вопрос стыковки с кадровой системой, которая позволяет нам обеспечивать постоянное поддержание актуальности данных по работникам академии, по контингенту студентов. На сегодняшний момент эта задача решена с помощью линейки решений, предоставленной Экспертным центром по работе с вузами компании «Первый БИТ».
Что вы можете сказать о совместной работе с Экспертным центром компании «Первый БИТ»?
Ю.Л.: В настоящий момент мы удовлетворены результатами проведенной автоматизации. Специалисты Экспертного центра успешно и в короткий срок справились с поставленными задачами. В ходе работы были достигнуты компромиссы. Я считаю, что успехи нашего университета – это и успехи компании «Первый БИТ». Желаю нам успехов в дальнейшей совместной работе.
