Уничтожение документов - это сложный и трудоемкий процесс. Как правило, в архиве организаций скапливается достаточное количество документов, которые после окончания срока хранения необходимо уничтожить. Очень важно правильно заполнить всю документацию, связанную с уничтожением документов. Одним из главных документов является акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Сначала, прежде чем уничтожать документы вы должны провести их инвентаризацию, то есть перепроверить все даты, наличие, а также секретность. Существуют документы, которые необходимо не просто выбросить, а сжечь или уничтожить в шредере, дабы не разглашать коммерческую тайну.
Обязательно составьте опись документов, которые подлежат уничтожению. Также приказом назначьте лиц, которые войдут в экспертную комиссию. Среди них выделите председателя, ответственного за передачу документов в бухгалтерию.
Сам акт об уничтожении документов, у которых закончен срок исковой давности, не имеет унифицированную форму. Поэтому вы можете составить его в произвольной форме.
Сначала укажите реквизиты организации, они могут находиться как в правом верхнем углу, так и в левом. Здесь же укажите наименование организации согласно учредительным документам, структурное подразделение, банковские реквизиты, адрес и контакты.
Чуть ниже справа напишите «Утверждаю», ниже указываете руководителя и оставляете поле под его подпись и дату составления.
Ниже в центре напишите «Акт о о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». После этого строкой ниже укажите основание, то есть приказ (распоряжение) руководителя. Затем перечислите лиц экспертной комиссии с указанием фамилий и должностей.
Далее напишите примерно такой текст: «Экспертная комиссия, руководствуясь (перечнем, описью), выделила к уничтожению документы как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение». Далее укажите данные в виде таблицы, которая должна содержать такие графы, как порядковый номер, индекс дела, заголовок дела или групповой заголовок документов, крайние даты количество единиц хранения, сроки хранения и номера статей по перечню, примечание
После таблицы подведите итог, то есть укажите количество документов, подлежащих уничтожению. Далее акт должны подписать архивист и все члены комиссии. А председатель должен подписаться под тем, что документы в полном объеме будут переданы на утилизацию. В конце поставьте дату составления и скрепите все синим оттиском печати организации.
