В начале февраля 2014 года в Администрации городского округа «город Чита» специалистами компании «КС-Консалтинг» была запущена в промышленную эксплуатацию система электронного документооборота «Дело». На сегодняшний момент в единой базе данных системы работают все комитеты, отделы и управления муниципалитета, а также администрации районов города Читы.
До внедрения системы, еще с 1998 года регистрация входящих и исходящих документов администрации велась в электронном виде с использованием программы, написанной собственными силами муниципалитета. Программа фактически выполняла только учетные функции – фиксировала основные реквизиты документов, по которым был возможен поиск. Пересылку регистрационных карточек документов в подразделения она не поддерживала. При этом поиск по реквизитам поручений к документам не был возможен, что не позволяло автоматизировать составление отчетов по исполнительской дисциплине. Для работы с обращениями граждан велась отдельная база – в той же программной оболочке, но с названием «Жалобы».
В 2013 году было принято решение приобрести коробочный программный продукт, функционал которого позволил бы не только вести учет документов, но и создать общую документальную базу с возможностью быстрого поиска по любым реквизитам, перевести бумажные документы в электронную форму, обеспечить прозрачность исполнения поручений на всех этапах, а также создать электронный архив документов. Программа «Дело», которая в Забайкальском крае используется во всех органах исполнительной власти и на муниципальном уровне, полностью удовлетворяла поставленным требованиям.
Поставщиком программного обеспечения и исполнителем проекта стала компания «КС-Консалтинг». Было приобретено 25 рабочих мест системы, в том числе 20 – подсистемы «Дело-Web». Рабочие места СЭД «Дело» были установлены в общем отделе администрации, а веб-клиенты получили комитеты, управления и районные администрации.
Также была приобретена опция «Поточное сканирование» и 25 лицензий на приложение «Мониторинг документов». Напомним, что это приложение является собственной разработкой «КС-Консалтинг». Оно предназначено для оповещения пользователей о наступивших событиях в системе Дело (таких, как поступление новых документов и поручений, смена статуса проектов документов, ввод новых отчетов исполнителями), а также для уведомления пользователей о приближающихся событиях в системе ДЕЛО (наступлении контрольных сроков исполнения поручений, визирования и подписания проектов документов).
В течение января 2014 года специалисты компании «КС-Консалтинг» установили систему и произвели ее настройку. Пользователи СЭД «Дело» прошли обучение, в процессе которого изучили функционал системы и освоили основные операции.
Результатом проекта стала автоматизации регистрации основных групп документов – входящей, исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов (постановлений и распоряжений администрации). Большинство входящих документов при регистрации переводятся в электронный вид с помощью опции «Поточное сканирование». Практикуется обмен документами между участниками СЭД в электронном виде, без передачи бумажных оригиналов.
В системе настроен процесс контроля исполнения документов и мониторинг текущего хода исполнения. Также из СЭД «Дело» организована печать конвертов и печать почтовых реестров.
Кроме закупленных администрацией Читы лицензий СЭД «Дело», в общем отделе установлены 3 рабочих места, предоставленные Правительством Забайкальского края в рамках проекта по созданию краевой СЭД органов исполнительной власти и местного самоуправления. Данные рабочие места подключены к региональной СЭД, и администрация Читы имеет возможность получать документы от организаций, являющихся участниками единой системы документооборота (от Правительства, министерств, департаментов, служб, инспекций и иных структур).
В перспективе планируется подключить базу документов администрации Читы к единой СЭД органов власти через подсистему «Сервер электронного взаимодействия». Данная подсистема уже приобретена заказчиком. Ее внедрение позволит обмениваться документами с другими государственными структурами и отказаться от перерегистрации поступающих документов в СЭД администрации Читы. Также планируется в ближайшее время приобрести дополнительные рабочие места системы «Дело» и еще одну лицензию на опцию «Поточное сканирование» (для исходящих документов).
Напомним, что в Забайкальском крае реализуется один из самых масштабных в России проектов по автоматизации документооборота в органах власти и местного самоуправления. По состоянию на конец 2013 года в единой системе электронного документооборота Забайкальского края работали 100% сотрудников исполнительных органов государственной власти, а также делопроизводители администраций районов. Всего в органах исполнительной власти и муниципалитетах края установлено порядка 600 рабочих мест СЭД «Дело», более 700 – подсистемы «Дело-Web». Исполнителем данного проекта является компания «КС-Консалтинг».
