В ОАО «Верофарм» – одной из ведущих российских фармацевтических компаний-производителей – специалистами компании Акелон завершен проект по внедрению ECM-системы Directum.
Компания ОАО «Верофарм» является одним из лидеров по объему производства дженериков (аналогов известных патентованных лекарств), а также онкологических препаратов и медицинских пластырей. Для повышения эффективности работы сотрудников, руководство компании приняло решение о внедрении ECM-системы Directum.
Проект стартовал в апреле 2013 года и продлился 6 месяцев.
Перед стартом проекта были выявлены следующие ключевые задачи:
- провести качественный анализ бизнес-процессов и предложить варианты по их оптимизации;
- адаптировать Directum под требования бизнеса;
- реализовать интеграцию системы с финансово-учетными системами 1С и Галактика.
В результате исследования, проведенного специалистами компании Акелон совместно со специалистами ОАО «Верофарм», было принято решение о внедрении системы на базе следующих бизнес решений:
- Классическое делопроизводство;
- Управление договорами;
- Управление командировками;
- Управление тендерами.
Для автоматизации процессов делопроизводства были использованы стандартные возможности модуля «Канцелярия» системы Directum, полностью реализующие принципы ГСДОУ. Система Directum стала единым местом регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, а также архивом для хранения электронных документов. Благодаря системе Directum значительно сократилось время на поиск нужного документа, и была практически исключена необходимость работы с оригиналами.
Для управления договорными документами в ОАО «Верофарм» было модифицировано стандартное решение на базе модуля «Управление договорами» системы Directum. Типовые маршруты согласования договоров разработаны с учетом уже существующей в компании практики и обеспечивают значительное сокращение сроков согласования, а также прозрачность и управляемость данного процесса благодаря жестким временным ограничениям и оптимально выстроенной последовательности прохождения договорных документов.
По результатам анализа требований Заказчика было принято решение отказаться от стандартной функциональности бизнес-решения «Управление тендерами» и разработать собственное решение, которое существенно отличалось от коробочной версии. В рамках автоматизации ключевых бизнес-процессов были спроектированы следующие типовые маршруты:
Подготовка и проведение тендера по выбору поставщика технологического оборудования – автоматизация наиболее сложного с точки зрения количества участников и экономически важного процесса компании, т.к. данный процесс связан с закупкой дорогостоящего оборудования.
Подготовка и проведение универсального тендера – проведение тендера на заключение договора любого вида за исключением договора по приобретению технологического оборудования.
Согласование служебной записки – данный процесс используется в компании Заказчика в случае, если необходимо обоснование отсутствия тендера по заключаемому договору.
Также были переработаны карточки тендеров, формы сопроводительных документов и разработаны специализированные отчеты.
Система Directum была переведена в промышленную эксплуатацию 1 октября 2013 года. Пользователями системы стали все сотрудники центрального офиса компании ОАО «Верофарм», задействованные в договорном управлении и сотрудники секретариата. На данный момент в системе зарегистрировано порядка 700 пользователей, активно работает 100-150 пользователей.
До конца 2014 года планируется подключить к системе Directum филиалы компании.
