Специалисты Информационно-технологического центра ЗАО «Спецнефтетранс» обеспечили через Интернет-сервис обмен электронными счетами-фактурами между материнской компанией – ЗАО «Спецнефтетранс» и одним из дочерних обществ – ОАО «Пермское ТП». Проект перехода с бумажных носителей реализуется на базе подсистемы «Управление производственным предприятием». При организации документооборота были использованы программно-технические средства, аналогичные применяемым в системах электронной отчетности.
«В процессе подготовки к переходу предстояло выработать единые требования к составлению, выставлению, хранению и предоставлению счетов-фактур независимо от их носителя – бумажного или электронного, – рассказал руководитель проекта, ведущий инженер-программист ИТЦ ЗАО «Спецнефтетранс» Сергей Пикулев. – Полученные результаты свидетельствуют о том, что значительно сократились сроки обмена первичными бухгалтерскими документами. Если раньше, отправленные почтой, они могли идти из Перми до столицы неделю, а то и две, то сегодня этот вопрос снят. Бухгалтер, обладающий электронной цифровой подписью, отправляет счета-фактуры прямо со своего рабочего места и тут же получает подтверждение факта доставки».
Достоинства обмена электронными счетами-фактурами на практике оценила бухгалтер ОАО «Пермское ТП» Татьяна Зуева: «Принципиально новая система нас устраивает. На этапе внедрения, в январе, были небольшие заминки, но уже счетами-фактурами за февраль мы обменялись быстро. Выросла оперативность передачи данных. Теперь не надо тратить время на обработку документов, ошибки практически исключены, поскольку подсчет производится автоматически в учетных системах отправителя и получателя.
Для успешного внедрения проекта важно изменить сложившийся взгляд бухгалтера на документооборот и исключить риски потери данных. Сегодня мы уже рассматриваем предложение об обмене электронными счетами-фактурами, поступившее нам от одного из поставщиков услуг».
- Преимуществами электронного обмена счетами-фактурами, – говорит главный бухгалтер ЗАО «Спецнефтетранс» Антонина Долгачёва, – являются оперативность и стопроцентная гарантия доставки, возможность осуществлять быстрый поиск нужного документа в электронном архиве. Кроме этого, появляется возможность экономить на почтовых расходах и снизить объемы бумажной волокиты.
Кроме достоинств, главный бухгалтер компании обратила внимание и на ряд ограничений, которые необходимо снять в ходе реализации проекта: «Одним из узких мест является необходимость за короткий период создать и отправить большой объем документов, поскольку Налоговым кодексом установлены жесткие сроки отчетности. Но как выяснилось, порой это сложно сделать чисто физически – бухгалтерам порой не хватает времени. Возможно, для этого потребуется пересмотреть условия ряда договоров, сдвинуть сроки авансовых платежей. Мы сейчас осмысливаем, как это лучше сделать.
Надеюсь, что в марте эти недочеты будут устранены, и можно будет говорить о внедрении обмена электронными счетами-фактурами в других дочерних обществах компании».
- Этот опыт мы планируем применить и в других обществах, – говорит зам генерального директора по экономике ЗАО «Спецнефтетранс» Олег Филиппов. – Для получения максимального эффекта необходимо, чтобы не возникло ситуации, когда часть дочерних обществ компании будет работать «электронно», а другая – «по старинке», отправляя счета-фактуры на бумажных носителях.
Однако прежде предстоит решить ряд задач, направленных на повышение исполнительской дисциплины. Например, обмен документами необходимо производить строго в налоговый период. Поскольку фиксация дат осуществляется во внешней электронной системе, выписать счета в следующем налоговом периоде не удастся.
Кроме этого, – подчеркнул Олег Васильевич, – имеющиеся формы первичных документов, предусмотренные системой «1С» для электронного документооборота, пока не приспособлены для автоматического разнесения данных в 1С УПП. Бухгалтеры вынуждены делать это вручную, а это довольно трудоемкий процесс. Соответствующая работа в этом направлении уже идет.
В перспективе внедрение электронного оборота счетов-фактур должно стать стимулом к использованию в электронном виде и других документов, на которых строится бухгалтерский, налоговый и финансовый учет в ЗАО «Спецнефтетранс». Еще одно достоинство данной системы – ее совместимость с системой сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде.
