Компания «RG-Soft» успешно завершила проект по комплексной автоматизации оперативного и управленческого учета процессно-ориентированной компании, осуществляющей транспортировку и поставку нефтепродуктов на базе прикладного решения «1С:Управление торговлей 8».
«АГРОТЭК» - современная компания, которая специализируется в области организации поставок, хранения и торговли нефтепродуктами.
Основными мотивами автоматизации послужили рост объемов продаж, несовершенство применявшейся системы учета и управления (подготовка даже несложной отчетности занимала несколько дней) и исчерпание резервов для развития использовавшейся информационной системы. Для решения задачи построения комплексной системы управления требовался программный продукт, позволяющий построить гибкую, масштабируемую и легко адаптируемую, под изменяющиеся потребности бизнеса, информационную систему. Учитывая эти критерии руководством компании был сделан выбор в пользу «1С:Управление торговлей 8». В качестве партнера по реализации данного проекта была выбрана компания «RG-Soft».
Специфика компании, которая должна была найти свое отражение в новой информационной системе, связана с накоплением и анализом очень большого объема первичной информации по двум направлениям деятельности:
ЛОГИСТИКА - учет номеров вагонов и железнодорожных накладных; объемов и потерь нефтепродуктов при транспортировке; дат отправки вагонов в путь и дат прихода на станции назначения.
ТРЕЙДИНГ – учет трейдинговых операций, таких как: учет объемов отгрузки в разрезе грузополучателей, грузоотправителей и станций; информация о фактических закупках и реализациях нефтепродуктов и счетах фактурах, а также учет затрат.
С учетом того, что информация по транспортировке нефтепродуктов постоянно уточняется в режиме реального времени, задача обработки первичной информации и формирования отчетов представлялась довольно трудной, но вполне выполнимой.
Кроме того, проверку любой сделки усложняло огромное количество разноплановой информации.
В связи с этим к новой системе предъявлялись требования удобной и быстрой работы с очень большими массивами данных, автоматизированного формирования документов и распределения затрат по отгрузкам, а также точного определения рентабельности сделки в любой момент времени с учетом плановых и фактических данных
После проведения комплекса работ по обследованию бизнес-процессов компании «АГРОТЭК», специалистами «RG-Soft» был предложен вариант информационной системы, состоящей, в общем виде, из двух крупных блоков:
• «Оперативный учет» - мультифирменный блок, созданный на базе конфигурации «1С:Управление торговлей 8», позволяющий вести первичную документацию и на ее основе формировать управленческую отчетность как по каждому подразделению, так и по компании в целом в виде таблиц для принятия управленческих решений.
• «Управленческий учет», - построенный на основе блока «Оперативный учет» и позволяющий формировать мультифирменную и консолидированную финансовую отчетность (Баланс, Отчет о прибылях и убытках, Отчет о движении денежных средств).
В ходе реализации проекта специалистам «RG-Soft» пришлось решить целый ряд задач по отражению в системе различных учетных операций, связанных со спецификой поставок, хранения и торговли нефтепродуктами:
Нетиповой учет системы логистики нефтепродуктов
• учет разнарядок на отгрузку нефтепродуктов и их выполнения;
• формирование и учет первичных документов по транспортировке;
Учет сделок по купле-продаже-хранению нефтепродуктов
• формирование накладных на отгрузку нефтепродуктов по подразделениям учета: купля-продажа по различным базисам – резервуар, франко-вагон станции отправления и назначения, самовывоз, трубопровод;
• учет входящих и исходящих счетов-фактур;
Учет затрат, остатков и взаиморасчетов
• отражение затрат по трейдинговым сделкам;
• учет движений денежных средств по статьям бюджета, а также отражение затрат по периодам;
• механизм учета взаиморасчетов: задолженности рассчитываются с учетом отсрочек платежей и стоимости денег, а также позволяют вводить документы задним числом, с сохранением актуальности данных;
• механизм учета остатков: партионного учета; учета принятых и переданных товаров; учет товаров в пути; учет товаров в местах хранения и др.;
Учет операций неосновной деятельности
• кредиты и займы;
• подотчетные лица;
• учет заявок на движения денежных средств и пр.
Достоверность данных в системе обеспечивается благодаря их автоматизированной обработке - автоматической загрузке реестров, упрощенному процессу сверки, автоматизированному процессу формирования накладных по различным базисам, автоматическому распределению затрат и учету сложных взаиморасчетов. Оптимизирована работа персонала компании и сокращено время, необходимое для анализа и учета, – система способна хранить и обрабатывать большие объемы данных и позволяет анализировать информацию в различных разрезах.
Всего в ходе выполнения проекта автоматизировано 20 рабочих мест в основных подразделениях компании: отделе логистики, коммерческом отделе, отделе управленческого учета, казначействе, финансовом отделе, администрации.
Значительную помощь в реализации проекта оказал штатный программист «АГРОТЭКа», который транслировал требования руководства компании, активно участвовал в постановке задач и тестировании, а также в выборе оптимальных вариантов решения задач.
Подводя итоги проекта, финансовый директор компании «АГРОТЭК» А.В. Сушенцев подчеркнул: «Результаты реализации проекта полностью оправдали ожидания руководства «АГРОТЭКа». Все менеджеры и линейные сотрудники компании работают в системе, что создает единое информационное поле. Это позволяет руководству компании иметь оперативный доступ к информации по основной деятельности, повышая тем самым эффективность работы компании в целом.
Новая информационная система являет собой огромный массив данных, который хранит в себе подробную логистическую информацию по отгрузкам, привязку этой информации к сделкам и накладным, а также счета-фактуры, затраты, платежи и другую необходимую информацию. Выбранная схема хранения данных позволяет быстро получать как стандартные отчеты, на подготовку которых ранее уходили дни, так и компоновать данные в произвольной структуре с минимальными трудовыми затратами. Внедренная система учета стала мощным инструментом управления компанией, а также средством анализа и управления ее эффективностью».
