ГК «Гэндальф» завершила проект по автоматизации ООО «Технологии света». На базе синхронизированных «1С:Комплексная автоматизация 1.1» и «1С:CRM 2.0» были объединены все виды учета в компании, внедрен нетиповой документооборот с дилерской сетью, а также автоматизированы процессы отношений с поставщиками. В результате были исправлены недоработки в организации бизнес-процессов, также снизилась нагрузка на ключевых сотрудников, качественно улучшилось взаимодействие с партнерской и филиальной сетью – все это привело к повышению производительности предприятия.
Основанное 7 лет назад ООО «Технологии света» быстро стало одним из лидеров отрасли промышленного освещения в России. На роботизированном производстве площадью 2500 кв. метров налажен выпуск широкого ассортимента продукции для нужд клиентов: от офисных и уличных светильников до фитосветильников. Продукция компании, неоднократно получавшая высокие оценки от экспертов журнала Lumen, привлекла большое количество клиентов по всей стране. В то же время быстрый рост негативно отразился на взаимодействии подразделений внутри компании, на качестве бухгалтерского учета и системе взаимоотношений с клиентами в компании. Функционал имеющихся программных продуктов «1С:Бухгалтерия 2.0» и «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5» перестал удовлетворять возросшие потребности компании.
Руководство компании приняло решение провести автоматизацию системы учета и управления предприятием. Подрядчиком в результате тендера была выбрана ГК «Гэндальф», сотрудники которой предложили комплексное решение по автоматизации на основе «1С:Предприятие 8.2». В течение трех месяцев были выполнены все работы по внедрению, оптимизации и синхронизации новых программных продуктов, а также проведено обучение сотрудников «Технологии света» работе с новыми программами.
Основным нововведением стало объединение всех видов учета, бухгалтерского, кадрового, управленческого и клиентского, в одной программе - «1С:Комплексная автоматизация». Для этого был осуществлен перенос всех данные из предыдущих версий программ. Возможности новой программы позволяют формировать отчеты одновременно по разным направлениям деятельности: вся информация теперь синхронизирована и находятся в одной базе.
В рамках задачи автоматизации бизнес-процессов в компании были созданы специальные формы для планирования поставок и расчета зарплаты. На основании остатков материалов и готовой продукции на складах, система автоматически рассчитывает необходимое количество комплектующих для заказа и время отгрузки товара клиенту. Расчет заработной платы также формируется системой, согласно графику работы и производительности работника. Эти нововведения упростили работу сотрудников производственного отдела и департамента продаж: теперь случаи нарушения сроков поставки материалов минимизированы, обработка заказов клиентов осуществляется быстрее, процент потери заказов снизился.
Главный бухгалтер «Технологий света» Ольга Жиренкина поделилась впечатлениями о работе с новой программой:
«С точки зрения ведения бухгалтерского учета в компании произошли положительные изменения. Формировать отчеты получается значительно быстрее и проще: ошибки в налоговых декларациях, которые приходилось исправлять в старой программе, теперь исключены. Это относится и к расчету зарплат сотрудников.
Сам процесс ведения учета в компании стал более качественным и прозрачным из-за распределения зон ответственности между сотрудниками, подключенными к программе. На основе этого также наладилось взаимодействие с ростовским отделом продаж. Конечно, понадобилось время, чтобы привыкнуть к новым алгоритмам работы и освоить новые инструменты в «1С:Комплексная автоматизация». Благодаря поддержке специалистов центра сопровождения ГК «Гэндальф», сделать это удалось без ущерба для работы».
Система взаимоотношений с многочисленными партнерами - 288 федеральных дилеров, в «Технологиях света» теперь ведется в программе «1С:CRM 2.0», также синхронизированной с другими системами учета в компании. Наличие информационной базы с подробной характеристикой о каждом клиенте, расширенной аналитикой по конкретному субъекту сделало возможным проводить глубокий анализ продаж и снабжения. Специально для предприятия был разработан нетипичный документооборот, отвечающий особенностям работы компании. Данная система настроена на обмен входящими и исходящими документами с крупнейшим дилером компании - ЗАО «ЭТМ», что позволяет передавать информацию по стандартным формам с наименьшими трудозатратами.
В ООО «Технологии света» работают всего 68 человек, включая собственников, менеджеров и рабочих. Несмотря на это, предприятию удается взаимодействовать с большим количеством контрагентов на всей территории РФ и СНГ. Современные программные продукты по управлению предприятием обладают достаточным аналитико-учетным функционалом, который позволяет вести учет при относительно небольших трудозатратах и с наименьшими проблемами. В то же время корректная работа таких программ зависит от профессионализма сотрудников центра сопровождения.
