Компания «Энерготранс» работает на рынке грузоперевозок Казани с 1985 года. Сегодня это крупное, современное и динамично развивающееся предприятие.
Автопарк предприятия включает более 700 единиц грузовой, автобусной и спецтехники, а площадь территории охватывает свыше 40800 м. кв. Организация дает работу почти 900 сотрудникам и выполняет доставку грузов любой сложности по всей России. На предприятии имеется собственный ремонтный цех, который не только обслуживает автотехнику компании, но и предоставляет услуги ремонта другим организациям.
Компании требовалась модернизация учетной системы. На ввод данных в используемые учетные программы и подготовку отчетности бухгалтерия и экономический отдел затрачивали большое количество времени, что не позволяло руководству оперативно получать актуальные данные о состоянии дел на предприятии. Необходимо было обеспечить эффективную работу всех подразделений и отделов, ускорить и упростить сбор и анализ данных. Требовалось получать информацию о доходности каждой единицы техники, чтобы сократить издержки и повысить прибыльность, вести автоматический расчет стоимости перевозок по сложным маршрутам с учетом нескольких тарифов, времени простоя и других условий.
Начальник отдела АСУ, Фарид Галяутдинов, положительным образом отзывается о работе специалистов «Первого БИТа»:
«Комплекс программных продуктов, внедренный компанией «Первый БИТ», позволил значительно поднять эффективность бизнес-процессов, связанных с учетом транспортных средств, ГСМ, ремонтов, работы персонала и многих других. Мы получили надежную и современную систему, которая дает возможность анализировать деятельность предприятия, снижать издержки и повышать прибыль. Актуальные отчеты помогают своевременно принимать управленческие решения».
Но «Первый БИТ» не боится трудных задач:
«Когда мы впервые встретились с руководством компании «Энерготранс», стало понятно, что перед нами стоит большая и сложная, но при этом очень интересная задача», - говорит Гузель Абдуллина, руководитель проектного отдела, - Нас удивило, что столько работы делалось сотрудниками вручную. Основной задачей проекта стала автоматизация максимального количества бизнес-процессов компании, оперативное предоставление достоверных данных руководителям, а также полная автоматизация расчета зарплаты сотрудникам с учетом ключевых показателей эффективности их работы. На основе отчетов, которые дает программа, руководство принимает довольно много управленческих решений, что позволило повысить прибыльность компании. По окончании проекта существенно сократилось время на подготовку отчетности как регламентированнной так и управленческой. руководство приняло довольно много управленческих решений, что позволило повысить прибыльность компании.
Мы можем гордиться этим проектом!
Цели и задачи проекта.
Создать единое информационное пространство предприятия, охватывающее все отделы и подразделения, и обеспечивающее оперативный доступ к актуальным данным в любое время.
Свести к минимуму ручной труд при ведении учета.
Исключить влияние человеческого фактора на учетные процессы и повысить их точность.
Наладить получение сведений о доходности каждой единицы техники.
Поднять эффективность регламентированного и кадрового учета, повысить точность расчета заработной платы.
Обеспечить надежный учет данных по расходу ГСМ и ремонтам.
Предоставить руководству инструменты контроля за деятельностью предприятия и финансами.
Описание проекта.
Учет процессов специалисты предприятия вели в нескольких не связанных между собой программных решениях, а также с использованием электронных таблиц Excel. Значительное количество времени отнимал ручной ввод в базы данных программ и подготовка регламентированной отчетности. Отсутствовала возможность оперативно сформировать управленческие отчеты для руководства. Сложности возникали также с аналитическими отчетами, расчетом эффективности и доходности по каждой единице техники. Доступ к информационным базам имелся не у всех подразделений предприятия. Обмен данными между сотрудниками разных отделов требовал дополнительных затрат времени и усилий. Сведения о ремонтах передавались из ремонтного цеха в бухгалтерию предприятия в бумажном виде и вручную заносились в базу данных. Учет расхода топлива велся по чекам АЗС. Часть информации приходилось дублировать в разные системы, что повышало риск ошибок, связанных с человеческим фактором.
Компании требовалось объединить все учетные процессы в едином информационном пространстве, свести к минимуму ручные операции и предоставить доступ к актуальным данным специалистам всех подразделений в соответствии с их задачами. Кроме того, необходимо было обеспечить возможность оперативного анализа финансово-экономической деятельности предприятия, наладить расчет стоимости услуг по каждой единице техники, автоматизировать расчет заработной платы, повысить точность учета ГСМ и расходов на топливо.
В качестве основы проекта был выбран комплекс программных продуктов «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8». Для выполнения внедрения руководство пригласило специалистов компании «Первый БИТ».
Система была установлена и настроена на 50 рабочих местах в бухгалтерии, экономическом отделе, отделе кадров, ремонтном и транспортном цехах. Программные решения объединены в общее информационное пространство, что позволило наладить доступ к актуальным данным всем автоматизированным подразделениям. Учетная информация из старых баз перенесена в новую систему.
Учет автотранспорта налажен в программе «1С:Управление автотранспортом ПРОФ». При создании новой карточки транспортного средства автоматически формируется соответствующая запись в «1С:Управление производственным предприятием» с необходимой аналитикой по расходам на машину, включая ГСМ, ремонты, обслуживание и запчасти, а также услуги мойки и стоянок, штрафы, лизинг и другие. Это дает возможность автоматизировать получение точных и актуальных данных по расходам в разрезе единиц техники.
Сотрудники ремонтного цеха самостоятельно вносят подробные сведения о проведенных ремонтах, техобслуживании и профилактических работах. Такая организация работы ускорила выполнение учетных процессов и повысила их точность, а также снизила нагрузку на бухгалтеров. Автоматический импорт данных о заправках от процессинговых центров заправочных станций усилил контроль за расходованием бензина и обеспечил точный учет топлива.
В программе сохраняются данные путевых листов водителей. Это позволило автоматизировать вычисление стоимости сложных маршрутов с учетом нескольких тарифов, времени простоя и других условий. Информация об отработанном времени водителей используется в «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» для расчета заработной платы, отпускных и других выплат.
С помощью «1С:Управление производственным предприятием» специалисты бухгалтерии и экономического отдела получают актуальную регламентированную отчетность, отчеты по ГСМ и ремонтам, формируют сметы затрат и собирают данные управленческого учета для руководства. С учетом специфических потребностей компании был доработан и детализирован «Маржинальный отчет» в программе «1С:Управление автотранспортом ПРОФ». Отчет позволяет выявить прибыльность по каждому заказчику и каждой единице транспорта. Используя эти сведения, работники могут использовать для более выгодных заказов более дешевый вид транспорта, повышая прибыльность и экономя ресурсы. Кроме того, программные продукты позволяют детализировать косвенные расходы предприятия, сделать их более прозрачными и выявить возможности для снижения затрат.
Система дала возможность существенно ускорить выполнение многих бизнес-процессов предприятия, связанных с учетом автотехники, ремонтов и расходов на топливо, получением регламентированной и управленческой отчетности. Исключена необходимость повторного ввода данных, минимизировано негативное влияние человеческого фактора. Компании предоставлены инструменты для контроля за издержками, которые помогут руководству сократить финансовые затраты и повысить прибыльность.
В настоящее время специалисты интегратора оказывают предприятию услуги абонентского сопровождения.
Результаты проекта.
• Создано единое информационное пространство, обеспечивающее работу сотрудников разных подразделений с актуальными и точными данными;
• Полностью исключен повторный ручной ввод данных;
• На 80% снижено количество ошибок, связанных с человеческим фактором;
• Значительно повышена точность учета всех процессов, связанных с транспортом, грузоперевозками, ремонтами, ГСМ и личным составом предприятия;
• Расчет заработной платы сотрудникам ускорен с 5 дней до 4 часов. Существенно повышена его точность за счет автоматического учета отработанного времени водителей и других параметров;
• Формирование регламентированной отчетности ускорено в 7 раз;
• Многократно ускорено получение отчетов по ГСМ и ремонтам, а также сметы затрат;
• Налажено получение управленческой отчетности, которая помогает руководству контролировать деятельность компании и своевременно принимать решения, а также повышать прибыльность на 38%.
