Специалисты «Antegra consulting» провели анализ деятельности департаментов продаж и логистики в торговой компании «Koopman International Rus», в результате которого была разработана общая оптимальная модель движения документов и успешно внедрена на базе программного продукта «1С:Управление торговлей 8».
Для повышения эффективности торговой деятельности компания «Koopman International Rus», осуществляющая оптовую торговлю непродовольственными товарами широкого потребления, обратилась в «Antegra consulting».
Специалисты «Antegra consulting» предложили Заказчику построение оптимальной и прозрачной системы информационного обеспечения отдела продаж как один из вариантов решения задачи.
Проект построения и внедрения эффективной системы информационного обеспечения торговой деятельности в компании «Koopman International Rus» был разделен на три этапа:
Первый этап - анализ бизнес-процессов и текущего документооборота департаментов продаж и логистики.
В результате анализа специалистами «Antegra consulting» были выявлены области, требующие оптимизации и разработаны соответствующие рекомендации:
• Для оптимизации работы с базой договоров Заказчику была предложена разработка типовой формы договора, после чего распечатка договора будет занимать несколько секунд. Реквизиты клиента заносятся один раз в «клиентскую» карточку и подставляются в печатную форму автоматически.
• Для снижения риска потери каких-либо внешних файлов Заказчику был предложен механизм модификации пользователями договоров, для того чтобы в случае необходимости учесть пожелания пользователей, корректировать текст договора и сохранять измененный макет в карточке клиента. Все подписанные договоры, типовые, модифицированные, по формам клиентов, можно будет сканировать и сохранять в программе в карточке клиента. Таким образом, вся информация, договорные документы, реквизиты, информация о продажах будет храниться в одной системе и пользователь может в любой момент к ней обратиться.
• Для сокращения временных затрат на управление документацией все шаблоны документов, регламентирующие отношения с покупателями, печатные формы которых не меняются или меняются незначительно, рекомендуется хранить в информационной системе для автоматической подготовки и разработать методологию по их хранению.
• Для минимизации риска возникновения ошибок в документах реализации при доставке товаров Заказчику в несколько этапов рекомендовано автоматизировать загрузку информации о заявке из файлов MS Excel в программу «1С:Управление Торговлей 8».
• Для решения проблемы согласования цен предложения для заказчика в случае сотрудничества с разными подразделениями одного заказчика предложено разработать механизм ведения учета предложений в разрезе подразделений и механизм хранения цены предложения для заказчика в целом. Если сотрудник все же введет цену отличную от зафиксированной, предупреждать его об этом и предлагать зафиксировать новую цену или оповестить ответственного за установку цен. Это позволит в дальнейшем избежать ошибок при подстановке цен в коммерческие предложения и значительно сократит затраты по формированию оферт.
• Для сокращения трудозатрат по выставлению счетов Клиентам, специалистами «Antegra consulting» предложено формировать печатную форму счета сразу с подписью и печатью в системе «1С:Управление торговлей 8». Для отправки сканированного варианта счета нет необходимости "живой" подписи и печати. Также возможно сразу формирование печатной формы в графическом формате, чтобы миновать процедуру сканирования. В этом случае требуется механизм визирования и оповещение пользователей, чтобы распечатать счет после согласования с ответственным лицом/лицами.
• Для оптимизации процесса отгрузки товаров Заказчику предложено ввести в систему «1С:Управление торговлей 8» дополнительный документ «Отгрузки», заполняемого совместно отделом логистики и отделом продаж, в котором отображается текущее местонахождение товара. По этой информации отдел продаж может запланировать предполагаемую дату реализации, а так же по факту достижения грузом статуса «Получено» запустить бизнес-процесс реализации товара заказчику. Автоматизация данного бизнес-процесса и перенос его в единое информационное пространство позволит избежать потери и искажения информации при коммуникациях между отделами продаж и логистики, сократить время пребывания товаров на складах, распланировать даты отгрузок товара заказчикам.
Второй этап - на основании проведенного анализа и предложенных рекомендаций была построена оптимальная общая модель движения документов.
Третий этап - Внедрение разработанной модели движения документов в департаментах продаж и логистики на базе программного продукта «1С:Управление торговлей 8».
Результаты внедрения системы информационного обеспечения торговой деятельности компании «Koopman International Rus»:
1. повысилась скорость реакции на обращения клиентов;
2. повысилось качество и контроль за доставкой товаров;
3. повысилась лояльность существующих клиентов за счет возможности отслеживания всей истории взаимоотношений с клиентами, исключения потери заявок клиентов и предоставления корректной документации.
Все оказанные услуги сертифицированы на соответствие международному стандарту ISO 9001:2000.
