Компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) автоматизировала учет и управление крупного производителя ветеринарных препаратов Центрально-Черноземного региона - Компания «Агрофарм». Предприятие занимается оптовой и розничной торговлей ветеринарными препаратами и инструментарием через собственную региональную сеть аптек и широкую сеть партнеров. Единое информационное пространство создано на базе решений «1С:Управление торговлей 8», «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и Управление персоналом 8». В ходе проекта было автоматизировано более 45 рабочих мест. Основные результаты проекта - сокращение затрат на управление розничной сетью, улучшение контроля взаимоотношений с дебиторами, повышение скорости подготовки регламентированной отчетности на 30%, оптимизация управления складскими запасами.
Компания «Агрофарм» более 18 лет работает на рынке ветеринарных препаратов. Компания не только производит свыше 150 наименований ветеринарных препаратов, но и занимается оптовыми продажами более 8000 наименований ветеринарных препаратов и инструментария отечественных и зарубежных производителей. Компания «Агрофарм» располагает мощной исследовательской базой и научным потенциалом, осуществляет системный мониторинг хозяйств (диагностика, лечение, профилактика заболеваний) и лабораторные исследования, сотрудничает с партнерами по всей территории России и в странах зарубежья. Так же компания развивает розничную сеть ветеринарных аптек в Центрально-Черноземном регионе.
До начала проекта комплексной автоматизации на предприятии использовалась самостоятельно разработанная информационная система, производительность и функционал которой перестали удовлетворять потребностям организации. Руководство компании приняло решение о внедрении комплексной системы, позволяющей в едином информационном пространстве вести учет торговых операций, бухгалтерский, налоговый и кадровый учет.
В качестве партнера по автоматизации был выбран Воронежский филиал компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ). После проведения детального анализа бизнес-процессов компании «Агрофарм» для реализации проекта были выбраны решения «1С:Управление торговлей 8», «1С:Бухгалтерия Предприятия 8» и «1С:Зарплата и Управление персоналом 8», так как они удовлетворяли требованиям заказчика к функционалу и срокам внедрения.
В ходе выполнения работ были автоматизированы следующие участки:
• Управление закупками;
• Управление продажами;
• Управление запасами (складской учет);
• Управление денежными средствами (касса и банк);
• Управление взаиморасчетами с контрагентами;
• Расчет заработной платы;
• Бухгалтерский и кадровый учет.
Настроен обмен данными между «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Бухгалтерия 8», что позволило передать функции по вводу первичной информации от сотрудников бухгалтерии непосредственно на места возникновения данных. В результате ухода от двойного ввода данных к минимуму сведен риск возникновения ошибок. Оперативно получаемые достоверные данные используются для формирования регламентированной отчетности, скорость подготовки которой возросла на 30%.
В рамках единой информационной системы организованы специализированные «Автоматизированные рабочие места» (АРМ), что позволяет сконцентрировать «в одном окне» все необходимые для пользователя функциональные возможности системы. Так, из «АРМ отдела сбыта» можно одновременно работать с пятью заказчиками, оперативно просматривать цены, остатки и количество ближайшей ожидаемой поставки препаратов. Помимо этого, предусмотрена возможность отложить заказ для принятия решения по его комплектации позднее. В этом же «АРМ» менеджер просматривает данные и о поступивших платежах, состоянии отгрузок по заказам, поступлении товаров по заявке в отдел снабжения.
Особое внимание в «АРМ отдела сбыта» уделено контролю дебиторской задолженности заказчиков. В удобной для менеджера и руководителя форме выводятся данные об общей и просроченной задолженности, а также о задолженности, срок погашения которой наступает на следующий день. Это позволяет своевременно «напомнить» контрагенту о долге и помогает компании «Агрофарм» сокращать объем дебиторской задолженности.
Особенностью бизнеса «Агрофарм» является управление несколькими складами. Все товары на складах распределены по местам хранения. Создание единого информационного пространства для сотрудников различных отделов позволило унифицировать справочную информацию и обеспечить централизованное управление данными, а также получать достоверные сведения о запасах на складах в разрезе серий, сроков и мест хранения препаратов. Это позволяет значительно уменьшить время комплектования отгрузки товаров по расходным документам. На практике это выглядит так, что заведующий складом видит так называемую «Сборку» с перечнем отгружаемого товара, сборка распечатывается раздельно по местам хранения. Каждый работник склада получает такую распечатку и собирает свою часть. Здесь же, в «Сборке», заведующий имеет возможность внести корректировки по объему или сериям товаров, что будет автоматически отображено в предшествующих документах. В результате эффективность управления складскими запасами существенно возросла, работать с заказами теперь гораздо удобнее.
Использование АРМ «Сеть Аптек» позволяет:
• подбирать товар по справочнику товаров;
• подбирать товары по предварительной заявке аптек простым «перетаскиванием» заявки в окно формирования заказа;
• комплектовать аптеки на основе «товарной матрицы», предварительно сформированной с использованием механизма «Анализ данных» программ 1С;
• формировать весь необходимый пакет документов для снабжения аптек «по одной кнопке»;
• резервировать товары, оформлять сделки по предварительной заявке покупателей, сформированной в удаленной аптеке.
Работа в розничных точках (аптеках) также организована на основе АРМ:
«АРМ провизора - кассира» позволяет распечатать сертификаты на препараты, что удобно для предоставления данной информации по запросу покупателей. Также можно подобрать товары как ручным подбором по справочнику, так и с использованием сканера штрих-кода, начислить скидку по дисконтной карте или зарегистрировать новую карту, оформить как продажу, так и возврат товаров, закрыть кассовую смену. «АРМ заведующего аптекой» позволяет создать «заготовку» будущего документа «Чек ККМ», это помогает повысить скорость обслуживания покупателей в «часы пик». Здесь же формируется заявка на товары для центрального офиса, приходуется поступивший товар, формируются документы для электронного обмена. Не выходя из АРМ, можно просмотреть архив приходов товара, архив чеков ККМ и детально анализировать результаты продаж.
Благодаря «1С:Предприятию 8», внедрена единая система ценообразования, позволяющая оперативно реагировать на изменение закупочных цен поставщиков. Это необходимо для того, чтобы избежать «неконтролируемого» изменения цен. При поступлении товаров проводится анализ изменения закупочных цен и рассчитывается «прогнозируемая» розничная цена, которая сравнивается с существующей (ценовой мониторинг ведется постоянно). Пользователь имеет возможность самостоятельно, с учетом уровня цен на региональном рынке, решить на какие товары следует изменить цены. Обновленный прайс-лист рассылается в розничные точки, а использование в аптеках механизма задач не позволит «забыть» об изменении цен.
Для компании «Агрофарм» это важно потому, что сеть аптек работает в разных городах, где цены отличаются друг от друга. Например, заведующий аптекой в Липецке видит в единой системе информацию о повышении или понижении цен в Воронеже, сравнивает новую цену с «местной» и принимает решение об изменении цен в своей аптеке.
