Компания БИТ завершила проект автоматизации лидера топливного рынка Северо-Запада РФ – холдинга «Фаэтон». В единую систему на базе «1С:Управление производственным предприятием 8» объединены более 60 АЗС по Северо-Западному региону и головной офис компании, автоматизировано 80 рабочих мест. В числе результатов проекта руководство компании «Фаэтон» отмечает увеличение продаж, улучшение финансового планирования, усиление контроля за оборотом топлива, снижение непредвиденных расходов.
Федеральная топливная сеть «Фаэтон» входит в тройку лидеров топливного рынка на Северо-Западе России и насчитывает более 200 АЗС, из них 60 – в Санкт-Петербурге и области, остальные - в ключевых городах России, таких как Москва, Волгоград, Новгород и другие. Расширяя собственную федеральную сеть, компания инвестировала более 13 миллиардов рублей на запуск 230 АЗС в 28 регионах России.
Кучер Андрей Викторович, директор службы технического развития компании «Фаэтон» комментирует предпосылки автоматизации: «Возникла необходимость в создании мощной информационной системы с возможностью ее тиражирования впоследствии по другим регионам нашего присутствия». Было принято решение о переходе на новую систему ERP-класса «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП) на базе «1С:Предприятия 8». В связи с высокой сложностью проекта в качестве исполнителя по многим рекомендациям была выбрана компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ), Петербургское подразделение.
В результате создана комплексная информационная система, которая объединила в себе данные о деятельности каждой из 60-ти АЗС компании на Северо-Западе РФ, позволила вести учет всей торгово-закупочной деятельности компании по региону. Автоматизированы подсистемы: управления денежными средствами, управления продажами и CRM, управления закупками и запасами. Под специфику деятельности топливной сети специалистами компании БИТ была разработана дополнительная подсистема учета купли-продажи ГСМ. Внедрение проекта позволило компании:
• улучшить взаимоотношения с контрагентами
По результатам проекта существенно улучшена работа компании с поставщиками ГСМ. В системе осуществляется мониторинг и анализ предложений от поставщиков – выбираются лучшие кандидаты по условиям и качеству продукции. Автоматически формируется график оплат поставщикам по датам. Благодаря автоматизации сложной системы взаиморасчетов оперативно создаются отчеты по отсроченной и просроченной кредиторской задолженности. Это обеспечило контроль за расходованием денежных средств и позволило улучшить финансовое планирование.
• управлять закупками, движением и хранением ГСМ
На основании графика взаиморасчетов с поставщиками в системе формируется график закупок, выстраиваются детальные планы закупок и продаж. Автоматизирован сложный процесс учета ГСМ в пути. При транспортировке и хранении товара в компании осуществляется контроль массы и объема топлива. Автоматизирован учет хранения ГСМ на нефтебазах, настроен канал пересылки данных о реальных наливах (отгрузках) с локальных систем учета на нефтебазах покупателям и перевозчикам. Все это обеспечило компанию точной оперативной информацией о наличии, обороту и остатках ГСМ, позволило пресечь несанкционированный забор топлива с использованием поддельных документов, повторного предъявления доверенностей на вывоз топлива и пр., обеспечило высокий уровень контроля запасов ГСМ в целом. В зависимости от полученных данных ведется расчет реальной себестоимости бензина, формируется его конечная цена.Все это помогло значительно снизить топливные издержки компании.
• управлять продажами компании и привлекать новых клиентов (CRM)
С учетом отраслевой специфики в системе автоматизированы следующие виды продаж: розничные продажи, продажи с отправкой топлива клиентам по ж\д, продажи с доставкой, самовывозом. На основании полученных данных руководство компании формирует отчеты по дебиторской задолженности, строит текущий и годовой планы продаж, контролирует финансовые поступления, ведет анализ продаж отдельных видов топлива. Для лучшего контроля дебиторской задолженности и повышения прозрачности инфомрации по взаимодействию с корпоративными клиентами в компании настроен обмен данными с существующими системами учета обращения смарт-карт, топливных талонов, билетов. Теперь в системе можно отследить продажи, отгрузки топлива, производится автоматическая выписка счетов компаниям с постоплатными системами расчетов. Использование новой системы обеспечило и удобство работы менеджеров по продажам. Новые рабочие места менеджеров целесообразно организованы для быстрого поиска необходимой для переговоров с клиентами информации. Система фиксирует все контакты с клиентами, в т.ч. переписку и позволяет отслеживать эффективность работы каждого из менеджеров, анализировать результаты выполнения планов продаж. По результатам проекта увеличился приток новых клиентов, продажи компании возросли в полтора раза.
• Проводить анализ цен конкурентов и регулировать ценообразование на АЗС
В системе реализован механизм сбора и сравнения цен на топливо с ценами на АЗС конкурентов. Проводится анализ изменения цен в разрезе географического положения, вида топлива и пр. Это позволило компании всегда владеть оперативной информацией о состоянии цен в занимаемом рынке и своевременно корректировать собственную ценовую политику.
• ежедневно получать оперативные данные о результатах деятельности каждой АЗС
В ходе работ был настроен канал обмена данными с каждой из систем управления АЗС. Это позволило ускорить трансляцию первичных данных и снизить трудозатраты персонала. Автоматизирован и учет деятельности локальных магазинов и кафе на АЗС. Ведется калькуляция блюд, учет прихода и остатков товаров, порционная продажа (в т.ч. напитков). Осуществляется расчет себестоимости блюд, списание товаров, инвернтаризация. Таким образом, руководство компании каждый день получает достоверные данные о работе всех АЗС, это положительно сказывается на планировании развития компании.
«Наша компания получила мощную комплексную систему для управления деятельностью, - комментируя результаты проекта, говорит Санаев Дмитрий Иосифович, начальник отдела информационного развития сети «Фаэтон». – В данной системе поддерживаются все необходимые бизнес-процессы компании, что позволит успешно и с минимальными затратами внедрять ее в других регионах РФ, в которых мы представлены. Специалисты компании БИТ отично справились с поставленной задачей и обеспечили реализацию всех наших требований в системе».
