В Ульяновском государственном университете (УлГУ) завершено внедрение системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов ЕВФРАТ. Для реализации проекта у разработчика программного продукта были приобретены сервер с конфигурацией «Быстрый старт», модуль «Архивариус» и право на одновременную работу 60 пользователей. Внедрение системы осуществлено специалистами ВУЗа.
УлГУ — один из крупнейших образовательных центров Ульяновска, в котором одновременно проходят обучение более 15 000 человек. Штат преподавателей университета насчитывает 1218 человек, из которых 146 имеют степень доктора наук и 603 — кандидата наук. УлГУ — партнер крупнейших предприятий региона, таких как «УАЗ», «Авиастар-СП», «Волга Днепр», НИИ атомных реакторов в Димитровграде (НИИАР), НПО «Марс» и др. Университет также является участником программы «ЕВФРАТ в каждый ВУЗ», в рамках которой Cognitive Technologies бесплатно предоставляет необходимое количество лицензий для внедрения системы электронного документооборота в учебный процесс.
В настоящее время с помощью системы ЕВФРАТ в УлГУ автоматизированы регистрация и рассылка организационно-распорядительных документов, учет входящей и исходящей корреспонденции, а также движение и обработка внутренних документов. В ходе внедрения специалистами университета было создано более 30 типовых маршрутов движения документов, базирующихся на принятых в ВУЗе регламентах работы с документами. Для анализа документооборота и исполнительской дисциплины сотрудников УлГУ были созданы новые журналы, отчеты и аналитические справки. Пользователями системы стали около 200 человек, представляющих 24 подразделения университета.
Автоматизация документооборота УлГУ позволила значительно ускорить движение документов и поднять уровень исполнительской дисциплины сотрудников. В частности, переход на электронный документооборот позволил в 2—3 раза сократить время, затрачиваемое на согласование приказов по личному составу студентов. В дальнейшем специалисты УлГУ планируют подключить к работе в системе ЕВФРАТ другие структурные подразделения университета.
