Обновленная версия системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox включает функционал по управлению неструктурированным контентом корпоративных документов.
Новая функциональность позволяет контролировать использование правильных шаблонов корпоративных документов и наличие в шаблонах документов единообразных необходимых разделов и параграфов, соответствующих корпоративному стандарту подготовки документов.
Для решения этой задачи в системе ведется справочник корпоративного контента, который пополняется текстами из шаблонов корпоративных документов (договоров, приказов, распоряжений, комплектов конкурсной документации и др.) и содержит правильно составленные параграфы, разделы и абзацы для различных категорий корпоративных документов.
Наполнение справочника осуществляется не вручную, а нажатием кнопки, копирующей параграфы из корпоративных документов в справочник, чтобы исключить ошибки ручного ввода и сохранять в справочнике не только текст, но и его форматирование.
В процессе подготовки шаблонов документов справочник дополняется, при необходимости изменяются содержащиеся в нем тексты добавлением новых формулировок непосредственно из документов.
Такой справочник фактически отражает и фиксирует корпоративное знание о правильном корпоративном контенте и помогает при разработке новых шаблонов документов.
Данный функционал позволяет проверить любой документ в формате MS Word, в том числе поступивший от контрагентов, на наличие и отсутствие в нем разделов и параграфов из справочника корпоративного контента, чтобы быстро привести его к правильному виду или указать на расхождения в текстах. При этом будут найдены и показаны не только полностью совпадающие со справочником параграфы в документе, но и похожие тексты.
Функциональность позволяет осуществлять с параграфами документа различные действия: просмотреть и сравнить текст параграфа со справочником; добавить в документ параграф из справочника или пополнить справочник текстом параграфа из документа; удалить параграф из документа; добавить, просмотреть или отредактировать комментарий к параграфу с указанием, в каких документах и при каких условиях его необходимо использовать.
Документ также можно просмотреть в html-виде, внести и сохранить изменения в файл непосредственно в браузере.
Новый функционал по управлению неструктурированным контентом корпоративных документов включен в бесплатную версию PayDox Team.
Полнофункциональная версия системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox доступна на официальном сайте системы.
