АО «Botai Development» крупнейший девелопер торговой недвижимости г.Кокшетау и Акмолинской области Республики Казахстан с 1997 года. Под управлением компании торговые объекты: ТРЦ «Рио», торговый дом «Керуен», центр оптовой торговли «Рубин», ТЦ «Орталык базар», рынок «Шайба».
Портфель из нескольких объектов недвижимости требует особого подхода к процессу сопровождения и контроля аренды. Основные проблемы, которые влияли на качество управления объектами - сложность контроля нарушения сроков оплаты и разночтения в определении дебиторской задолженности по бухгалтерскому учету и по условиям договора.
Чтобы решить их и повысить эффективность управления арендой было принято решение о внедрении информационной системы, в качестве основы для которой был выбран продукт «1С:Аренда и управление недвижимостью».
С его помощью необходимо было автоматизировать бизнес-процессы предприятия, связанные с управлением фондом объектов недвижимости, управлением арендой, формированием специализированной аналитической отчетности.
Для работы над проектом привлекли компанию-разработчика «Элиас ВЦ», сотрудники которой решили следующие задачи:
- адаптация отраслевого решения «1С:Аренда и управление недвижимостью» для «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» под законодательство Республики Казахстан;
- ведение единого реестра объектов недвижимости, находящихся на балансе;
- учет договоров аренды с детальными параметрами и характеристиками заключенных договоров;
- формирование реестра договоров аренды;
- реализация механизмов формирования дебиторской задолженности в соответствии с условиями договора;
- расчет и отслеживание сроков оплаты;
- реализация специализированного механизма отсрочки на оплату счетов;
- автоматизация процессов формирования счетов, актов и счетов-фактур по договорам, с пакетной выгрузкой формируемых документов;
- автоматизация процедуры начисления пени при поступлении оплаты;
- учет взаиморасчетов с арендаторами;
- формирование блока управленческой отчетности для эффективного управления отделом аренды;
- обмен с бухгалтерской базой данных.
В конечном итоге внедрение системы на базе продукта «1С:Аренда и управление недвижимостью» обеспечило:
- надежность хранения и структурированность данных;
- актуальность информации по дебиторской задолженности;
- сокращение трудозатрат на формирование документов по аренде;
- оперативность формирования отчетов по условиям договоров.
Все это в совокупности позволило повысить качество принимаемых решений и управления компанией в целом.
Отличительной особенностью проекта стало то, что все работы исполнителем были проведены исключительно в удаленном режиме.
