Обмен электронными перевозочными документами и его автоматизация на предприятии

Все участники логистических операций при перемещении грузов от продавца к покупателю оформляют в бумажном виде документы, которые необходимы для контроля за количеством отгружаемых товаров, перемещением их по маршруту и получения в конечном пункте.

С 1 сентября 2022 года были законодательно закреплены Правила обмена некоторыми необходимыми при перевозках документами в электронном виде (ЭПД— электронные перевозочные документы). К ним относятся транспортные накладные, сопроводительные ведомости, заказы, путевые листы, договора в фрахтования, заказ-наряды.

Участники обмена документами: поставщики, получатели, перевозчики, — осуществляют его через официальных посредников — операторов электронного документооборота (ЭДО) и ГИС (государственную информационную систему).

Как оформляются и передаются ЭПД

Согласно Постановлению Правительства № 931, файлы, входящие в комплект перевозочного документа, нужно оформлять в XML-формате, утвержденном налоговой. Оператор, получив его от организации, направляет файл в ГИС, который обрабатывает и хранит данные и предоставляет сведения в государственные контролирующие органы.

Оператор ЭДО должен быть оформлен Минтрансом. Все участники перевозки груза обмениваются необходимыми документами с идентификаторами только через операторов, которые отслеживают расхождения и ошибки в документах, и возвращают их обратно на исправление при необходимости.

Пример оформления товарно-транспортной накладной

Например, грузоотправитель направляет оператору электронную товарно-транспортную накладную в соответствии с утвержденной формой, предварительно визируя ее электронной квалифицированной или неквалифицированной подписью. Оператор передает документ вначале в ГИС, затем, при отсутствии неточностей, накладную получают перевозчик и получатель. Водитель ставит ЭП под документом на планшете, подтверждающую, что он принял груз, отправляет оператору, затем документ видит в сервисе и подписывает перевозчик. Аналогично проходит получение ЭТТН покупателем груза.

Таким образом, каждая операция по оформлению документов проходит через оператора и фиксируется в ГИС.

К кому обратиться для составления и обеспечения оборота ЭПД?

Компания ГК “Астрал” имеет многолетний опыт разработки и внедрения ПО и предоставляет сервисы, которые позволяют использовать ускоренный и автоматизированный обмен электронными перевозочными документами на базе 1С (программа 1С-ЭПД) и API для обмена ЭПД.

Чтобы узнать подробнее о данных решениях, нужно оставить заявку на сайте компании, сотрудники свяжутся с вами в ближайшее время.