Как избежать ошибок при организации командировок

На организацию командировок руководство компании, как правило, тратит довольно большую сумму денег. Расходы обычно состоят из покупки билета, оплаты за проживание, питание и пр. При этом большинство компаний допускают одни и те же ошибки, которые становятся причиной необоснованных трат и расходов. В статье расскажем о них, а также дадим советы и рекомендации, которые позволят вам избежать их.

Кстати, если в вашей компании командировки - частое явление, то можете использовать сервис бронирования командировок. Так вы сможете оптимизировать бюджет, автоматизировать бронирование отелей, покупку и оплату билетов.

Организация командировок: распространенные ошибки

Первая и самая распространенная ошибка - отсутствие четкой тревел-политики. Последняя представляет собой корпоративный документ, который отражает правила организации командировок. Без него сотрудники сами будут решать, когда подавать заявку на поездку, какие билеты покупать и пр. - в общем, будет хаос в компании, который приведет к необоснованным тратам.

В тревел-политику нужно включить следующие положения:

• сроки подачи заявок на командировки;
• правила, по которым нужно оформлять поездки: чеки, отчеты и пр.;
• лимиты на стоимость билетов и отелей.

Вторая ошибка - слабый контроль расходов или его полное отсутствие. Например, сотрудники могут выбрать дорогой билет, или же попросить повысить класс номера по приезду в гостиницу. Все это со временем способствует потере средств.

Третья ошибка - отсутствие четкого графика поездок. Командировки в этом случае организуются спонтанно, что тоже приводит к "сливу" бюджета. Например, билет на завтрашнюю поездку может стоить очень дорого. Но этот же билет можно купить за месяц до поездки на 50% дешевле. Это позволит здорово сэкономить.

Как избежать этих ошибок

Все ошибки, о которых мы рассказали выше, можно избежать с помощью всего лишь одного шага - автоматизация командировки. Это то самое решение, которое позволит и навести порядок в тревел-политике компании, и сэкономить деньги. Для автоматизации поездок можно воспользоваться сервисом "ППР командировки".

Преимущество этого сервиса в том, что налаживается четкая связь между сотрудником и руководством. При выборе билетов, отелей и пр. сотрудник обязательно согласовывает все шаги с руководством и ждет одобрения - причем все это делается в рамках одной лишь программы в электронном виде (не нужно возиться с бумагами). Таким образом руководство будет всегда в курсе расходов на командировки.