Преимущества внедрения электронного архива на предприятии

С каждым днем интерес к системам электронных архивов все больше возрастает. Это связано с внедрением программы Электронного правительства в 2010 году и с возможностью оформлять первичную и сводную документацию как в бумажном, так и в электронном виде. Создание архивов скан-образов финансовых и бухгалтерских документов – одно из самых популярных направлений IT в последнее время.

Изучение справочной информации поможет Вам более полно оценить преимущества внедрения ЭА на предприятии.

Если у Вас достаточно крупная организация, то Вам знакома утомительная процедура передачи подтверждающих документов к квартальной отчетности в Налоговую инспекцию.

При таком подходе к документообороту встает вопрос хранения и управления массивами бухгалтерской документации. Эксперты компании BSoft Ростов-на-Дону считают, что для решения этих задач целесообразно внедрение электронного архива как комплексной системы хранения данных с возможностью поиска и формирования комплекта документов для подготовки отчетности по запросам налоговых органов, инспекций по труду и т.п.

Выдержка из ФЗ от 27.07.2010 №229-ФЗ

"Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком."

При сканировании большого количества новых документов возникает проблема их классификации и структурирования. Мы предлагаем решить эту задачу путем использования системы ABBYY FlexiCapture – специализированного ПО, который позволяет автоматически извлекать атрибутивные и иные (например, табличные) данные из документов (все формы отчетности, банковские документы и т.д.), например дата и номер документа, поля из шапки документа, тип документа и т.д. Процесс атрибутирования не требует ручного ввода атрибутов, оно происходит автоматически – необходимая область текста выделяется мышью, после чего выбранное слово отображается в соответствующем поле карточки скан-образа. В процессе «залпового» ввода документов в архив, особенно в рамках ретроконверсии, возникает необходимость оптимизации процесса атрибутирования, поэтому целесообразно применение автоматического способа индексирования финансово-бухгалтерских документов.

Проведение массового сканирования и атрибутирования документов прошедших периодов (ретроконверсия) требует привлечения обученных специалистов: операторов сканирования, верификаторов, операторов станций индексирования и т.д. Поэтому в большинстве случаев проведение ретроконверсии собственными силами нецелесообразно. BSoft Ростов-на-Дону предоставляет полный спектр услуг, связанных со сканированием и размещением документов в электронных архивах. Квалифицированные специалисты, используя в своей работе профессиональное оборудование и специализированное ПО, помогут в сжатые сроки совершить первоначальное наполнение электронного архива Вашей компании.

Таким образом, в электронном архиве размещается связка скан-образа и его карточки, что впоследствии поможет осуществить поиск нужных документов по определенным критериям.

При численности Вашей компании до 30 человек мы рекомендуем самый сбалансированный вариант внедрения электронного архива от BSoft Ростов-на-Дону «Стандарт». Для крупных организаций, предъявляющих особые требования к надежности и быстродействию систем управления, мы предлагаем наиболее мощную из типовых архитектур — вариант «Премиум». Построение надежного отказоустойчивого решения безбумажного документооборота для большой компании потребует включения в архитектуру ЭА дополнительных серверов, СХД («Системы Хранения Данных») и выделенного сервера приложений, которые включены в комплектацию «Премиум» от BSoft Ростов-на-Дону.

В рамках внедрения электронного архива эксперты BSoft Ростов-на-Дону проведут обучение сотрудников Вашей организации. В процессе обучения Вам помогут материалы для самостоятельного ознакомления - демонстрационные обучающие ролики и встроенная справка.

Специалисты BSoft Ростов-на-Дону помогут Вам составить электронный каталог содержимого вашего бумажного архива, что позволит наладить учет поступивших на хранение дел. Благодаря использованию технологии штрихового кодирования Вы сможете сэкономить время при решении таких задач, как ведение журнала выдачи и возвратов дел, уничтожение бумажного архива, инвентаризация архива и срочная подготовка дел к передаче в Архивный Фонд РФ.

Применение штрихкодовых наклеек для идентификации внутренних и внешних документов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции (прикрепление скан-образа к проводке в учетной системе или разделение сканируемого потока документов на отдельные многостраничные документы).

Если поток первичной документации вашей организации достаточно высок и много времени уходит на ручной ввод данных, целесообразно интегрировать ЭА с учетной или ERP-системой вашей компании (1С, SAP, ERP и т.д.). В зависимости от особенностей Ваших бизнес-процессов мы разработаем наиболее эффективный способ взаимодействия электронного архива с учетной системой.

Процесс внедрения электронного архива компанией BSoft Ростов-на-Дону может включать в себя не только проектирование структур хранения документов в ЭА, но и разработку Номенклатуры дел Вашей компании.

С помощью системы электронного архива в варианте распределенного ввода документов может быть организован оперативный сбор документов из филиалов крупных компаний и их последующее хранение. Все операции, связанные со сканированием и прикреплением документов в учетных системах максимально автоматизированы. Уже через 3-5 минут изображение отсканированного документа из филиала может быть доступно бухгалтеру централизованной бухгалтерии.

Удаленное использование подразделениями электронного архива и его интеграция с учетной системой (УС) может быть осложнено из-за отсутствия постоянного доступа филиалов к информационным ресурсам центрального офиса. Специалисты BSoft Ростов-на-Дону в рамках предпроектного обследования проанализируют особенности Вашей сетевой инфраструктуры и существующего порядка информационного взаимодействия и разработают оптимальный вариант централизованного или распределенного внедрения ЭА.