NaviCon Group автоматизировала для «ТАМАК» документооборот, внедрив Microsoft SharePoint

NaviCon Group завершила проект создания системы электронного документооборота в компании «ТАМАК». Проект реализован на базе Microsoft SharePoint Server 2010.

«ТАМАК» - компания со 100%-ным иностранным капиталом, которая производит современные деревянные дома, цементно-стружечные плиты, а также оказывает проектно-конструкторские и монтажные услуги.

Информационная поддержка деятельности предприятия осуществлялась на платформе 1С: Предприятие 7.7. Система покрывала первоочередные потребности специалистов финансового блока компании. Но оставались нерешенными вопросы грамотной организации и автоматизации документооборота, а также формализация бизнес-процессов внутри предприятия.

Целью проекта было повысить уровень автоматизации на предприятии путем перехода к безбумажному документообороту по основным процессам:

• обеспечить эффективное управление документопотоками на предприятии;

• наладить централизованное хранение документов;

• повысить контроль исполнения работ по документам;

• увеличить продуктивность работы сотрудников;

• облегчить доступ к информации для принятия управленческих решений;

• обеспечить информационную безопасность предприятия.

Выбор системы и компании, которая будет заниматься ее внедрением, был достаточно длительным и сложным. Для определения оптимального решения руководителем отдела информатики предприятия были изучены все известные на сегодняшний день на рынке платформы. В результате выбрали Microsoft SharePoint, благодаря ее широким функциональным возможностям, которые позволяют решать не только классические задачи документооборота, но и ряд не менее важных для предприятия проблем, в частности, возможность web-доступа и т.д.

Проект можно разделить на две взаимосвязанные составляющие: автоматизация основного производственного процесса предприятия и административных процессов.

В рамках основного производственного процесса автоматизированы следующие работы:

• обработка заявок от клиентов;

• согласование договора с клиентом;

• цикл прохождения заказа клиента от подписания договора до отгрузки продукции со склада или монтажа дома на месте;

• управление качеством: акты контроля качества продукции, претензионная работа.

Был полностью автоматизированы административные процессы, традиционные для документооборота:

• регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции;

• согласование и выпуск Приказов и распоряжений, процедуры ознакомления с ними;

• система управления поручениями;

• согласование заявок на оплату, включая интеграцию с 1С: Предприятие 7.7.

Предприятие «ТАМАК» получило единое информационное пространство, в котором можно обмениваться информацией, согласовывать документы и осуществлять другие виды командных работ, независимо от местонахождения сотрудников. В результате проекта большинство процессов предприятия теперь выполняются электронным способом. Среди полученных преимуществ наиболее важны следующие:

• Ощутимо сократилась длительность бизнес-процессов, повысилась эффективность работы сотрудников.

• Создан механизм контроля, который позволяет отслеживать изменения, внесенные в документ: т.е. в любой момент можно установить, кем, когда и какие изменения в документ были внесены.

• У руководства предприятия появилась возможность оптимизировать время сотрудников на реализацию конкретных бизнес-процессов, благодаря механизму получения отчетности по временным затратам каждого специалиста на определенную операцию, к примеру, согласование договоров.

• Внедренное решение предоставляет возможность отслеживания статуса документов при прохождении цепочки согласования, что значительно экономит время сотрудников.

• Еще одним преимуществом использования Microsoft SharePoint является повышение степени безопасности хранения документов, благодаря размещению их на сервере.

В результате проекта автоматизировано более 100 рабочих мест.

Подводя итоги проекта, Дмитрий Бычков, Финансовый директор предприятия отметил: «Наша цель – современное конкурентноспособное предприятие. Мы инвестируем значительные средства в развитие производства. Вложение в ИТ мы также рассматриваем как возможность повысить эффективность работы сотрудников. Внедрение SharePoint как платформы автоматизации внутренних процессов – большой шаг вперед на этом пути».

«Проект на предприятии «ТАМАК» выгодно отличается от многих проектов по внедрению SharePoint, цели которых определены нечетко, отдача неясна. С самого начала Заказчик ставил акцент на комплексный характер автоматизации бизнес-процессов, эффективность использования системы. Успешный результат проекта стал возможен, благодаря комплексу факторов: четкой постановке целей проекта, гибкой методологии внедрения и слаженной работе общей проектной команды» - Андрей Замыслов, руководитель департамента Microsoft CRM и MOSS компании NaviCon Group.