Электронная система документооборота

Аутсорсинговое подразделение группы BDO внедряет систему электронного документооборота с клиентами. Решение, предложенное ведущим поставщиком решений, связанных с управлением бизнес-процессами, было разработано компанией Hamilton Data Services и будет реализовываться на базе действующего веб-портала BDO.

Предлагаемая Hamilton Data Services Система электронного документооборота работает на базе веб-портала аутсорсингового подразделения группы BDO и позволяет эффективно обмениваться документами с клиентами, используя удаленный доступ по принципу software-as-a service. Первоначальное решение было реализовано подразделением самостоятельно в конце 2010 года, когда с целью повышения уровня клиентского сервиса, когда был разработан личный кабинет для клиентов на базе портала аутсорсингового подразделения BDO, позволяющий обмениваться документами.

Для повышения эффективности взаимодействия и уровня клиентского сервиса, было принято решение по усовершенствованию системы электронного документооборота. Система будет обеспечивать принятие в обработку документов от клиентов, передачу документов и финансовой отчетности от BDO клиенту, контроль прохождения документов на всех стадиях обработки, осуществлять ввод, анализ и структурирование данных в электронном формате, проверять данные и документы, возвращать Клиенту документы на доработку, сохраняя историю взаимодействия. Решение существенно экономит время на процессы обмена документами, позволяет создавать электронные архивы документов, при этом система обеспечивает не только идентификацию и поиск необходимых документов, но высокий уровень защиты информации клиентов посредством технологии Secure Socket Layer (SSL). Доступ в систему осуществляется круглосуточно через Интернет, кроме того клиенты аутсорсингового подразделения BDO получат возможность самостоятельно определять, кому из сотрудников и к какому объему информации может быть предоставлен доступ.

Сергей Тиунов, генеральный директор, аутсорсинговое подразделение группы BDO в России:

- Новое клиентоориентированное решение по автоматизации бизнес-процессов представляет собой современный сервис, которое позволяет не только минимизировать влияние человеческого фактора, но и ускорить деятельность, связанную с принятием решений, что, безусловно, повышает эффективность ведения бизнеса, в целом. Решение по усовершенствованию системы электронного документооборота дает нам возможность предоставлять клиентам услуги с использованием удаленного доступа, что для аутсорсинговой компании, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета, расчета заработной платы, кадрового администрирования и учета очень важно. На наш взгляд, использование этого решения позволит осуществлять эффективное управление и утверждение командировок, авансовых отчетов, закупок материалов для непроизводственных нужд, а также закупок в целях выполнения проектов, утверждением счетов-фактур, администрированием человеческих ресурсов, управлением юридическими, а также другими бизнес-процессами.

Виктория Лаптева, генеральный директор, Hamilton Data Services:

- Компания стратегически подходит к направлению технологий и решений, предоставляя решения, полностью соответствующие потребностям клиента. Услуги и решения основаны на возможности оптимизации рабочих процессов, а также на необходимости в добавлении новых функций к уже существующим и дорогостоящим платформам Планирования ресурсов предприятия (ERP-системы). Мы рады сотрудничеству с компанией BDO, предлагая решения для нее, мы учитывали потребности аутсорсингового подразделения в обеспечении как внутренних потребностей компании, специализирующейся на аутсорсинге учетных функций, так и ее клиентов.