СофтБаланс автоматизировал торговлю и общепит парома «Принцесса Мария»

Завершился проект по автоматизации точек розничной торговли и общественного питания круизного парома «Принцесса Мария». Проект выполнила компания «СофтБаланс», он занял 6 месяцев – от предпроектного обследования до завершения внедрения. Паром принадлежит компании St Peter Line и совершает круизы по Балтийскому морю.
«Принцесса Мария» - круизный пассажирский паром, работающий на линии «Санкт-Петербург – Хельсинки», он рассчитан на 1638 пассажиров и 395 машин. Его торговая сеть состоит из магазина duty-free, магазина по продаже одежды, девяти точек общепита – баров и ресторанов, «шведского стола» для пассажиров и столовой для экипажа. Для обслуживания этой сети работают три склада и кухня. До 2010 года учет был автоматизирован на достаточно устаревшем программном обеспечении, которое не решало многих задач. Например, ввод приходных накладных – неудобный и отнимал много времени, не было возможности подключить терминалы сбора данных для проведения инвентаризации, перемещение товара между точками не требовало сопроводительных документов, не велся учет продукции для «шведского стола», передача смен между ответственными лицами не происходила, соответственно не было возможности назначить материально-ответственных сотрудников. Все это приводило к пропаже продукции и неэффективной работе.
В июне 2010 года руководство компании St Peter Line провело тендер, в котором приняла участие и компания «СофтБаланс». Участники тендера исследовали состояние системы учета и торговли на пароме «Принцесса Мария» и предложили свои решения – как автоматизировать торговлю и общепит парома, учтя пожелания заказчика и устранив недостатки предшествующей системы.
Нужно было учесть ряд существенных для реализации проекта моментов. Компания St Peter Line зарегистрирована на Мальте и действует в соответствии с мальтийским законодательством. Интерфейсы должны быть доступны в русской и английской версии. Новая система автоматизации должна учитывать, что экипаж работает посменно. Основную часть работ нужно будет выполнить в течение рейсов, при этом нет возможности останавливать работу предприятий более чем на 12 часов.
Автоматизировать нужно 11 торговых точек разного типа - общепит (бар, ресторан, шведский стол), розничную торговлю (магазины одежды и супермаркет duty-free) и центральный офис.
Специалисты компании «СофтБаланс» в рамках подготовки к тендеру провели обследование торговой сети парома, обсудили с разработчиками старой системы автоматизации способ интеграции их программного продукта с новыми системами.
В качестве тендерного предложения компания выдвинула программный продукт «Трактиръ:Head-Office» для автоматизации торговой сети парома и ряд организационных мер для устранения недостатков в учете. Программный продукт «Трактиръ» разрабатывается компанией «СофтБаланс» с 2000 года. Решение базируется на «1С:Предприятие 8».
Заявленные сроки внедрения, стоимость проекта, его результат, а также характеристики программного продукта «Трактиръ:Head-Office» полностью устроили руководство компании St Peter Line, и компания «СофтБаланс» победила в тендере.
До начала работы было составлено и согласовано подробное техническое задание, в котором были описаны особенности учета в новой системе автоматизации. Такими особенностями стали: комбинированный учет продуктов питания (по весу для общепита, в штуках – для магазинов и супермаркетов); обмен данными с предыдущей системой автоматизации, специальные интерфейсы для бармена, кладовщика, шеф-повара; набор инструментов для инвентаризации; учет продуктов на «шведском столе»; регламентирование доступов пользователей; автоматизация загрузки накладных и дополнительные отчеты, которые хотело получать руководство компании St Peter Line.
В течение месяца после согласования технического задания были сделаны согласованные доработки для программного продукта «Трактиръ:Head-Office», интерфейс программы переведен на английский язык, настроен дифференцированный доступ для разных групп сотрудников. Была загружена номенклатура товаров из старой учетной системы.
После подготовки «Трактиръ» был установлен на компьютеры сети парома. Параллельно с установкой было проведено обучение 35 пользователей работе с системой. Для удобной инвентаризации были установлены 6 терминалов сбора данных Casio с ПО Mobile Logistic, чей интерфейс также был переведен на английский язык. Терминалы сразу же увеличили скорость инвентаризации в несколько раз. Также в комплект поставки входил программный продукт «1С:Предприятие 8» и 20 лицензий для него.
После внедрения специалисты компании «СофтБаланс» в течение 2 недель (по одной неделе на каждую смену) находились на пароме для отладки работы и оказания необходимой оперативной помощи. В дальнейшем поддержка осуществлялась дистанционно.
Результатом проекта стало значительное уменьшение себестоимости блюд в точках общепита. Многие рутинные операции стали выполняться проще и быстрее.
В дальнейшем планируется установить программный продукт «Трактиръ» на другие паромы, принадлежащие компании St Peter Line.