ОАО «Центргаз» увеличивает количество рабочих мест СЭД «ДЕЛО»

В июне 2011 года «Центргаз» приобрел дополнительные рабочие места системы «ДЕЛО» и подсистемы «ДЕЛО-WEB». Всего на данный момент в ОАО «Центргаз» установлено и эксплуатируются: система «ДЕЛО» – 12 рабочих мест, подсистема «ДЕЛО-WEB» – 150 рабочих мест, подсистема «ЭЦП и Шифрование» – 32 рабочих места, опция «Оповещения и Уведомления» – 60 рабочих мест. Поставку и внедрение осуществляет компания «СофтЭксперт» – партнер компании «Электронные Офисные Системы» (Тульская область).

Открытое акционерное общество «Центргаз» – многопрофильный инвестиционно-строительный холдинг, включающий подрядные организации, выполняющие широкий спектр работ, современные производства по выпуску строительных материалов и коммерческие службы.

С июля 2010 года в ОАО «Центргаз» начался проект по внедрению системы электронного документооборота «ДЕЛО». Предпосылками к внедрению системы «ДЕЛО» стали трудности в эксплуатации действующей на тот момент СЭД. У пользователей возникали проблемы контроля исполнения поручений, сбора необходимой статистики по документам и поручениям, осуществления поиска информации и более детализированной настройки прав пользователей.

Специалистами компании «СофтЭксперт» были проведены обследование и анализ делопроизводства и документооборота организации, установка программного обеспечения, настройка базы данных, обучение специалистов. В результате обследования были разработаны схемы движения документов от момента их создания до списания в дело на следующих участках: входящая и исходящая корреспонденция, приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки, договоры.

В ходе выполненных работ были решены следующие задачи:

-Обеспечена работа в едином информационном пространстве. Для этого реализована конвертация данных из старой системы в систему «ДЕЛО».

- Обеспечена работа специалистов территориально удаленного подразделения в единой базе данных с применением технологии удаленного доступа, реализованного подсистемой «ДЕЛО-WEB».

-Обеспечено своевременное извещение сотрудников о совершенных событиях в системе через электронную почту с помощью опции «Оповещения и Уведомления». Данная возможность ускоряет и упрощает работу с документами конечного пользователя, информирует их о приближении сроков, связанных с исполнением поручений и документов, визированием или подписанием проектов документов и т.д.

-Повышена эффективность обработки внутренних документов и проектов договоров за счет электронного согласования. Для реализации этой задачи была закуплена опция «ЭЦП и шифрование».

С первых этапов проекта в нем участвовали руководители структурных подразделений, секретариат, департаменты и отделы компании, что обеспечивало оперативный доступ к необходимым документам и их взаимодействие.

В рамках развития автоматизированной системы электронного документооборота была произведена закупка дополнительных лицензий системы «ДЕЛО» и подсистемы «ДЕЛО-WEB». В настоящее время все рабочие места предприятия подключены к базе данных «ДЕЛО», что повышает эффективность и качество работы сотрудников компании.