Для эффективного внедрения систем управления офисной печатью необходимо учитывать человеческий фактор

Реализуя кампанию «Правда о системах управления офисной печатью», HP подчеркивает значимость «человеческого фактора» в повышении эффективности корпоративной среды печати.

Как показало проведенное компанией HP исследование, в офисах компаний можно отыскать «запрещенные» принтеры, которые сотрудники прячут в ящики столов, шкафы и даже под груды верхней одежды. Такое достаточно нестандартное поведение вызвано внедрением корпоративными заказчиками единой среды печати и систем управления офисной печатью (Managed Print Services). Реагируя на изменения, сотрудники используют любую возможность для «защиты» своих «личных» принтеров.

«Внедрение систем по управлению офисной печатью позволяет корпоративным заказчикам сократить издержки на 28-48%, а также получить еще целый ряд преимуществ. В частности, благодаря новой системе управления парком печатающих устройств повышается уровень безопасности и совместимости среды печати, а также снижается негативное влияние на окружающую среду. Однако чтобы реализовать эти преимущества необходимо рассматривать «человеческую составляющую» как неотъемлемую часть процесса внедрения решений по управлению офисной печатью», – говорит Генри Блум (Henry Blum), руководитель отдела маркетинга MPS подразделения HP в регионе EMEA (Европа, Ближний Восток и Африка).

Выступая на презентации кампании3 HP «Правда о системах управления офисной печатью», призванной подчеркнуть значимость процедур контроля над внедрением систем управления офисной печатью, Блум заявил, что по наблюдению HP, конечные пользователи часто сопротивляются переходу на централизованные системы печати и испытывают чувство потери из-за нехватки информации о внедряемых решениях и связанных с ними бизнес процессах.

Чтобы помочь компаниям справиться с этими проблемами, HP рекомендует реализовать следующие меры:

• Обеспечить поддержку внедрения системы управления офисной печатью со стороны высшего руководства компании. Если генеральный директор продемонстрирует коллективу, что понимает и ценит преимущества консолидированной/объединенной среды печати, это может стать действенным стимулом к правильному использованию сотрудниками новых решений.

• Разработать четкую программу контроля над изменениями, включающую разъяснение сотрудникам всех аспектов функционирования систем управления печатью и обеспечение поддержки и сопровождения на всех этапах внедрения новой системы. Это позволит вызвать у сотрудников личную заинтересованность проектом.

• Информировать сотрудников о преимуществах систем управления печатью для компании, включая снижение негативного воздействия на окружающую среду, сокращение издержек и времени простоя (по оценке HP, около 25% звонков в службу технической поддержки связаны с принтерами).

• Информировать сотрудников о «неявных» преимуществах более производительной и эффективной среды печати. За счет снижения количества устройств печати (но повышения их производительности и эффективности) в офисе освободится много места, которое можно будет использовать для других целей.

• Разработать и внедрить четкую политику печати. Поскольку компании тратят на печать в среднем 6% своих доходов, им следует более тщательно контролировать расходы в этой области. Подробное информирование сотрудников о корпоративной политике покажет, насколько серьезно компания относится к этому вопросу.

• Ввести регламенты печати, которые должны стать частью стандартов, регулирующих организацию бизнес-процессов, корпоративное поведение и воздействие на окружающую среду.

Как объяснил Блум, «внедрение системы управления офисной печатью и ликвидация любимого принтера неизбежно вызывает у сотрудников чувство обиды и недовольства. Принтеры воспринимаются (вполне обоснованно) как индивидуальное средство производства, а также нередко считаются показателем престижа! Поэтому сотрудники, не понимающие, какие преимущества предоставляет централизованная система печати для них и их компании, стараются любой ценой сохранить свой принтер».

Таким образом, правильное внедрение решений по управлению корпоративной системой печати повышает эффективность сотрудников. Использование систем управления печатью позволяет сократить издержки и инвестировать сэкономленные средства в основную деятельность компании, сократить негативное воздействие на окружающую среду, повысить уровень безопасности и совместимости корпоративных устройств. Например, благодаря внедрению систем управление офисной печатью, итальянское подразделение Bosch сократило производственные расходы на 35%, а внедрение MPS в Barclays Wealth только за один год помогло спасти 2400 деревьев. 4

В рамках кампании «Правда о системах управления офисной печатью» HP подготовила серию руководств, инструкций и стандартов, призванных обеспечить эффективное внедрение систем управления офисной печатью:

• Горячая десятка советов как справиться с переменами на рабочем месте;

• Усвоенный урок: контроль над изменениями – свидетельства сотрудников HP о внедрении систем управления офисной печатью

• Конкурс «найди принтер»; как бы вы спрятали ваш принтер, и что бы вы сделали, чтобы сохранить свой старый принтер?

• «Правда о системе управления офисной печатью»: кто что печатает и на каких устройствах в современных предприятиях?

«Суть нашего подхода заключается в разъяснении всем сотрудникам корпоративных заказчиков преимуществ систем управления офисной печатью, от сокращения финансовых издержек, до оптимизации бизнес-процессов (систематизация рабочих процессов, снижение времени простоя). Залогом успешного использования системы управления офисной печатью является оказание должного внимания конечным пользователям», – заключил Блум.

«Это один из ключевых факторов, позволивших HP стать одним из крупнейших в мире поставщиков систем управления офисной печатью. В регионе EMEA более 3000 заказчиков используют 80 сертифицированных решений HP для корпоративного сегмента».

Решения по управлению офисной печатью разработаны для оптимизации бизнес-процессов и снижения расходов на печать и обработку изображений. По данным аналитической компании Gartner, эффективное управление средой печати позволяет корпоративному заказчику снизить связанные с печатью издержки на 10-30%,1 то есть сохранить около 6% общего дохода. 2

Примечания:

В рамках реализуемой HP в 2011 г. кампании «Правда о системе управления офисной печатью» собраны реальные истории, повествующие о том, на что готовы пойти пользователи, чтобы «защитить» свои любимые устройства печати. В рамках кампании был проведен опрос, в ходе которого были собраны отзывы и истории об использовании систем управления офисной печатью, включая следующие: 5

Истории о внедрении систем управления офисной печатью:

• В ходе аудита системы управления офисной печатью в среднем около 10% корпоративного парка устройств печати обнаруживается впервые; руководство часто не знает о существовании этих устройств и сопутствующих расходах на обслуживание и расходные материалы.

• Индивидуальный принтер воспринимается как показатель престижа, так что его потеря может вызвать чувство обиды и недовольства.

• Менеджеры по разработке новой продукции рассказали, что видели «музей принтеров» в одном из офисов, где сотрудники пытались прятать неразрешенные принтеры.

• Планировка нового офисного здания с учетом расположения сетевых принтеров – лишь один из примеров того, как все заинтересованные стороны получают возможность контролировать успешное внедрение системы управления офисной печатью.

• Раньше сентябрь был «цветным месяцем» – объем цветной печати вырастал в три раза по сравнению с предыдущим месяцем. Все встало на свои места, когда выяснилось, что в сентябре сотрудники возвращаются из летнего отпуска и начинают распечатывать фотографии… на работе.