В модуле «Материальная мотивация» появилась система отчетов

В модуле «Материальная мотивация» task manager «Мотиватор» появилась система отчетов. Система ежемесячных автоматизированных зарплатных отчетов рассчитывается на основании результата работы по задачам/заявкам.

Основная цель отчетов – фиксация со стороны руководителя результатов проделанной работы его подчиненных. Этот инструмент необходим в том случае, если оплата труда сотрудников привязана к результатам их деятельности. При подключенном модуле «Материальная мотивация» вся информация о задачах группируется в отчетах в формате удобном для оценки работы конкретного человека. Отчет служит местом, где руководитель еще раз просматривает завершенные задачи (и те, что еще выполняются) и утверждает, какие задачи учесть при оплате труда, в каком объеме, а какие нет.

Возможности отчетов позволяют:

• Измерять выработку. В отчете видно, сколько задач сотрудник выполнил в прошедшем месяце. Если к каждой задаче присваивается вес (стоимость), то выработку можно уже оценивать не в штуках выполненных задач, а в сумме баллов, которые конвертировать в оплату.

• Сравнивать показатели. Отчеты разбивают выполненную работу на одинаковые периоды, что позволяет сравнивать результаты как одного сотрудника в течение времени, так и нескольких сотрудников за одинаковые периоды.

• Накапливать историю производительности. Наглядное представление роста количества и объема выполненных задач сотрудником – доказательная основа для повышения в должности.

• Оценивать загрузку. Отчеты наглядно демонстрируют, кто из сотрудников перерабатывает, а кто явно недогружен. Это видно как по истории отчетов, так и по количеству и объему задач в отчете текущего месяца.

• Давать обратную связь. Отчет, пожалуй, единственное место в системе, где можно один-на-один сказать сотруднику, что было выполнено правильно, а что можно было сделать лучше, где прибавить, а также обосновать начисление вознаграждения, опираясь на конкретные факты по выполненным задачам.

В результате руководитель получает мощный инструмент оценки работы сотрудников, который повышает прозрачность начисления заработной платы и дает возможность платить именно за результат, а не за факт нахождения на рабочем месте. Сотрудник, в свою очередь, имеет возможность управлять своей заработной платой в зависимости от количества проделанной работы, дополняя базовую часть премиальной, а также накапливать историю своих достижений для продвижения по карьерной лестнице.

Как устроены отчеты?

Отчеты по задачам каждого сотрудника формируются ежемесячно. В начале каждого месяца руководителю приходит уведомление, что необходимо просмотреть и утвердить отчеты своих подчиненных за прошедший месяц.

В открытом (неутвержденном) отчете содержатся все задачи, по которым сотрудник в качестве ответственного выполнял какую-либо работу. Задачи отсортированы по убыванию прогресса: вначале все задачи завершенные – со 100% выполнения, а затем задачи с меньшим процентом выполнения. Если у задач одинаковый прогресс, то они упорядочиваются в соответствии с приоритетом – задачи с более высоким приоритетом выше. Такая организация позволяет сконцентрировать внимание на завершенных задачах, а также продемонстрировать, какие приоритетные задачи были не завершены. Например, если есть завершенные задачи с низким приоритетом при незавершенных с высоким, могут последовать санкции.

Напротив каждой задачи в поле «Выплатить» стоит сумма, которая вычисляется системой исходя из стоимости задачи, прогресса и выплат по задаче в предыдущих отчетах (рекомендация к выплате = стоимость задачи x прогресс – предыдущие выплаты). Потребность дробить выплаты по одной задаче может возникнуть, если задачи в организации объемные и выполняются в течение нескольких месяцев. Сумма, выплаченная по задаче ранее, отображается на диаграмме темно-оранжевым цветом и указывается в столбце «Выплачено».

Руководитель может лично утвердить рекомендуемую системой сумму по задаче к выплате, отметив это справа галочкой «утвердить». Рекомендуемое системой значение можно изменить в большую (премировать) и меньшую сторону (оштрафовать). В последнем случае система будет считать, что по задаче имеется «задолженность» (выплачено меньше стоимости задачи), и задача будет отображаться в последующих отчетах. Чтобы избежать этого необходимо будет отметить галочкой «Это последняя выплата по задаче». К любой задаче в отчете можно написать комментарий, указав причину увеличения или уменьшения суммы к выплате, или оценив проделанную работу.

Оценив работу по каждой задаче необходимо утвердить весь отчет. При нажатии на кнопку «Утвердить» все решения по задачам вступают в силу, а задачи, утвержденные в текущем отчете, не будут отображаться в последующих отчетах. Если возникнет потребность внести коррективы в утвержденный отчет, это можно сделать, нажав на кнопку «Вернуть в статус «Открытый».

У директора имеется возможность просматривать и работать с отчетами всех сотрудников компании, а у руководителей отделов – с отчетами сотрудников своих подразделений. Сотрудник без подчиненных видит только свой собственный отчет.

Варианты использования отчетов для «привязки» результатов работы к вознаграждению могут быть разнообразными. Каждая компания может устанавливать собственные правила. Примеры могут быть следующими:

• Использовать баллы за задачи в качестве внутренней валюты. Набранные баллы конвертировать в вознаграждение по согласованному курсу. Ежемесячно или ежеквартально;

• Не указывать стоимость задач (при назначении), а за отличное выполнение задач в отчете давать премии;

• Оценивать задачи в реальных деньгах и, либо напрямую привязать набранные за задачи деньги к вознаграждению, либо условиться, что при выполнении задач на больший чем сумма оклада объем, выплачивать превышение в виде премии;

• Оценивать и выплачивать вознаграждение только за завершенные на 100% задачи. В этом случае появляется стимул завершить задачи как можно скорее – доводить дело до конца – выдавать конечный рабочий вариант, а не затягивать выполнение оставшихся 10% еще на месяц.

По всем возникшим вопросам по работе в обновленном task manager «Мотиватор» обращайтесь в службу поддержки: support@mymotivator.ru, или по телефонам +7 (495) 988-99-08 с 10.00 до 19.00.