Автоматизации документооборота, связанного с исполнением бюджета в ОАО «ТГК-9»

В июне 2005 г. в ОАО «ТГК-9» (г. Пермь) был завершен проект по автоматизации документооборота, связанного с исполнением бюджета. Проект был осуществлен специалистами группы компаний Геликон в рамках процесса автоматизации управления финансами на базе системы Капитал CSE в АО «ТГК-9».
Цели проекта: экономия затрат за счет целевого выделения финансовых средств на основании потребностей Центров финансового учета (ЦФУ), изначально подтвержденных их заявками; оптимизация документооборота между Центрами финансового учета и Казначейством.
Описание решения.
Как было. ЦФУ получали извещения из Казначейства о наличии финансовых средств, после чего в бумажном виде готовилась заявка на перечисление финансовых средств, которая вместе с оправдательными документами сдавалась в Казначейство. Сотрудники Казначейства определяли, из какого источника и в какой очередности оплачивать заявки ЦФУ.
Основные недостатки существовавшей системы документооборота заключались в: распределении финансовых средств по методу «осваивания», при котором… отсутствии у ЦФУ возможности оперативного контроля за прохождением платежей.
Как стало. При возникновении необходимости проведения платежа Центр финансового учета формирует заявку в электронном виде в системе Капитал CSE на основании потребностей, реально подтвержденных оправдательными документами, на проведение оплаты по закрепленным за ними статьям бюджета.
Проведя анализ сформированных заявок, остатков финансовых средств, лимитов по статьям бюджета, сотрудники Казначейства производят распределение финансовых средств по заявкам.
После получения от ЦФУ оправдательных документов Казначейство проводит платежи и регистрирует факт оплаты на основании выписок из банка.
Вся информация о прохождении заявки от момента ее оформления до момента перечисления финансовых средств контрагенту доступна как сотрудникам Казначейства, так и ответственным представителям ЦФУ в режиме реального времени.
В результате реализации данного проекта Заказчик получил возможность: осуществлять эффективное распределение финансовых средств на основании сформированных заявок на проведение платежей; оперативно отслеживать распределение финансовых средств и оплату по сформированным заявкам как в Казначействе, так и в ЦФУ; сократить бумажный документооборот в процессе прохождения заявки; минимизировать сроки перчисления финансовых средств контрагентам; оптимизировать бизнесс-процессы управления финансовыми ресурсами предприятия.
Реализация проекта позволила заказчику существенно повысить эффективность исполнения бюджета движения денежных средств по централизованным платежам.