TopS BI автоматизирует управленческий документооборот компании «ИНТЕР РАО ЕЭС»

Компания TopS Business Integrator (TopS BI) завершила внедрение первой очереди Автоматизированной системы управленческого документооборота (АСУД) в ЗАО «ИНТЕР РАО ЕЭС».

Внедрение АСУД в компании «ИНТЕР РАО ЕЭС», являющейся российским оператором экспорта-импорта электроэнергии - второй проект автоматизации управленческого документооборота компаний холдинга РАО «ЕЭС России», выполненный компанией TopS BI на основе типового решения АСУД, разработанного совместно компаниями TopS BI и ОАО «Федеральная сетевая компания единой энергетической системы» («ФСК ЕЭС») с использованием программного обеспечения EMC Documentum 5.3 и СУБД Oracle.

Система охватывает все структурные подразделения «ИНТЕР РАО ЕЭС», централизованная архитектура предполагает одновременный он-лайновый доступ пользователей системы к единому хранилищу электронных документов.

Система автоматизирует основные процессы делопроизводства: прием, отправление и регистрацию корреспонденции, учет и контроль движения документов, формирование документов в дела, использование документов архива. Система обеспечивает контроль исполнения документов (формирование поручений, определение ответственных исполнителей, рассылку оповещений) и ведение топографического справочника хранения документов с информацией о физическом местонахождении их бумажных версий.

Кроме того, автоматизирована подготовка, согласование и утверждение корпоративных организационно-распорядительных документов (ОРД), контроль исполнения поручений руководства, обмен документами исполнительного аппарата «ИНТЕР РАО ЕЭС» с «ФСК ЕЭС», а также с дочерними и зависимыми акционерными обществами (ДЗО) компании. Функциональность АСУД включает рецензирование, проверку оформления документов в соответствии с корпоративным стандартами, их согласование, утверждение и регистрацию.

Пользователи системы могут осуществлять полнотекстовый поиск с учетом морфологии и семантики русского языка, а также поиск по атрибутам регистрационной карточки документа. В системе поддерживается ввод документов, управление версиями и представлениями документа в различных форматах, формирование отчетов, задач и уведомлений.

Количество пользователей АСУД в центральном офисе «ИНТЕР РАО ЕЭС» в настоящее время составляет около 300 человек. В дальнейшем планируется подключение к АСУД всех дочерних и зависимых обществ «ИНТЕР РАО ЕЭС» с целью обеспечения перехода группы компаний «ИНТЕР РАО ЕЭС» на электронную форму управленческого документооборота, а также расширение функциональности АСУД в направлении организации проектно-процессного подхода к работе над документами.

«Внедрение Автоматизированной системы управленческого документооборота позволило «ИНТЕР РАО ЕЭС» повысить качество и оперативность работы с документами, - отмечает Евгений Бабенко, Руководитель Департамента информационных технологий Корпоративного центра ЗАО «ИНТЕР РАО ЕЭС». – Наличие единого хранилища электронных документов помогает устранить дублирование выполняемых сотрудниками операций, а система контроля исполнения - организовать оперативное информирование сотрудников о документах и связанных с ними управленческих процессах. Все это способствует сокращению операционных затрат нашей компании на делопроизводство. Хотелось бы также отметить, что использование нами типового решения АСУД, разработанного компаниями TopS BI и ОАО «ФСК ЕЭС», как основы системы, позволило нам минимизировать риски внедрения и значительно сократить сроки и затраты на такой сложный проект, каким обычно является внедрение системы электронного документооборота».

«Реализация проекта внедрения Автоматизированной системы управленческого документооборота в компании такого масштаба, как ЗАО «ИНТЕР РАО ЕЭС», подтверждает востребованность таких систем в электроэнергетике, - отмечает Екатерина Волощенко, Директор Департамента электронного бизнеса и заказных разработок компании TopS BI. - Использованные в ходе проекта типовое решение АСУД и технологии EMC Documentum 5.3 позволили нам в сжатые сроки внедрить полнофункциональную систему документооборота и обеспечили возможность наращивания ее функциональности и масштабирования в соответствии с бизнес-требованиями компании «ИНТЕР РАО ЕЭС».