Ответственное отношение к природным ресурсам: компания БИЛЛА переходит на электронный документооборот

Сеть супермаркетов БИЛЛА приняла участие во Второй ежегодной ECR Конференции «Без бумаги к 2020 г. Электронные документы. Эффективная экономика». В ходе мероприятия Александр Грибановский, и.о. Главного бухгалтера торговой сети «БИЛЛА», представил первые итоги по переходу компании на электронный вид документооборота при взаимодействии с поставщиками по вопросам премий и возвратам.

Простой и быстрый процесс коммуникации с поставщиками

Процесс обмена документами осуществляется в компании БИЛЛА через систему «Диадок», разработанную крупнейшим в России оператором электронного документооборота в сегменте B2G. Сервис позволяет моментально передавать документы в электронном виде через Интернет, что упрощает процесс взаимодействия с поставщиками. Передаваемые с помощью системы документы подписываются электронной подписью и обладают юридической силой.

По словам Александра Грибановского, введение электронного документооборота дает целый ряд преимуществ, как компании БИЛЛА, так и поставщикам. «Поставщик получает документы в течение суток после начислений, - говорит Александр. - С новой системой поставщик всегда твердо уверен – документы дойдут до адресата; в любой момент времени он может посмотреть, на какой стадии рассмотрения находятся бумаги – подписан документ или отклонен. Электронные документы обладают юридической силой и признаются в целях налогового учета и, что важно, входящие документы для поставщиков бесплатны».

Явное снижение расхода бумаги

К настоящему времени компания БИЛЛА уже разослала через Интернет более 6000 документов 165 поставщикам и собирается увеличить эти показатели в несколько раз. В сети супермаркетов БИЛЛА уверены: нововведение существенно повысит эффективность и прозрачность работы с поставщиками. Кроме того, использование системы позволит компании БИЛЛА снизить издержки на расходные материалы и содержание архива, ведь ежемесячно специалисты БИЛЛА сталкиваются более чем с 51 тыс. документов, что составляет приблизительно 127 500 листов бумаги.

Экономия бумаги и, как следствие, древесины, используемой для её производства, также имеет значение при переходе на электронный документооборот. БИЛЛА – компания, пропагандирующая социально ответственную политику бизнеса и заботу об окружающей среде. Основными направлениями социальной деятельности компании являются поддержка детей и молодежи, помощь ветеранам, экология.