СЭД МТС формализует процессы документационного обеспечения принятия решений

Компания Аплана сообщает о дополнении Системы электронного документооборота ОАО «Мобильные ТелеСистемы» новыми модулями, обеспечивающими автоматизированную подготовку и проведение по регламентированным маршрутам типовых управленческих документов компании.
Новые модули позволяют отражать в Системе электронного документооборота МТС (СЭД МТС) регламенты МТС по работе с документами, организуют работу сотрудников в соответствии с регламентами компании, осуществляют функции накопления данных и подготовки отчетов, характеризующих соблюдение регламентов.
Регламент характеризуется карточкой типового документа и маршрутом его движения. Каждый регламент охватывает три этапа работы с документом – подготовку (создание и согласование), принятие решения по документу (подписание и/или утверждение) и реализацию решений, зафиксированных в документе (формирование поручений и проч.). Это позволяет создать сквозные процедуры контроля исполнительской дисциплины на всем протяжении жизненного цикла решения.
Новые дополнительные модули расширили функциональные возможности СЭД МТС, созданной в 2005 году на базе программного комплекса БОСС-Референт – собственной разработки компании Аплана на платформе IBM Lotus Domino.
На данный момент СЭД МТС поддерживает электронные регламенты работы с типовыми документами более чем 130 видов. В их числе типовые служебные записки и заявки, касающиеся текущей деятельности компании, а также организационно-распорядительные документы - приказы и распоряжения.
Специалисты Центра компетенций IBM Lotus компании Аплана внедрили новые модули системы электронного документооборота на 2500 рабочих местах в Корпоративном центре МТС.
В настоящее время МТС тиражирует решение на уровень макрорегионов компании. Новые возможности СЭД МТС обеспечивают: создание типовых документов и их проведение по маршрутам от одного участника работы с ним к другому, включая передачу документа в архив. При этом в системе фиксируется полная история работы с документом: его версии и редакции, решения в ходе согласования, комментарии к ним и т. д.; контроль прав сотрудников создавать те или иные документы, а также контроль сроков согласования. По накапливаемым данным формируются отчеты, позволяющие контролировать процесс согласования документов в разрезе подразделений, сотрудников и временных характеристик процесса; гарантии правомочности выполнения сотрудниками операций с документами (их согласование, подписание, утверждение и т. д.).
Необходимую гибкость регламентам придают: возможности уточнения участников работы с документом, заданных в регламенте, отзыва документов с маршрута и корректировки «на лету» перечня блоков этапа согласования и их параметров, средства автоматической передачи документа в ходе согласования следующему сотруднику при исчерпании лимита времени на его согласование текущим сотрудником; механизмы делегирования полномочий и замещений, обеспечивающие автоматическую «подстройку» маршрутов движения документов.
Перенос в СЭД новых регламентов документооборота занимает 2-4 минуты, его выполняет сотрудник ИТ-департамента МТС. Кроме того, СЭД позволяет быстро изменять процедуры документооборота, если этого потребуют изменения в бизнесе компании.
Разработка новых модулей была завершена в феврале 2006 года. С марта 2006 года по настоящее время СЭД МТС с новыми функциональными возможностями находилась сначала в опытной, а затем в опытно-промышленной эксплуатации в корпоративном центре МТС.
Идеи построения документационного обеспечения управления, реализованные в СЭД МТС, были использованы при разработке третьей версии СЭД БОСС-Референт, распространяемой на рынке с 1 июня 2006 года.
О компании "Мобильные ТелеСистемы"
ОАО «Мобильные ТелеСистемы» (МТС) является крупнейшим оператором мобильной связи в России и странах СНГ. Вместе со своими дочерними предприятиями компания обслуживает более 74,52 миллиона абонентов. Население 85 регионов России, а также Беларуси, Украины, Узбекистана и Туркменистана, где МТС и ее дочерние предприятия имеют лицензии на оказание услуг в стандарте GSM, составляет более 230 миллионов человек. С июня 2000 года акции МТС котируются на Нью-йоркской фондовой бирже под кодом MBT.
О компании "Аплана"
Компания Аплана, входящая в ГК АйТи (www.aplana.ru) – ведущий поставщик услуг в области разработки, сопровождения и тестирования программных приложений для корпоративных заказчиков в России и за рубежом. Компания специализируется на создании и развитии в распределенных компаниях систем управления деловыми процессами и информацией – систем сбора и консолидации отчетных данных, управления имуществом, управления инвестициями, согласования и мониторинга заявок, электронного документооборота и др.