Телекоммуникационные компании: цель - эффективность, прозрачность и управляемость бизнеса

Для многих компаний сегодня становятся актуальными задачи повышения операционной эффективности, повышения управляемости, прозрачности и безопасности бизнеса. Жесткий конкурентный рынок телекоммуникационных услуг и тенденция снижения тарифов заставляют топ-менеджеров телекоммуникационных компаний искать пути развития, позволяющие снизить издержки и повысить производительность и качество, как минимум, в части управленческой деятельности.. Все более востребованными становятся ИТ-решения класса Enterprise Content Management (ECM), которые позволяют документально подтвердить учетные данные ERP-систем и результаты оперативного контроля, получать достоверную отчетность на основании фактических документов, сократить трудозатраты при «бумажной» работе.

20 октября в офисе Корпорации ЭЛАР состоялся научно-практический семинар на тему «Электронный архив телекоммуникационной компании». Среди участников - представители ведущих компаний, предоставляющих услуги связи. Главная тема мероприятия – автоматизация документационного обеспечения деятельности телекоммуникационных компаний для достижения эффективности, прозрачности и управляемости бизнеса.

Специалисты ЭЛАР представили решения по оптимизации деятельности функциональных подразделений компании. Такие решения основаны на создании электронных информационных ресурсов, консолидированных в универсальном едином хранилище документов и данных и автоматизированной работе с реальными документами. Это позволяет не только опираться на учётные данные ERP-систем, но в каждый ключевой момент принятия управленческого решения основывать его на существующих электронных документах, иметь документальную поддержку.

В ходе семинара были рассмотрены вопросы создания электронного депозитария первичной бухгалтерской документации, показана его роль в деятельности финансовых подразделений, в частности при подготовке к проведению проверок контролирующими органами, и проведении внутреннего аудита.

На семинаре были продемонстрированы решения по внедрению электронных архивов технической документации, снижающие издержки при планировании и проведении работ ремонтно-эксплуатационными службами.

Участники смогли ознакомиться с практикой построения распределенных электронных архивов и обсудить опыт реализации проектов ЭЛАР на предприятиях различных отраслей. На примере внедрения системы электронного архива компанией Vodafone участникам семинара был продемонстрирован опыт снижения издержек в работе ремонтно-эксплуатационных служб предприятия. Электронный архив обеспечивает ремонтным бригадам оперативный доступ к актуальным данным и документам, столь необходимый для ликвидации последствий нештатных ситуаций.

Начальник архива ОАО «Мостелеком»: «Мы работаем с архивами управленческой документации, но законодательно от нас пока не требуется оцифровка этих архивов, так как главархив не принимает документы в электронном виде. Сейчас мы работаем только с бумажными версиями документов. Но я вижу за электронными архивами будущее, это способствует оперативности нахождения документов, а оперативность нужна везде. И будь деньги у нашего государства, весь бумажный архив был бы переведен в электронный вид».

Кириллина Марина Николаевна, ВГУК «Космическая связь», старший специалист IT-отдела: «У нас много документации и сейчас мы занимаемся вопросом оптимизации ее хранения. Мы занимаемся запусками спутников, что сопровождается большим количеством как обслуживающих, так и технических документов. Это огромный бумажный массив, который по законодательству надо хранить очень долго. Сейчас мы подходим к критической точке, когда хранить такие объемы документации просто неудобно, поэтому я надеюсь, что мы перейдем на систему электронного хранения. Не думаю, что получится перевести в электронный вид сразу всю документацию, но хотя бы какую-то ее часть, например, коммерческую документацию. На семинаре мне понравилось, что презентации построены очень живо, качественно и понятно. Докладчики не рассказывают сухие факты, а демонстрируют технологии "вживую" на основе реализованных проектов. Например, мы могли оценить, как быстро работает сканер и позволяет тут же отправить отсканированные документы. Для нас это важно, так как вопрос коммуникации с удалёнными офисами стоит остро. Сегодня я увидела, как ваши технологии могут быть применимы у нас. Электронные архивы – это удобно и результат сразу виден на практике: искать необходимый документ в папке, перекладывая листочки – это просто неудобно. При использовании же электронного архива, достаточно нажать одну кнопку. Мои коллеги архивисты со мной солидарны».

В завершающей части семинара были продемонстрированы передовые технологии оцифровки документов, создания электронных информационных ресурсов и наполнения автоматизированных информационных систем.