Компания TerraLink внедряет системы автоматизации документооборота

6 июня 2011 г. Компания TerraLink приступила к реализации проекта по внедрению автоматизированной системы управления финансовым документооборотом: расчетов с покупателями и поставщиками на базе MS SharePoint и EMC Captiva для ООО «Джонсон и Джонсон».

На сегодняшний день ООО «Джонсон и Джонсон» является одним из лидеров по производству товаров для здоровья человека, лекарственных средств и медицинского оборудования.

Основной предпосылкой внедрения проекта стала потребность в усовершенствовании бизнес-процесса по обработке и хранению огромного потока финансовых документов. Для работы с каждым годом было задействовано все больше сотрудников. Требовалось также решить проблему быстрого поиска документов, например, для контролирующих органов и нивелировать риски от возможных потерь важных бумаг при пересылке почтой, увеличения сроков проверок и штрафных санкций. Для повышения эффективности компании в целом, для более прозрачного контроля выполнения сотрудниками своих функций, было решено перейти от ручной обработки финансовых документов к их автоматизированной обработке. Оптимальным решением в сложившейся ситуации было передать обработку всей финансовой документации в единый центр финансового обслуживания.

В результате многоступенчатого тендера партнером для реализации проекта по автоматизации финансового документооборота ООО «Джонсон & Джонсон» была выбрана компания TerraLink, имеющая широкую экспертизу в вопросах управления корпоративной информацией и электронного документооборота, в частности, большой практический опыт реализации проектов по автоматизации первичной финансовой документации и организации единых центров финансового обслуживания для крупных компаний.

Единые Центры Финансового Обслуживания являются идеальным вариантом для территориально-распределенных компаний, желающих найти оптимальный баланс между централизацией процессов и их эффективностью.

Значимыми результатами проекта станут:

∙ существенное снижение затрат на обработку финансовой документации;
∙ рост эффективности бизнес-процессов, связанных с взаимоотношениями с клиентами и партнерами;
∙ улучшение качества обслуживания и отношений с клиентами/поставщиками;
∙ многократное сокращение времени обработки первичной финансовой документации;
∙ существенное снижение рисков, связанных со взаимодействием с контролирующими органами.

Автоматизированная система поможет практически полностью устранить ошибки, возникающие по вине сотрудников. Предполагаемое сокращение времени на ручной ввод за счет автоматической валидации – 50%, и дополнительное сокращение времени на обработку ручной обработки переписки с контрагентами. Значительно (на 90%) снизятся потери документов. Трудозатраты на подготовку документов для внешних проверок и внутреннего аудита уменьшится на 60%. Для обработки и сортировки входящих финансовых документов привлечены низкооплачиваемые сотрудники, а рабочее время высококвалифицированных бухгалтеров и финансовых менеджеров перераспределено на другие бизнес-процессы.

Решение, внедряемое в ООО «Джонсон & Джонсон», основано на платформах MS SharePoint и ЕМС Captiva. В результате проекта будут автоматизированы бизнес-процессы ввода, согласования, обработки и архивирования финансовой документации, связанные с расчетами с покупателями и поставщиками. Все документы с момента их поступления будут четко контролироваться и отслеживаться, а также связываться с информацией в системе SAP. Система позволит автоматически создавать операционные отчеты по полученным/неполученным документам. А электронный архив, предназначенный для хранения отсканированных образов финансово значимых документов, будет иметь интеграцию с единым европейским центром обработки, где централизованно контролируются все платежи ООО «Джонсон и Джонсон» и ведется финансовый учет. Важной частью функциональности решения является возможность массовой печати документов по запросу пользователя. Выборка может быть сформирована по различным критериям: по контрагенту, дате оплаты и др.

Проект планируется осуществить в 3 фазы: анализ текущего состояния, структурирование и формализация потребностей бизнес-заказчиков; разработка и внедрение решения; управление корпоративным архивом. На сегодняшний момент реализована первая фаза. Полностью проект будет завершен в ноябре 2011 года.

В этом решении будут максимально использованы все возможности продуктов. Это произойдет благодаря слаженной работе команды, состоящей из представителей заказчика и исполнителя. Прежде чем запустить проект со стороны клиента была проделана большая работа по подготовке требований, описанию бизнес-процессов, регламентации инструкций.

«Ограниченные временные ресурсы и высокие требования к возможностям системы диктовали совершенно четкие критерии выбора внешнего исполнителя. Компанией ООО «Джонсон & Джонсон» был организован многоэтапный тендер, победителем которого стала компания TerraLink, предложив отвечающий всем нашим потребностям проект. TerraLink имеет достаточный опыт работы, высококвалифицированную команду и весьма внушительное портфолио реализованных проектов по внедрению ЕСМ-систем. В результате внедрения мы снизим производственные издержки и в несколько раз сократим сроки обработки финансовой документации. В итоге, все это должно положительно отразиться на повышении эффективности работы всей организации в целом. По нашим оценкам, а мы проводили тщательный предварительный анализ ROI, срок окупаемости этого проекта составит 6-8 месяцев. Завершить проект планируется к ноябрю 2011 года», - комментирует старт проекта Игорь Немецков, Директор Единого Центра Обслуживания ООО «Джонсон & Джонсон».

По мнению Константина Степаненкова, менеджера по работе с ключевыми клиентами TerraLink, «Проект в ООО «Джонсон & Джонсон» действительно станет интересным и многоплановым. TerraLink имеет неоспоримые преимущества над конкурентами, обладая «золотыми» статусами по всем компетенциям, связанных с MS SharePoint, и статус прямого партнера ЕМС, но при этом не собирается останавливаться на достигнутом, постоянно развивая свою экспертизу. И начинающийся проект по внедрению автоматизированной системы автоматизации финансового документооборота в Johnson & Johnson станет очередным комплексным проектом, на который в дальнейшем можно будет ориентироваться многим нашим заказчикам».