Автоматизация системы архивного дела

17.11.11 в рамках повышения квалификации государственных гражданских служащих РФ по программе Института повышения квалификации государственных служащих «Современная организация архивного дела» Образовательный центр ЭЛАР провел семинар на тему: «Автоматизация системы архивного дела».

В семинаре приняли участие 9 представителей государственных органов.

В рамках программы Образовательного центра ЭЛАР были рассмотрены темы:

Государственная политика в сфере архивного дела и квалификационные требования к профессиональным знаниям служащих в информационном обществе.

Автоматизация архивного дела: нормо-регулирующая среда.

Технология и оборудование для перевода архивных документов в цифровой формат.

Типовая система автоматизации архивного дела.

Служащие ознакомлены с негативными факторами информационного общества и необходимостью комплексной привязки задач архивов организаций к их преодолению. В их числе: недостаточный уровень распространения в обществе базовых навыков использования информационных технологий, высокий уровень зависимости российского рынка от зарубежной продукции в сфере информационных технологий, отсутствие массового интерактивного взаимодействия граждан и организаций с государственными органами власти при оказании последними государственных услуг, разрозненность государственных информационных ресурсов, невозможность сопоставить данные, содержащиеся в этих ресурсах, а также значительное дублирование информации.

Детально рассмотрены инструментальные компетенции, связанные с затратами времени на работы по документационному обеспечению управления (составление и ведение номенклатур дел, обработка, регистрация, учет количества документов, работы по контролю исполнения документов, создание и ведение картотек, формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив).

А также затратами времени на работы архива организации (методическое и организационное обеспечение работы, создание научно-справочного аппарата к документам архива организации, каталогизация документов, использование документов, информационное обслуживание учреждений и граждан, проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства (организации) и в учреждениях системы, обеспечение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ).

В рамках программы слушателям были продемонстрированы примеры типовых практических решений по автоматизации документооборота и созданию электронного архива данных.