Материал посвящен недостаткам бумажного и достоинствам электронного учета строительных договоров. Для решения проблемы подробно расписывается участие юриста в этом учете в специальной программе на разных стадиях.
Причины разночтений в документах
У юриста строительной компании возникает немало сложностей в работе. Имеют эти сложности достаточно обыденный характер: сотрудники других отделов вносят неверные юридические формулировки в документы, оформление документов происходит с опозданием (тогда, когда строительные работы уже ведутся), документы могут быть не возвращены на место хранения и, в случае возникновения спорной ситуации, невозможно найти первопричину каких-то конфликтов и даже оригиналы документов.
Помимо этого, разночтения в документах происходят и потому, что юридическими формулировками занимается юрист, а смысловой частью предмета договора другие сотрудники. Бывает, что юрист, внеся какие-то коррективы (не находящиеся в его компетенции) в договор, просто напросто переиначивает весь его смысл. И также сотрудник, не понимающий юридических тонкостей, может «исправить» договор таким образом, что строительная компания, в итоге, ещё и должна останется…То есть юрист понимает права и обязанности сторон, а сметно-договорной отдел в данном случае больше ориентирован на сроки, объёмы, стоимость работ: когда выполнена работа, какой аванс нужно получить и тому подобное.
Нередки случаи простой человеческой невнимательности. Сотрудник, заполняя типовой договор, не обращает внимания, что шаблон договора устаревший и потерял свою актуальность, например, ещё два года назад. Что же в случае конфликтной ситуации делать юристу? Ведь одна сторона может предъявить претензии другой, ссылаясь на условия договора, а они, между тем, вообще не те, какими должны быть.
Специализированная программа
Очевидно, что изначально нужно вести управленческий учёт в части договоров таким образом, чтобы вышеописанных ситуаций не возникало. Но как? В условиях дефицита управленческих кадров в строительстве сделать это непросто, да и накладно. Именно поэтому юристы в строительстве всё чаще приходят к выводу, что без специализированного программного обеспечения обойтись достаточно сложно, если не сказать — невозможно. Причём в идеале программа должна быть ориентирована именно на строительные компании, т. е. в ней должна быть построена чёткая связь между документооборотом и управленческим учётом в строительстве.
По данным компании «АЛТИУС СОФТ», проблемы у юристов в строительных компаниях, действительно, есть. В частности, при разработке программы «АЛТИУС — Управление строительством» и «АЛТИУС — Документооборот» во внимание принимались сложности, которые встречаются в юридических вопросах в строительстве. Если останавливаться детально на названных программах, то стоит заметить, что программа «АЛТИУС — Документооборот» может работать и как самостоятельная система документооборота, и как дополнительный модуль программы «АЛТИУС — Управление строительством». Что это даёт и как вообще практически устроена работа в программе?
Во-первых, программа максимально проста в использовании и призвана помогать юристу и другим специалистам, отвечающим за договоры.
Во-вторых, когда вводятся учётные данные по договору, начинается процесс создания карточки документа – происходит это автоматически и отложить это на «потом» не получится.
В-третьих, на «нет» сводятся ошибки операторов, которые заполняют договоры. Юрист может подготовить несколько шаблонов договоров, в которых будут зафиксированы типовые юридические формулировки с неизменным разделением зон ответственности. То есть «подправить» утверждённые, неизменяемые части договора оператор не сможет. Когда в программу будут введены количественные показатели, названия объекта и т.п., программа сама (автоматически) заполнит договор, не затрагивая юридические формулировки. Таким образом, коррективы коснутся только переменной части договора, которая меняется от объекта к объекту (название и адрес объекта, реквизиты сторон, суммы).
В-четвёртых, чтобы не возникало потери договоров и относящихся к ним документов, в программе хранятся их копии, которые сотрудники, имеющие доступ, могут распечатать. Оригинал же сразу сдаётся на место хранения (в архив, секретариат, канцелярию).
В итоге, юрист может быть спокоен за то, что никаких нарушений в юридической части договора не встретится. Да и строительная компания в целом выиграет от внедрение такого ПО немало. Так, по данным специалистов компании «АЛТИУС СОФТ», одна из крупнейших строительных корпораций России при вводе учётных данных в модуль «АЛТИУС — Документооборот» обнаружила, что суммы не совпадают в договоре (на одной странице значилась одна сумма, на другой – другая). Разница была всего лишь в одной цифре. Но речь шла о сумме с шестью нулями, поэтому такая «осечка» была крайне неприятной. Сколько таких ошибок ещё могло быть – остаётся только догадываться. Вероятно, было их немало. Вручную отследить всё сложно, тратить время на личный контроль тоже не всегда получается. Следовательно, надо искать пути выхода из ситуации. И об одном из выходов мы рассказали в этом материале.
Андрей Травкин, генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ»
