Компания «Волгасофт» успешно завершила проект внедрения подсистемы «Бюджетирование» в «1С:Управление производственным производством 8» Группе компаний «Волга-Раст». В рамках полугодового проекта по внедрению автоматизировано 20 рабочих мест финансовой службы.
Группа Компаний «Волга-Раст» (ГК) является официальным дилером таких компаний, как Volkswagen, Skoda, Porsche, Renault, Honda и Suzuki. Надлежащий уровень качества и широкий спектр предоставляемых услуг позволили «Волга-Раст» завоевать лояльность покупателей и занять одну из лидирующих позиций среди автодилеров региона.
На момент экспресс-обследования в «Волга-Расте» (а это 5 автосалонов - Volkswagen, Skoda, Renault, Honda и Suzuki) уже был частично внедрен программный продукт «1С:Управление производственным производством 8». однако, план-фактный учет все это время велся в распределенных базах, бюджеты формировались в exel. Руководитель мог увидеть отчет за предыдущий месяц не ранее 20 числа текущего, а иногда и с большей задержкой. Различие подходов в компаниях холдинга к формированию бюджета и количества позиций усложняло работу финансовой службы. В итоге, бюджет формировался частично вручную, частично с использованием готовых отчетов.
Безусловно, первейшей задачей перед компанией «Волгасофт» стояло сокращение сроков формирования бюджета. Кроме того, финансовая служба поставила такие задачи:
• Исключить ручной труд и возможность ошибок вследствие человеческого фактора,
• Унифицировать методику сбора бюджетов по холдингу,
• Подготовить условия для формирования панели бизнес-показателей деятельности.
Решение этих задач должно было проходить при минимальной доработке существующей конфигурации «1С:Управление производственным производством 8».
Таким образом, целью проекта стало внедрение подсистемы бюджетирования и приведение учетной системы к максимально типовому решению.
Для реализации проекта внедрения бюджетирования специалистам компании «Волгасофт» необходимо было проанализировать существующие бизнес-процессы бюджетирования на предприятии, выявить «белые пятна» (неохваченные планированием области деятельности) и «узкие места» (наиболее важные для компании области).
Обследование заказчика специалистами «Волгасофт» было оформлено в технические требования по формированию бюджета доходов и расходов с использованием «1С:УПП». После настройки алгоритмов формирования фактических данных и конфигурирования программы была произведена успешная проверка работоспособности на тестовых данных. Во время обучения пользователей и ИТ-специалистов навыкам работы с новой подсистемой особое внимание уделялось методической работе – унификации учетных процедур и отработке правил взаимодействия специалистов и подразделений в условиях работы в общей информационной базе. Пользователи обучены правильному формированию первичных документов, необходимых для формирования БДР. Специалисты ГК «Волга-Раст» теперь способны обеспечивать поддержку системы на этапе промышленной эксплуатации.
В процессе внедрения удалось создать и протестировать новую структуру нормативно-справочных инструментов (номенклатурные группы, статьи затрат). После опытной экплуатации на одном объекте и устранении замечаний подсистема была оперативно внедрена на остальных четырех объектах.
Удалось добиться главного – сократить срок формирования бюджетов на 10 календарных дней. Методика формирования бюджетов была унифицирована и описана для всех предприятий группы компаний. Влияние человеческого фактора было сведено к минимуму вследствие устранения ручного труда финансовой службы. У финансистов появилось больше времени на анализ деятельности.
В результате руководство получило оперативную аналитическую информацию о структуре затрат.
Директор по экономике и финансам Группы компаний «Волга-Раст» Голенева Елена:
В результате автоматизации бюджетирования мы оперативнее получаем информацию о результатах работы предприятий, что позволяет быстрее реагировать на изменения. Это было главной задачей проекта, необходимой для дальнейшего эффективного развития компании.
Мы получили ценный опыт сотрудничества с таким партнером как «Волгасофт».
Хочется отметить качественный подход к решению проекта: очень ценно, что в ходе работы над проектом были учтены индивидуальные особенности бюджетного управления в нашей компании, сохранена структура бюджетов ЦФО.
Благодарим компанию «Волгасофт» за сотрудничество, желаем дальнейших успехов и процветания!
