Затраты на материалы в строительстве: как их контролировать

Нецелевое использование ресурсов, работа с необоснованно выбранными поставщиками и т.п. – вот некоторые негативные моменты ресурсного планирования.

Подробно о материалах

Может показаться, что ничего сложного в учёте материалов нет. Этот учёт ведётся в бухгалтерской и складской программах.

Если говорить о бухгалтерском ПО, то учёт здесь происходит постфактум, после подписания актов КС-2. В складской программе данные более оперативны: приход появляется в момент прихода, расход – в момент расхода. Но ни в бухгалтерском ПО, ни в ПО для складского учёта не отражены планы (видимы лишь факты).

Ситуация 1: планы можно увидеть в сметной программе и в графике производства работ. Так, по смете строительная компания ориентируется на плановые затраты на объект и приступает к закупке материалов. Но иногда прорабы закупают материалы самостоятельно, т.к., например, нецелесообразно из-за пары банок краски делать отдельную закупку. Удобнее, если прораб сам купит материалы. И иногда, по итогам отчётного периода видно, что прораб эту краску покупал каждый месяц. Если поднять авансовые отчёты, то можно убедиться, что именно из-за такой «мелочёвки» происходит перерасход бюджета на ТМЦ.

Ситуация 2: прораб сообщает о том, что ему срочно нужны, условно говоря, ещё 50 мешков цемента. Обычно руководству, в силу объективной занятости, некогда разбираться в причинах этого. Прорабу выделяют либо деньги на покупку цемента, либо сам цемент. А, когда строительная компания сдаёт объект, можно увидеть, что цемента израсходовано в несколько раз больше того количества, которое было указано в смете.

Ситуация 3: прораб делает заявку на материалы по телефону. Снабженец принимает её, а прораб, например, оставляет своему сменщику записку о том, что требуются дополнительные материалы (не указывая в записке, что заказ уже принят). Тогда сменщик снова звонит снабженцу и оставляет такую же заявку. В итоге, реально ситуация бывает такой, что один и тот же материал покупается дважды.

Заявки от прораба нужно сопоставлять с планом и с данными о фактических отгрузках материалов. То есть, следует соотносить количество материалов с объёмом работ. Для этого нужно ввести такой контроль, чтобы нельзя было отгрузить материалы сверх плана. Но в ручном режиме выполнять его крайне непросто, а для умной компьютерной программы это не проблема.

Подбор поставщиков: за этим в строительных компаниях тоже никто не следит — материалы закупаются по неоптимальным ценам, а поставщики не меняются. Между тем, появляются новые поставщики с более привлекательными ценами и условиями сотрудничества. Проверить, насколько обоснован выбор поставщика снабженцем, невозможно (стоит упомянуть и об агентских процентах, которые снабженец может получить от поставщика). Здесь мониторинг прайс-листов поставщиков необходим. Причём произведён он должен быть в программе, которая может осуществить подбор поставщиков автоматически на основании выгруженных в программу прайс-листов.

Обычно экономия в 5-10 % от стоимости материалов в смете может быть достигнута за счёт подбора новых поставщиков. В формате строительного бизнеса 5-10% являются весомой экономией.