Банк ВТБ 24 — один из крупнейших участников российского рынка банковских услуг, входит в международную банковскую группу ВТБ и специализируется на обслуживании физических лиц, индивидуальных предпринимателей и предприятий малого бизнеса. Сеть банка формируют более 200 филиалов и дополнительных офисов в крупных российских городах.
По данным «РБК.Рейтинг» банковская группа ВТБ входит в тройку лидеров российского банковского рынка.
Постоянное увеличение объемов обрабатываемой корреспонденции, возрастающие требования к технологии управления документами, направленные на регулирование и улучшение взаимодействия всех структурных подразделений банка, постепенный переход на электронный документооборот и безбумажные технологии привели к необходимости внедрения современных методов ведения делопроизводства.
Совместный проект банка ВТБ 24 и лидера на рынке систем электронного документооборота – компании ЭОС, начался в феврале 2007 года. В рамках проекта ставились следующие цели: организация единой централизованной регистрации входящих и исходящих документов, распорядительной документации и доверенностей, ускорение процесса доставки документов в структурные подразделения, сокращение объема работ по тиражированию документов в канцелярии, создание единого хранилища документов с разграничением прав доступа к документам между пользователями, решение вопросов защиты информации и переход к электронному документообороту.
Кроме того, в рамках автоматизации унифицированных процессов работы с документами в структурных подразделениях, было запланировано решение таких задач, как переход к однократной децентрализованной регистрации служебных записок и сокращение объема нерегистрируемых внутренних документов, автоматизация контроля за исполнением документов и информационно-справочной работы по документам.
Для реализации этих целей была выбрана система электронного документооборота «ДЕЛО» компании ЭОС. На сегодняшний день банком закуплено 79 рабочих мест системы и 9 рабочих мест опции «Сканирование». Весь спектр работ по внедрению, и настройке системы производился специалистами компании ЭОС. Был проведен предварительный анализ бизнес-процессов и документооборота банка, осуществлена настройка и выработка технологических схем движения документов. Специалисты ЭОС провели обучение 6 групп пользователей, менеджеров и администраторов системы, оказали консалтинговые услуги, в которые входило составление регламентов работы сотрудников канцелярии и ассистентов руководителей структурных подразделений в системе «ДЕЛО», а так же осуществили авторский надзор.
