Комитет ветеринарии города Москвы совершенствует документооборот с помощью системы "ЕВФРАТ-Документооборот"

В Комитете ветеринарии города Москвы начался процесс внедрения системы электронного документооборота. В качестве программного решения была выбрана система "ЕВФРАТ-Документооборот" (разработка Cognitive Technologies).

Комитет ветеринарии города Москвы был создан на базе государственного учреждения Объединение ветеринарии города Москвы и в настоящее время является органом исполнительной власти в области ветеринарии и входит в Комплекс социальной сферы города Москвы. Комитет осуществляет государственный ветеринарный контроль в городе Москве в целях успешной борьбы с болезнями, общими для человека и животных. К подведомственным организациям комитета относятся "Московское объединение ветеринарии" и "Московская станция по борьбе с болезнями животных".

Деятельность Комитета неразрывно связана с обработкой большого количества документов - запросами от различных инстанций и сторонних организаций. По каждому из них требуется своевременный ответ, которому предшествует внутренняя организационная работа. Бумажные технологии не могли обеспечить эффективное документационное взаимодействие в рамках Комитета и подведомственных ему структур, а поиск документов был сопряжен с существенными временными затратами. В связи с этим руководством было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Деятельность Комитета неразрывно связана с обработкой большого количества документов - запросами от различных инстанций и сторонних организаций. По каждому из них требуется своевременный ответ, которому предшествует внутренняя организационная работа. Бумажные технологии не могли обеспечить эффективное документационное взаимодействие в рамках Комитета и подведомственных ему структур, а поиск документов был сопряжен с существенными временными затратами. В связи с этим руководством было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Среди основных требований к системе была поддержка технологий классического делопроизводства, так как Комитет является государственным учреждением. Немаловажным критерием также была и совокупная стоимость проекта по внедрению. После рассмотрения представленных на рынке решений по автоматизации документооборота предпочтение было отдано системе "ЕВФРАТ-Документооборот".

В рамках проекта разработчикам была поставлена задача развернуть единую систему документооборота в Комитете и подведомственных организациях. На первом этапе система была запущена в Московском объединении ветеринарии, где были решены вопросы учета и обработки документов, обеспечения контроля исполнения и архивного хранения. За год через систему прошло более 20 000 документов. В настоящее время рабочие места "ЕВФРАТ-Документооборот" устанавливаются во всех подразделениях комитета, причем пользователями системы станут как обычные сотрудники, так и руководители и их заместители. Это позволит максимально эффективно использовать электронные технологии для процессов передачи и согласования документов.

Проект осуществляется совместно специалистами Комитета и компании Cognitive Technologies.