"Аплана" завершила 1-й этап внедрения кастомизированной версии БОСС-Референт в ОАО "Северсталь"

В ходе первой стадии проекта разработаны и поддержаны средствами СЭД регламенты работы с организационно-распорядительной документацией, договорами, внешней и внутренней перепиской. В систему включено более 500 автоматизированных рабочих мест в ОАО "Северсталь" (УК и Череповецкий металлургический комбинат), ОАО "Северсталь-Ресурс" (УК), ЗАО "Вторчермет".

ОАО "Северсталь" занимает в сталелитейной промышленности одну из лидирующих позиций по прибыльности. В "Северсталь" металлургический дивизион (производство стальной продукции в России, США, Италии, Франции, Великобритании,), ресурсный дивизион (горнодобывающие предприятия под управлением ОАО "Северсталь-ресурс"), а также сервисный и сбытовые блоки.

На момент начала проекта практика документооборота варьировалась от предприятия к предприятию, ни на одном предприятии не использовался электронный документооборот, отсутствовали определенные маршруты согласования документов. Из-за множества точек приема входящих документов и мест хранения оригиналов, существовала проблема определения текущего местонахождения оригинала документа, возникали случаи потери документов. Для поддержки необходимого уровня управляемости организацией и осуществления контроля исполнительской дисциплины требовались высокие трудозатраты.

Решение об автоматизации документооборота было принято с целью создания единого управленческого пространства холдинга в условиях проводимой в ОАО "Северсталь" реорганизации и адаптации новых принципов управления. Главными задачами проекта явились:

• Оптимизация и унификация сквозных бизнес-процессов документооборота, охватывающих различные структуры холдинга. В частности, унификация правил ведения внутренней переписки и работы с корреспонденцией

• Создание и поддержка регламентов работы с договорами, специфических для крупных промышленных предприятий

• Сокращение времени на принятие решений и трудозатрат на управленческую деятельность

• Создание действенных механизмов контроля исполнительской дисциплины

Автоматизированная система электронного документооборота управления (АСДОУ) Северсталь создается на базе системы БОСС-Референт – собственной разработки компании "Аплана" (ГК "АйТи"). Данная система выбрана специалистами холдинга как основа для создания СЭД по результатам анализа рынка автоматизации документооборота.

Особые требования к процессу внедрения были определены в силу того, что управляющие компании дивизионов выступают в ОАО "Северсталь" в роли координирующих центров бизнес-единиц – промышленных, сервисных и сбытовых дочерних предприятий. Это накладывает определенный отпечаток на внедрение СЭД.

• Во-первых, проект развертывается с учетом разнообразия в ведении документооборота на предприятиях холдинга. АСДОУ призвана поддержать корпоративный регламент документооборота, в котором будут с одной стороны, отражены унифицированные правила работы с документами, а с другой - специальные требования к документообороту каждого предприятия холдинга.

• Во-вторых, внедрение АСДОУ проходит постепенно. Изначально средствами системы будет автоматизироваться сложившаяся практика работы с документами, а далее, по мере накопления новых требований, будут вводиться новые регламенты работы с документами.

В ходе первого этапа внедрения в АСДОУ Северсталь включено около 500 рабочих мест. В зону проекта вошли:

• Генеральная дирекция (управляющая компания) ОАО "Северсталь" и Череповецкий металлургический комбинат. Внедрение кастомизированной версии АСДОУ выполнили специалисты холдинга, совместно со специалистами компании “Аплана”.

• Управляющая компания ресурсного дивизиона "Северсталь-Ресурс" и одно из предприятий дивизиона – ЗАО "Вторчермет". Внедрение СЭД в "Северсталь-Ресурс" выполнили специалисты компании "Аплана", во Вторчермет – специалисты предприятия в режиме шеф-контроля со стороны компании "Аплана".

Результаты:

• Разработаны и поддержаны средствами АСДОУ регламенты работы:

 Внешняя переписка

 Внутренняя переписка

 Организационно-распорядительная документация

 Договоры

• Реализовано движение документов с единым регистрационным номером в сложной структуре канцелярий

• Создан мастер формирования маршрутов согласования договоров

По мнению руководителя группы корпоративного управления УИТ ОАО "Северсталь" Константина Даутова: "АСДОУ, объединяющая предприятия холдинга в единое информационное пространство, способствует повышению уровня исполнительской дисциплины - система предоставляет механизмы контроля, позволяет быстро понять, где, на какой стадии и как долго находится документ или поручение и кем конкретно он до сих пор не исполнен. Процесс согласования документов (договоров) стал более прозрачным".

В период с сентября по декабрь 2007 будет завершена кастомизация БОСС-Референт v. 3 согласно требованиям заказчика. В частности, будет доработан web-интерфейс системы, механизм публикации документов в корпоративный архив, реализованы расширенные функции контроля поручений и сроков исполнения документов. На 2008 год запланировано тиражирование решения на предприятия холдинга "Северсталь".

О компании ОАО "Северсталь"

ОАО "Северсталь" является одним из лидеров по прибыльности в сталелитейной промышленности, совмещающим в себе потенциал роста российского развивающегося рынка и устойчивость международной компании. Ориентированность на продукцию высокой добавленной стоимости в привлекательных нишевых рынках, а также успешный опыт приобретения и интеграции первоклассных активов в Америке, Италии, Франции и Великобритании дали "Северстали" возможность получать более высокие доходы, чем у других российских производителей стали.

О компании "Аплана"

Компания "Аплана" (группа компаний АйТи) – ведущий поставщик услуг в области разработки, сопровождения и тестирования программных приложений для корпоративных заказчиков в России и за рубежом. Компания специализируется на создании и развитии в распределенных компаниях систем управления деловыми процессами и информацией – систем сбора и консолидации отчетных данных, управления имуществом, управления инвестициями, согласования и мониторинга заявок, электронного документооборота и др.

Центр компетенций IBM/Lotus компании "Аплана" специализируется в разработке сложных территориально распределенных приложений с большим объемом данных и большим числом пользователей, повышении производительности приложений крупных корпоративных заказчиков, их сопровождении и является разработчиком новой, третьей, версии СЭД БОСС-Референт.