О выпуске нового ПП 1С для электронного документооборота

Комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП" (далее – "Комплект документов") представляет собой методику построения делопроизводства и документооборота на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП".

Комплект документов ориентирован на организации, деятельность которых частично или полностью отвечает следующим параметрам:

высокая степень внешнего регулирования;

разветвленная организационная структура;

сложное взаимодействие подразделений;

значительный объем документов, в том числе договорной документации;

задача пройти сертификацию системы менеджмента качества СМК;

численность персонала – от 60 человек.

Комплект документов ориентирован на действующее на сегодняшний день регулирование сферы документационного обеспечения управления, включая как общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства, так и международный стандарт управления документацией ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007.

Издание рассчитано на документоведов-организаторов документационного обеспечения управления, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, специалистов и консультантов в области нормативной методологии (регламентации бизнес-процессов, стандартизации документов), специалистов-управленцев, а также партнеров фирмы "1С", оказывающих услуги по внедрению "1С:Документооборот 8 КОРП".

Назначение продукта

Внедрение комплекта методических материалов предваряет автоматизацию делопроизводства и документооборота.

Перед тем как приступить к автоматизации, необходимо организовать делопроизводственные процессы, наметить планы их развития, а также формализовать текущую деятельность организации, то есть регламентировать ее основные бизнес-процессы.

Методика, поставляемая в комплекте документов, решает эти задачи и позволяет избежать наиболее характерной ошибки при внедрении электронного документооборота – автоматизации неформализованных процессов. В этом случае автоматизация делопроизводства и документооборота не является эффективной.

Преимущества использования комплекта документов

Позволяет в сжатые сроки организовать делопроизводство и документооборот без привлечения внешних консультантов.

Основана на функциональных возможностях "1С:Документооборот 8 КОРП" и позволяет перенести все процессы работы с документами в программу.

Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.

Нормативные документы составлены таким образом, что, при необходимости, можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.

Не требует специальной квалификации сотрудников организации, которые отвечают за работу с документами. Нормативные документы могут быть внедрены с минимальными доработками (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включения ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаления комментариев).

Отвечает потребностям современного бизнеса, т.к. содержит не только методику традиционного делопроизводства, но и формирует единую автоматизированную информационную среду организации.

Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.

Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.

Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.

Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.

Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.

Послужит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.

Таким образом, использование продукта повышает эффективность автоматизации и окупает внедрение электронного документооборота за счет:

сокращения сроков подготовки качественной документации, включая трудоемкий во всех организациях процесс согласования документов;

сокращения сроков поиска нужной информации;

сокращения трудоемкости выполнения типовых операций;

принятия эффективных управленческих решений на основе информации, обладающей оптимальной достоверностью, актуальностью и полнотой;

повышения исполнительской дисциплины;

оптимального распределения информационных потоков, которое влияет на общую эффективность работы сотрудников организации;

снижения влияния человеческого фактора при работе с документами и, как следствие, сокращение числа ошибок и случаев пропажи документов.

Состав продукта

Издание включает печатный комплект нормативных документов, диск (CD-ROM) с готовыми к использованию документами и демонстрационную информационную базу.

Комплект документов включает материалы по организации деятельности службы документационного обеспечения управления и организации работы с различными системами документации. В комплект документов входит:

положение о службе документационного обеспечения управления;

должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления (6 документов);

положение о делопроизводстве и документообороте;

положение о работе с договорной документацией;

положение о работе с регламентной документацией;

положение о работе с организационно-распорядительной документацией.

Демонстрационная информационная база (демо-база) представляет собой типовую модель организации делопроизводства и документооборота на основе программы "1С:Документооборот 8 КОРП".

Демо-база отражает применение комплекта документов для организации документооборота и делопроизводства в инвестиционно-строительном холдинге "Меркурий", основными направлениями деятельности которого являются:

инвестирование в строительство жилых и нежилых объектов;

управление инвестиционными проектами;

управление строительством, консалтинг;

генеральное проектирование, исполнение функций заказчика, генерального подрядчика;

комплексная техническая эксплуатация и коммерческое управление объектами жилой и нежилой недвижимости.

В демо-базе можно проследить все рекомендованные данной методикой этапы работы с различными видами документов. Показана работа с документами в рамках проекта, организации мероприятия (заседание коллегиального органа) и отдельных процессов.

Демо-база содержит настроенные шаблоны бизнес-процессов и примеры использования этих шаблонов на основе конкретных видов документов, рекомендованных к использованию. К таким документам относятся все договоры, заведенные в базу, Определение проекта "Строительство полнофункционального Контакт-центра", Стандарты качества обслуживания в Контакт-центре, а также все виды заявок, актов и приказов, размещенных в демо-базе.

Предложенная в демо-базе структура папок раздела "Документы и файлы" справочника "Внутренние документы" выстроена по видам документов и рекомендована для организации поиска и хранения внутренней документации. Структура папок совпадает с описанием состава документов организации в Положении о делопроизводстве и документообороте.

Заполнена номенклатура дел. Например, подписанные договоры хранятся в бухгалтерии в папке соответствующего вида договора.

Настройки и содержание демо-базы применимы в качестве основы при внедрении программы.

Демо-база может использоваться:

для демонстрации методики специалистам организации;

для самостоятельного изучения методики специалистами организации;

для создания новой информационной базы с уже готовыми настройками.

Порядок продаж

Для приобретения данного продукта обращайтесь к ведущему партнеру-франчайзи фирмы "1С" в г. Н.Новгороде - компании "Апрель Софт".

Визитная карточка компании «Апрель Софт»:

ООО «Апрель Софт» занимается автоматизацией управления и учета на базе программных продуктов 1С уже более 17 лет.

Компания «Апрель Софт» уверенно занимает лидирующее место среди 1С:Франчайзи, что характеризует компанию «Апрель Софт» как надежного партнера для автоматизации предприятий любых видов деятельности: производство, оптовая и розничная торговля, здравоохранение, ресторанный бизнес и др.

Мы автоматизировали более 4000 предприятий малого, среднего и крупного бизнеса.

Мы внедрили более 30 ERP-систем (1C:УПП).

В Центре Сертифицированного Обучения 1С мы обучили более 2000 человек.

Компания «Апрель Софт» имеет статус Центра компетенции по производству (ЦКП), Центра компетенции по торговле (ЦКТ), Центра компетенции по строительству (ЦКС) и др.

В компании работает более 200 квалифицированных сотрудников, большинство из которых имеют сертификаты фирмы «1С».

Система менеджмента качества компании «Апрель Софт» соответствует международному стандарту качества ISO 9001:2008.

Задумываетесь о том, чтобы купить 1С? Мы ответим на любые Ваши вопросы.